Finance Manager Budget et Reporting

International Rescue Committee (IRC) a été fondé en 1933. IRC est une agence humanitaire sans but lucratif, non sectaire et qui apporte une assistance aux personnes déplacées, aux réfugiés et aux personnes victimes de conflits et d’oppression. Il souscrit aux idéaux de la liberté et de la dignité humaine.

IRC est présente en Côte d'Ivoire depuis 2003 pour répondre aux besoins humanitaires des personnes affectées suites aux crises socio-politiques. Actuellement, l'IRC effectue des programmes à partir de bureaux à Abidjan, Korhogo, Man et Yamoussoukro, et dans les secteurs suivants : santé, autonomisation et protection des femmes, éducation, protection et développement des enfants et des jeunes, relance et développement économiques, cohésion sociale et gouvernance.

Le personnel d’IRC doit adhérer aux valeurs et principes contenu dans l’IRC WAY (Standards pour la conduite professionnelle). Il s’agit de l’Intégrité, le Service, la Responsabilité et l’Egalité. Bénéficiaires ces valeurs, IRC met en œuvre et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité fiscale, la lutte contre les représailles et la lutte contre la traite des personnes. IRC est un employeur soucieux de l’égalité des sexes.

Responsabilités

Le/la Finance Manager Budget et Reporting travaillera sous la supervision du Directeur adjoint des Finances. Il/elle sera affecté-e au soutien du bureau des finances et sera responsable des tâches suivantes : 

Conformité et surveillance

• S'assurer que toutes les politiques et procédures sont conformes aux exigences de l'IRC et des donateurs;
• Travailler en étroite collaboration avec le responsable financier du projet, le coordinateur des subventions et les programmes pour garantir que la gestion des partenaires est conforme au manuel PEER (sélection, renforcement des capacités, reporting, suivi et audits et groupe de travail, etc.) ;
• Travailler en étroite collaboration avec le coordonnateur des subventions et le coordonnateur de la chaîne d'approvisionnement, identifier les besoins et développer des formats de rapportage et de suivi pour aider à la gestion des opérations nationales et des dépenses liées aux subventions ;
• Surveiller de près toutes les activités financières et tenir le DDF (Directeur adjoint des finances) informé de toute situation susceptible d'avoir un impact négatif sur les contrôles internes ou la performance financière du projet et / ou de l’organisation.

Formation et gestion du personnel

• Développer et mettre en œuvre un programme de formation pour le personnel financier et de programme international et national afin de garantir l'adoption complète d'Integra et de Power Bi
• Soutenir le Directeur adjoint des Finances dans la mise à jour des descriptions de poste pour tous les postes de supervision
• Veiller à ce que des évaluations de performance approfondies et constructives soient menées en temps opportun et faciliter la discussion sur les performances et les options de carrière avec tout le personnel financier de l’organisation
• Superviser la formation et le soutien technique au personnel du programme pays, de la logistique et de l'administration pour améliorer les compétences dans les domaines de la comptabilité, du rapportage et du contrôle interne

