Auxiliar de Programas SSA5

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WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

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WHY JOIN WFP? 

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

FINALIDAD DEL PUESTO:

La finalidad principal del puesto está basada en apoyar la gestión administrativa, manejo de presupuesto, elaboración de informes, apoyo logístico y acompañamiento en la ejecución de las actividades del proyecto binacional en la cuenca del Río Goascoran.

Título de la vacante: Auxiliar de programas

Tipo de Contrato: Acuerdo de Servicios Especiales

Nivel: SSA5

Duración: 11 meses

Unidad: Programas/Resiliencia – Fondo de Adaptación

País/Departamento: El Salvador, San Salvador.

ACERCA DEL PMA:

El Programa Mundial de Alimentos (PMA) de las Naciones Unidas salva vidas en emergencias y cambia la vida de millones de personas alrededor del mundo. La misión del PMA es ayudar a alcanzar la meta del Hambre Cero para el año 2030.

En El Salvador, el trabajo de PMA se enfoca en hogares vulnerables a través de la protección social con amplio enfoque en nutrición, incluyendo la alimentación escolar, apoyo a pequeños productores en acceso a mercados, aumentar la resiliencia ante el cambio climático en poblaciones vulnerables y dar respuesta en situación de emergencias de lento y rápido desarrollo.  

CONTEXTO ORGANIZATIVO:

El proyecto binacional financiado por el Fondo de Adaptación pretende reforzar la capacidad de adaptación de la población de la cuenca de Goascorán incorporando a un enfoque de gestión integrada de las cuencas hidrográficas los enfoques comunitarios y ecológica, la reducción del riesgo de catástrofes y los servicios de gestión del riesgo climático. La iniciativa es regional debido a que se centra en abordar los retos relacionados con el clima que comparten las comunidades vulnerables de ambos lados de la cuenca en El Salvador y Honduras, con un conjunto de actividades adaptadas a las condiciones medioambientales y socioeconómicas específicas que se dan en las partes alta, media y baja de la cuenca.

Los recursos del Fondo de Adaptación se invertirán en la creación de capacidades de adaptación sostenibles y ampliables a nivel comunitario, y las lecciones aprendidas se compartirán para permitir una mayor adopción y reproducción en la cuenca y en contextos similares.

El proyecto apoyará la adopción y difusión de prácticas y tecnologías tradicionales e innovadoras resistentes al clima dentro de un enfoque integrado transformador de género. Como tal, el proyecto se ha diseñado de manera que todas las actividades creen sinergias y se complementen entre sí para aumentar su contribución y sostenibilidad en el desarrollo de las capacidades de adaptación de las personas con medios de vida y comunitarios que beneficien a los ecosistemas de la cuenca y fomenten la preparación ante los riesgos, la reducción de riesgos, la transferencia de riesgos y medidas prudentes de asunción de riesgos.

FINALIDAD DEL PUESTO:

La finalidad principal del puesto está basada en apoyar la gestión administrativa, manejo de presupuesto, elaboración de informes, apoyo logístico y acompañamiento en la ejecución de las actividades del proyecto binacional en la cuenca del Río Goascoran.

RESPONSABILIDADES:

Bajo la autoridad delegada, tendrá las siguientes responsabilidades     y actividades a desarrollar:

* Revisar las líneas presupuestarias y preparar la documentación necesaria, respecto a la adecuada administración de los recursos del proyecto (como formatos e informes relativos a los gastos administrativos, operativos y de movimientos), asegurando el uso óptimo y transparente de los recursos.

* Mantener una comunicación estrecha con el Departamento de Administración y Finanzas para dar seguimiento a los procesos de compra, pago de proveedores, entre otros.

* Brindar apoyo en los procesos de contratación de personal eventual y consultorías, de acuerdo con las necesidades del Proyecto.  

* Contribuir al desarrollo de un plan de compras – en coordinación con el coordinador y equipo del Proyecto para la planificación de los recursos financieros para la implementación de las actividades.

* Apoyar en la elaboración y seguimiento de Cotizaciones, Requisiciones de Compra (PR) y Requisiciones de Cheques (RFP); para el desarrollo de las actividades del proyecto.

* Asegurar que todas las compras, contratación de servicios y demás gastos realizados estén respaldados con la documentación (recibos, cotizaciones, solicitudes de pago, etc.) exigida por PMA.

* Preparar borradores de notas, cartas de invitación, convenios, contratos y otros instrumentos requeridos. Coordinar los preparativos logísticos y administrativos para conferencias, reuniones, seminarios y demás actividades organizadas por la Unidad, asistiendo a determinados eventos según se requiera.

