Executive Associate

Background

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. 
 
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectionnés/ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents. 

II. Background and Organizational Context

Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est l'organisation de référence en matière de connaissances pour le développement durable au sein du système de développement des Nations unies et sert d'intégrateur pour l'action collective visant à réaliser les objectifs de développement durable (ODD). 

La diversité, l'équité et l'inclusion sont des principes fondamentaux du PNUD : nous valorisons la diversité en tant qu'expression de la multiplicité des nations et des cultures dans lesquelles nous opérons, nous encourageons l'inclusion en tant que moyen de garantir que l'ensemble du personnel est en mesure de contribuer à notre mission, et nous garantissons l'équité et la justice dans toutes nos actions. Adopter une approche "ne laisser personne de côté" dans nos efforts de diversité signifie augmenter la représentation des populations mal desservies. Les personnes qui s'identifient comme appartenant à des populations marginalisées ou exclues sont vivement encouragées à poser leur candidature.

Le PNUD ne tolère pas l'exploitation et les abus sexuels, ni aucun type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, ni la discrimination. 

Tous les candidats sélectionnés feront donc l'objet d'une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents.

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. 

Le Bureau pays du PNUD envisage de mettre en œuvre le nouveau Programme de développement (CPD) 2024 – 2026 en partenariat avec le Gouvernement du Togo dans un contexte de menaces diverses dans la Région du Golfe de Guinée. En vue d’assurer la gestion administrative de la Représentation du PNUD TOGO, le Bureau recrute un(e) Executive Associate.

III. Position Purpose

Sous la direction et la supervision directe du Représentant Résident (RR), l'Executive Associate assure un fonctionnement efficace et efficient du bureau du RR, une confidentialité totale dans tous les aspects des missions, le maintien des procédures protocolaires, la gestion du flux d'informations et le suivi des délais et des engagements pris. 

Il/elle promeut une approche collaborative, axée sur le client, de haute qualité et orientée vers les résultats dans les opérations du bureau du RR. 

Il/elle travaille en étroite collaboration avec le personnel du PNUD, les agences des Nations unies, les autorités nationales, les organisations internationales et d'autres parties prenantes et entités externes afin d'assurer un flux d'informations efficace et le suivi des actions, des instructions, des engagements et des ordres du jour.

Le PNUD adopte une approche de portefeuille afin de répondre à l'évolution des besoins opérationnels et de tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler au sein d'unités, de fonctions, d'équipes et de projets dans des équipes pluridisciplinaires afin d'améliorer et de permettre la collaboration horizontale.

IV. Key Duties and Accountabilities

1.)   Assurer le fonctionnement efficace et efficient du bureau du Représentant Résident (RR) en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants : 

• Arranger les rendez-vous et mettre à jour le calendrier de travail du superviseur, accueillir les visiteurs, prendre en charge les communications téléphoniques et fournir les renseignements demandés avec tact et discrétion ;
• Vérifier que les correspondances préparées par les collaborateurs ont été dûment visées par les supérieurs hiérarchiques de ceux-ci avant leur soumission à la signature du RR ;
• Arranger les réunions internes et externes auxquelles peuvent participer des fonctionnaires de haut rang, et en assurer le secrétariat ;
• Assurer la saisie des correspondances, documents et rapports dont certains sont de caractère confidentiel ;
• Préparer la rédaction et la saisie de correspondances de moindre importance et en assurer le suivi ;
• Assurer les traductions des documents en cas de nécessité ;
• Tenir à jour la liste des noms, adresses, numéros de téléphone des Ministres, des hautes personnalités gouvernementales et des membres du corps diplomatiques ;
• Arranger les formalités de voyage du superviseur et maintenir une liaison constante avec les autres sections du bureau pour assurer une continuation normale des activités du bureau pendant son absence ;
• Exercer d'autres tâches selon les besoins.

2.)  Fournir un soutien efficace en matière de communication au bureau afin de faciliter le flux d'informations essentielles.

• Maintenir un système automatisé de classement des documents confidentiels, en assurant la sécurité des supports et matériels ;
• Coordonner le transfert des informations et assurer le suivi des circulaires mises à disposition au sein du bureau ;
• Faciliter le partage des informations entre les différents départements et le bureau ;
• Faire le suivi des délais, des engagements et des actions prises et assurer la circulation des rapports collectés et soumis au Représentant Résident ;
• Assurer la gestion des appels entrants et des correspondances ;
• Maintenir une liaison permanente avec toutes les sections du bureau : recherche, sélection et diffusion d'information pouvant servir dans le cadre du travail ;
• Tenir les chefs de sections informés sur les rendez-vous du Représentant Résident qui intéresseraient leur domaine.

3.)  Faciliter le développement et la gestion des connaissances au sein du bureau

• Participer au réseau d'échanges des connaissances et bonnes pratiques ;
• Développer la pratique de I'ERP Corporate Quantum pour les besoins du poste et au-delà, si nécessaire.

Le titulaire exécute d'autres tâches relevant de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.

Supervisory/Managerial Responsibilities: None 

V. Requirements

Education

• Fin d’études secondaires avec une formation en secrétariat.
• Un diplôme universitaire (Bac + 3) en assistance administrative, en gestion, en administration des affaires, en administration publique ou équivalent sera pris en considération.

Experience, Knowledge, and Skills

• Au moins six (6) années d'expériences professionnelles (avec le diplôme d’Etudes secondaire) ou trois (3) ans d'expériences professionnelles (avec un diplôme universitaire Bac + 3) au niveau national ou international dans le domaine de l’assistance administrative de haut niveau et des programmes ;
• Expérience de gestion des contacts internes et externes, notamment avec des personnalités de haut rang, des diplomates, des Chefs d'agences, le Secrétariat des Nations Unies et le Siège ;
• Maîtrise des logiciels bureautiques (MS Word, Excel, Power point, etc) et dans l'utilisation de systèmes de gestion basés sur le web tels que l'ERP.

Language Requirements 

• La parfaite maîtrise du français est requise
• Une bonne connaissance pratique de l’anglais est requise

Expected Demonstration of Competencies

Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies) 

VI. Keywords

• Administration de bureau
• Planification et gestion du calendrier
• Partage d'informations
• Conseils sur les protocoles

Disclaimer

Informations importantes pour les candidats :

Les candidatures féminines sont fortement encouragées. 

Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD :
Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance.  Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d'autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires. 

Diversité de la main-d'œuvre 

Le PNUD s'engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines. 

Scam warning 

Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d'un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d'être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.