Asociado/a de Apoyo a la Gestión de Proyectos

La asignación de los/las Asociados/as de Apoyo a la Gestión de Proyectos tiene por propósito apoyar a los/las gerentes de proyecto en sus funciones de aseguramiento de la correcta gestión técnica y administrativa del proyecto. 

Los/Las Asociados/as de Apoyo a la Gestión de Proyectos reportarán a los/las Gerentes de Proyecto, interactuando en su trabajo con el personal técnico del proyecto, con el personal de servicios de soporte y con otros/as asociados/as de soporte de la oficina.

Resultados esperados

Implementación del proyecto

• Apoyar a los miembros del equipo técnico operativo en la correcta administración de la información, asegurando correspondencia, veracidad y prontitud en el reporte de la misma.

• Asistir a las reuniones semanales del proyecto aportando información actualizada sobre el estado de los mismos y apoyar en la realización de las actas correspondientes.

• Apoyo en el control de la calidad de los procesos y procedimientos administrativos.

• Apoyar al equipo del proyecto en los procesos de convocatoria y logística de misiones, eventos y talleres en todas sus fases así como en la organización y logística de reuniones de trabajo del proyecto teniendo en cuenta los procedimientos y requerimientos de las áreas pertinentes (Gerencia, Técnica, Administración, Comunicaciones, Adquisiciones, etc.).

• Revisar que todas las actas y memorias requeridas en cada una de las estrategias del proyecto cumplan con los requisitos exigidos por el Asociado y lineamientos de UNOPS.

• Velar por que el flujo de información entre el equipo de proyecto y las unidades de servicios de soporte y gerencia de la oficina esté coordinado y organizado.

• Apoyar en temas operativos generales según se le solicite.

Gestión financiera y de adquisiciones

• Apoyo en el control presupuestario, ejecución y en la elaboración de flujos de caja proyectados del proyecto a través de mecanismos de control y seguimiento para cada componente, anticipando variaciones y/o desviaciones e informando oportunamente a los/las PMs (Project Managers o Gerentes de Proyecto).

• Asegurar de manera apropiada el registro de información en los sistemas de UNOPS (OneUNOPS ERP y OneUNOPS Projects)

• Producir informes de monitoreo financiero bajo los estándares y requerimientos de UNOPS, utilizando las plataformas corporativas.

• Alertar de manera oportuna al gerente de proyecto sobre déficits y sobrecostos generados en el proyecto.

• Apoyar en la revisión presupuestaria de los proyectos y en la implementación de iniciativas correctivas si fuera el caso.

• Apoyar el seguimiento a la gestión de contratos, procesos de pagos a proveedores y terceros.

Monitoreo y reporte del proyecto

• Apoyo en la generación de reportes técnicos incorporando gráficas y tablas dinámicas en caso necesario.

• Apoyar en el seguimiento de cumplimiento de hitos y compromisos en los cronogramas de trabajo de los proyectos, apoyando en el diseño y la actualización de los mismos.

• Apoyar en la elaboración de los informes técnicos  y financieros mensuales y periódicos. Apoyar a los/las PM en mantener ordenado y actualizado los registros requeridos para los proyectos.

• Apoyar la gestión de documentación del proyecto (incluyendo la elaboración supervisada de formatos específicos en caso que sea necesario) siguiendo las normas del manual de archivo. Velar por que la documentación esté siempre al día comunicándose transversalmente con todas las áreas involucradas.

• Mantener actualizado y de manera apropiada el drive del proyecto, asegurando la debida gestión documental del proyecto.

Gestión y coordinación de las partes

• Apoyo en la preparación, organización y seguimiento a los documentos/comunicaciones con y para las contrapartes teniendo en cuenta las normas y directrices de las áreas competentes. 

• Participar en cualquier reunión de interés para el proyecto a petición de los/las gerentes del mismo.

• Apoyo a la actualización y desarrollo del plan de comunicación del proyecto.

Educación 

• Diploma de estudios secundarios es requerido.

• Diploma de estudios Universitarios (Ingeniería/Arquitectura, Administración de Empresas o Economía, Ciencias Sociales o carreras afines), será  considerado valorable y podrá sustituir algunos años de experiencia requeridos.

Experiencia 

• Se requiere aportar experiencia profesional pertinente entre dos y seis años, dependiendo del nivel de educación que aporte,  en el ámbito de la asistencia a la gestión de proyectos, preferiblemente de proyectos de desarrollo en infraestructura pública.

 Se valorará experiencia en:

• Participación en proyectos de adquisiciones públicas o infraestructuras sociales o salud pública.

• Planeación, seguimiento, medición y desarrollo de proyectos.

• Elaboración de presupuestos y control de provisiones financieras.

• Apoyo y ejecución de actividades encaminadas al desarrollo de negocios.

• Utilización de herramientas informáticas Google Suite y MsProject.