Budget

• Aider à la préparation et à l'examen des budgets et des propositions de programmes et de subventions
• Aider à la préparation et à la tenue du budget de fonctionnement du pays ; y compris la préparation de directives budgétaires pour aider les gestionnaires de programmes à formuler des budgets 
• Conformément aux exigences des donateurs et à la politique de l'IRC, élaborer le budget « Opérations sur le terrain/frais généraux » et suivre la méthodologie d'allocation des frais généraux aux budgets de subventions pour couvrir les besoins opérationnels du programme 
• Travailler avec le personnel du programme pour préparer les budgets de subventions afin de soutenir les réalignements afin d'assurer une couverture adéquate des coûts de fonctionnement, directs et indirects de New York 
• Fournir à la direction et au personnel du programme des rapports mensuels sur les dépenses réelles par rapport au budget (BVA) et une analyse de toutes les subventions et fonds non affectés ;
• Conserver des fichiers électroniques complets pour toutes les informations sur les subventions et les dossiers pertinents et garantir que les équipes du programme et les partenaires du consortium ont accès aux dossiers pertinents 
• Surveiller les dépenses actives de subvention par rapport au budget pour garantir que les dépenses sont conformes aux objectifs et que les écarts/classifications sont minimisés ;
• Préparer ou réviser les journaux d'ajustement pour corriger les erreurs de codage, les reclassements, etc.
• Participer aux réunions d'ouverture et de clôture de revue des subventions et aux réunions mensuelles de revue de BVA 
• Suivre et fournir des commentaires au personnel des opérations et du programme sur les mesures à prendre lors des réunions précédentes de BVA et proposer les journaux d'ajustement requis pour tous les rapports BVA et financiers conformément aux réglementations des donateurs 
• S'assurer que les plans de dépenses sont mis à jour pour les subventions et préparer une analyse avec les chiffres réels pour montrer les écarts et les domaines à améliorer 

Rapports aux donateurs

• Examiner ou préparer et consolider les rapports financiers des donateurs et les soumettre au Directeur adjoint des Finances pour examen et au contrôleur régional avant de les soumettre aux donateurs
• Identifier les problèmes de procédure ou de formation qui doivent être résolus pour améliorer la qualité de la communication des données. Informer régulièrement le Directeur adjoint des Finances, des questions à aborder pour toutes les subventions
• En collaboration avec les responsables financiers de chaque projet, développer une procédure opérationnelle standard pour les exigences des donateurs pour les projets
• Veiller à ce que les rapports financiers, y compris les actifs, soient soumis à temps et que toutes les dates limites soient communiquées en temps opportun aux autres responsables financiers de chaque projet

Subventions secondaires et gestion des partenariats

• En collaboration avec le directeur financier adjoint, aider à l'identification, à l'engagement et à la gestion des sous-bénéficiaires et des partenaires concernés en effectuant des évaluations des partenaires, en effectuant le suivi des examens préalables à l'évaluation pour déterminer les besoins en capacités des sous-bénéficiaires
• Organiser et conduire des formations pour les partenaires sur les exigences en matière de rapports financiers, les règles et réglementations pertinentes des donateurs, les domaines de développement organisationnel et soutenir l'apprentissage par les pairs entre l'IRC et les partenaires et entre les partenaires
• Superviser les rapports sur les subventions secondaires et entreprendre la vérification des dépenses déclarées tout en se conformant aux directives en matière de rapports financiers, examiner les demandes de trésorerie de subventions secondaires et assurer le transfert de fonds en temps opportun, examiner les montants des subventions secondaires avancés par rapport aux dépenses déclarées
• Aider le DDF en travaillant en étroite collaboration avec le responsable du programme et du partenariat pour identifier les lacunes dans le renforcement des capacités des partenaires
• Veiller à ce que les partenaires soumettent leurs rapports financiers à temps et examiner ces rapports avant la consolidation
• Analyser les rapports des partenaires et rédiger des recommandations
  

Autres tâches

• Contribuer au bon fonctionnement global de la Direction Financière
• Contribuer à l'amélioration globale du système financier et comptable de l'IRC-Côte d'Ivoire en fournissant des recommandations au superviseur pour qu'il examine les domaines spécifiques à améliorer
• Fournir un soutien aux défis et l'assistance nécessaire pour exécuter les tâches hebdomadaires du département des finances
• Coordonner la communication entre les bénéficiaires de subventions IRC, les programmes et les sous-récipiendaires
• En collaboration avec les coordonnateurs, organiser une réunion régulière de coordination des partenaires
• Travailler et maintenir une communication régulière avec les coordonnateurs sectoriels pour l'intégration du programme à travers la mise en œuvre de projets impliquant des partenaires 
• Contribuer au travail d'équipe et au leadership d’équipe