* Asistir en la preparación de informes de proyecto y sistematización ordenada de los anexos y documentos de soporte.

* Monitorear y asegurar que todos los productos y servicios que brinden los proveedores se lleven a cabo bajo los acuerdos contractuales, los procedimientos y prácticas establecidas por PMA y el Proyecto.

* Brindar apoyo para el almacenamiento, organización y administración de los materiales, así como el archivo de documentos relevantes de las actividades del Proyecto.

* Otras funciones asociadas y relevantes para la correcta ejecución de los proyectos, que le sean asignadas por su Supervisor/a conforme a las necesidades del puesto.

COMPETENCIAS REQUERIDAS:   

Orientación a Servicio al Cliente: Aprovechar al máximo los canales de información y las opiniones de los clientes para entender sus peticiones e identificar sus necesidades y expectativas. Cumplir con los plazos establecidos de entrega de productos y mantener a sus clientes informados sobre avances y posibles retrasos.   

Trabajo en Equipo: Identificar el desarrollo de las necesidades de los miembros del equipo.  Asegurar la comunicación sobre actualización del progreso del equipo y sus objetivos.  Tomar acciones constructivas en la resolución de conflictos.   

Administración de la gestión: Cumplimiento de metas de Plan de Trabajo con la mínima supervisión. Toma de decisiones para seguimiento a acciones contempladas en Plan de Trabajo.   

Comunicación: Elaboración de mensajes garantizando sensibilidad y confidencialidad.  Buscar oportunidades de mejora en la comunicación con todas las personas, independientemente de su sexo, nacionalidad y origen cultural.  Adaptar el nivel de lenguaje y complejidad de contenido a la audiencia.  Facilitar la transparencia de comunicación entre el personal. 

Ética y Valores: Alentar a otros a respetar los procedimientos y reglas, trabajando individualmente con responsabilidad hacia el trabajo.  Anticipar las brechas entre confidencialidad y seguridad, tomando acciones para prevenirlas.   

Flexibilidad: Incorporar diversas perspectivas para la solución de problemas.  Alentar el intercambio de puntos de vista en el equipo de trabajo.  Mantener la productividad en los períodos de transición, ambigüedad y/o incertidumbre.  

Relaciones Interpersonales: Trabajar en la cooperación y buenas relaciones, buscar y aplicar retroalimentación constructiva con sus contrapartes.  Identificar y manejar relaciones de trabajo difíciles.   

Iniciativa: Asegurar el incremento de la efectividad en las rutinas de trabajo. Implementar soluciones a los problemas de la unidad de trabajo.  Asegurar altos estándares en su propio trabajo cuando se presentan circunstancias retadoras.   

Orden: Actuar con precisión en situaciones de alta presión. Mantener sistemas para la organización compleja de datos para su eventual uso.   

SEDE Y OTRAS CONDICIONES:

La sede de trabajo será las Oficinas de PMA El Salvador, localizadas en Blvd. Del Hipódromo 738, colonia San Benito, San Salvador, con desplazamientos periódicos hacia el occidente y oriente del país donde se ejecuten los proyectos.

REQUISITOS MINIMOS:

Educación:

• De preferencia con estudios universitarios en una de las siguientes disciplinas: agronomía, agroindustria, administración de empresas, contabilidad, o carreras afines.

Experiencia:

• Mínimo dos años de experiencia en puestos de apoyo administrativos y financieros.
• Experiencia en elaboración de informes de gestión de compras, financieros
• Experiencia en logística para montaje de eventos.
• Dominio del español y conocimiento del idioma inglés.

Conocimientos y habilidades requeridas

• Organización y buena coordinación del trabajo administrativo y financiero en el equipo.
• Habilidades interpersonales, cortesía, tacto y habilidad para trabajar efectivamente con personas de diferente origen o cultura.
• Habilidad de comunicación hacia grupos de diferentes orígenes de nacionalidad, cultura y etnia, en un ambiente de equipo de trabajo y alcance común de metas.
• Adicionalmente, el procesamiento y seguimiento del trabajo bajo supervisión general.
• Uso de discreción propia para identificar situaciones que puedan requerir asesoría y/o generación de reportes para los supervisores.
• Habilidad para trabajar sistemáticamente, con iniciativa y buen juicio.
• Manejo de la comunicación compleja de temas orales y escritos.
• Habilidad demostrada de trabajo en equipo en torno al conseguimiento de metas comunes.

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