Programme Assistant

Le programme des Volontaires des Nations Unies (VNU) est au sein des Nations Unies l’organisation qui, au niveau mondial, est chargée de promouvoir le volontariat pour la Paix et le Développement. Le volontariat profite à la fois à l’ensemble de la société et à la personne qui se porte volontaire. Les Volontaires des Nations Unies contribuent à la paix et au développement en faisant du plaidoyer pour le volontariat en général, en encourageant les partenaires à intégrer le volontariat dans leurs programmes de développement et en mobilisant des volontaires. Dans la plupart des cultures, le volontariat est profondément ancré et établi dans les sociétés avec la tradition de partage et d’entraide au sein des communautés.
A cet égard, les Volontaires des Nations Unies prennent part aux différentes formes de volontariat et joue un rôle important pour le développement et la paix en collaboration avec les partenaires, les agences hôtes et les communautés locales. Durant toute leur affectation, les Volontaires des Nations Unies font la promotion du volontariat à travers leur action et leur conduite. S’engager dans les activités volontaires peut effectivement et positivement enrichir leur compréhension des réalités sociales et locales, aussi bien que créer un pont entre eux-mêmes et les personnes dans leur communauté d’accueil. Ceci rend le temps qu’ils dépensent en tant que volontaire plus valorisant et productif.

Au niveau pays, les Unités de terrain du programme VNU sont principalement respon-sables de la mobilisation et du placement des Volontaires des Nations Unies dans les agences, fonds et programmes des Nations Unies axés sur la paix, le développement et les besoins humanitaires. Les unités de terrain du programme VNU représentent et po-sitionnent le programme VNU dans les pays respectifs et rapprochent les services et les solutions du programme VNU de ses partenaires des gouvernements, des entités des Nations Unies, de la société civile et du secteur privé.

Sous la supervision de l'analyste de programme/Coordonnateur pays, l'Assistant/e de programme fournit un appui administratif et opérationnel à l'unité de terrain du programme VNU, afin de soute-nir la mobilisation et le déploiement des volontaires.

A cet effet, il/elle est chargé/e de :

1. Sélection des candidats
• Appui administratif aux agences hôtes dans la coordination et l’organisation des évalua-tions et/ou entretiens de recrutement des candidats (e.g. tests écrits, entretiens, desk re-views) ;
• Soumettre les documents relatifs à la sélection des candidats au Volunteer Service Cen-ter (VSC) basé au siège du Programme VNU à Bonn pour leurs actions.


2. Arrivée et orientation des volontaires
• Fournir le soutien nécessaire aux Volontaires des Nations Unies à leur arrivée, pour l’ouverture des comptes bancaires, formulaires requis pour obtenir des visas, des permis de résidence, etc.
• Appuyer les agences hôtes et les Volontaires ONU dans l’émission de permis / visa de ré-sidence, des cartes d’identité VNU et accès aux systèmes tels qu’-e-services, UVP pour les volontaires ;
• Effectuer les sessions d’information pour les volontaires sur les procédures administra-tives et l’engagement volontaire conformément aux descriptions d’affectation
• Organiser et coordonner les sessions d’information et de présentation par les agences hôtes, faciliter les adresses email professionnelles
• Confirmer l’arrivée des Volontaires ONU et leurs personnes à charge auprès de VSC (Volunteer Service Center) au siège VNU ;
• S’assurer que les contrats, les désignations de bénéficiaires sont dument signées et en-voyées au VSC au siège.

3. Appui pendant l’affectation des volontaires
• Suivre le statut contractuel de tous les Volontaires des Nations Unies en service et faire la liaison avec les agences hôtes pour les prolongations, remplacements, rapatriements, etc. Faire le suivi avec VSC au siège.
• Faire le suivi sur la gestion du payroll et collecter les informations relatives aux droits tels que congés dans les foyers, remboursement de MORSS (gardiennage, etc.)
• Fournir une assistance logistique et administrative d’urgence en cas d’évacuation médi-cale/sécuritaire ou en cas de décès d’un/e volontaire ONU et appuyer l’agence hôte dans la gestion de crise ;
• Appuyer les Volontaires ONU dans leurs formalités de fin d’affectation, y inclut visas de sortie, checklist a compléter pour les paiements des indemnités de fin d’affectation.
• Appuyer les volontaires dans leurs demandes de congés dans les foyers
• Maintenir à jour dans UVP les dossiers des Volontaires des Nations Unies affectés dans le pays, en veillant à ce que toute la correspondance nécessaire y soit reflétée
• Maintenir une liste de contacts de tous les Volontaires des Nations Unies en activité, y compris leurs personnes à charge reconnues ;
• Appuyer les ressources humaines dans le processus de traitement des réclamations ainsi que la gestion du payroll des VNU ;
• Effectuer d'autres tâches administratives selon les besoins.

4. Appui à la promotion et la mobilisation des volontaires en ligne auprès des parte-naires dans le pays
• En consultation avec l'assistant du programme de volontariat en ligne du Bureau régional concerné, agir en tant que point focal pour les volontaires en ligne et l'accréditation des or-ganisations de services de volontariat en ligne, en se concentrant sur le soutien aux entités d'accueil pour développer les opportunités de volontariat en ligne par le biais d'engage-ments de plaidoyer et de promotion du concept de volontariat en ligne ;
• Organiser des sessions périodiques d’information auprès des agences et autres struc-tures.





5. Soutien administratif et logistique
• Tenir des inventaires de tous les équipements non consommables fournis par le pro-gramme VNU et s'assurer que les dossiers de tous les articles achetés par le programme VNU sont soumis au siège du programme VNU ;
• Tenir à jour les dossiers généraux du bureau et conserver les informations et le matériel de référence de manière à pouvoir s'y référer et les retrouver facilement ;
• Effectuer d'autres tâches administratives selon les besoins.

En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés :
• Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 dé-cembre.
• Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil.
• Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles.
• Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc.
• Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arri-vés dans le pays d’affectation ;
• Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.