Republication - Assistant (e) Administratif (ve) G-5, Dakar, Senegal, #126559 Poste Temporaire (364 jours)

L’unité Administration, Travel & Conférences gère toutes les tâches liées à la gestion des voyages et des conférences. Le volume de travail de la section est important étant donné les nombreuses requêtes du personnel des 2 bureaux (Régional et Pays). Sous la supervision directe de la Chargée de l’Administration, le titulaire du poste va appuyer l’Unité dans ses tâches quotidiennes et assurera également des tâches spécifiques. Dans l’exécution de ses tâches, Il/ Elle veillera notamment à ce que les délais soient respectés et que les règles et procédures internes de l’Organisation soient suivies. Le titulaire du poste sera sous la supervision directe de la Chargée de l’Administration. Il/Elle assistera aux réunions de l'unité et rendra compte régulièrement de l'avancement du plan de travail. Le/la titulaire travaillera en étroite collaboration quotidienne avec le reste de la section Administrative et les Services Communs.

UNICEF travaille dans certains endroits les plus difficiles du monde pour atteindre les enfants les plus défavorisés. Pour sauver leur vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.

Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous.

Et nous n'abandonnons jamais.

Depuis 75 ans, l’UNICEF est une force imparable de changement dans la vie des enfants. Qu’il s’agisse de secours à court terme ou de programmes de développement à long terme, nous travaillons sans relâche pour sauver la vie des enfants, protéger leurs droits et assurer leur avenir.

Au Sénégal, les dernières années ont été un parcours exceptionnel pour l’UNICEF. Le pays a réalisé des progrès significatifs dans la promotion des droits des enfants et des femmes.

Aujourd’hui, les enfants sénégalais ont plus de chance que jamais d’atteindre leur cinquième anniversaire. Les décès d’enfants ont considérablement diminué au cours des dernières décennies, une victoire pour les enfants et les femmes. Pouvoir aller à l’école est désormais une réalité pour beaucoup plus d’enfants.

L'UNICEF et ses partenaires ont mené des efforts intensifs de plaidoyer dans le pays, qui ont abouti à des progrès substantiels en matière de législation, de politiques, de stratégies et de programmation nationale.

Pour chaque enfant de l'espoir

L’unité Administration, Travel & Conférences gère toutes les tâches liées à la gestion des voyages et des conférences.

Le volume de travail de la section est important étant donné les nombreuses requêtes du personnel des 2 bureaux (Régional et Pays).

Sous la supervision directe de la Chargée de l’Administration, le titulaire du poste va appuyer l’Unité dans ses tâches quotidiennes et assurera également des tâches spécifiques.

Dans l’exécution de ses tâches, Il/ Elle veillera notamment à ce que les délais soient respectés et que les règles et procédures internes de l’Organisation soient suivies.

 Comment pouvez-vous faire la différence pour UNICEF Sénégal?

• Traiter en temps opportun et de manière efficace et efficiente, toutes les demandes de remboursement de voyage pour partage quotidien au superviseur pour vérification et finalisation.
• Maintenir des tableaux de suivi sur les remboursements des voyages traitées (dates, délais de traitement, etc.).
• Faire le suivi hebdomadaire des rapports de certifications des missions du personnel dans Insight et renforcer les actions nécessaires des staffs et approbateurs pour faciliter le traitement rapide et efficace des demandes de remboursements.
• Soutenir l'assistant de voyage GS6 dans le traitement des autorisations de voyage en cas de besoin et assurer le bon classement de toutes les correspondances.

• Organiser des réunions / conférences, y compris la location de salles et de bus / voitures, les pauses café / déjeuner, les interprètes, le système de sono, etc.
• Assurer le suivi de toutes les demandes de réunion / conférence reçues et traitées,
• Assurer la liaison avec les coordonnateurs et les sections budgétaires au sujet des sources de financement requises pour les réunions / événements.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs sur la qualité et la livraison des arrangements de réunion.
• Visiter les lieux pour aider à organiser  les salles de reunion avant l'evènement.
• Appuyer avec la création de (purchase order) pour des réunions et des conférences d'un coût superieur à 10.000 USD.
• Demander des devis aux fournisseurs de conférences  pour la compiliation d'offres sur des tableaux comparatifs et aider à la creation/ achat d'articles de faible valeur (<10.000 $) avec l'établissement d'un bon de service pour confirmer le service.
• Créer et tenir à jour des listes de fournisseurs pour mise à jour régulière.
• Contribution sur les termes de références pour les services de restauration, et autres aspects lies aux conférences.
• Rédiger la correspondance administrative avec les fournisseurs au besoin.
• Évaluer la qualité des services fournis par les fournisseurs au moyen d'enquêtes et de la collecte de commentaires.

• Assurer la réception rapide des factures liées aux réunions.
• Assurer la certification des factures par les sections demandeurs pour soumission aux Finances.
• Appui avec la creation d'engagement de fonds (Funds commitment) au besoin et s'assurer  qu'il y ait assez de fonds disponibles pour le paiement des factures.
• Faire la liaison avec les prestataires pour le paiement des prestations à faible valeur (<$10,000) par carte bancaire avec TPE ou en ligne et mettre à jour la liste des prestataires qui acceptent cette méthode de paiement.

Autres tâches :

• Prendre les minutes lors des reunions d'équipe.
• Tout autre tâche demandée par le superviseur

Pour être considéré comme un défenseur de chaque enfant, vous  devrez justifier des qualifications suivantes :

• Avoir un diplôme d'études secondaires est requis, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires dans le domaine de la Gestion Administrative des Entreprises, de la Comptabilité, des Finances, ou tout autre domaine similaire.
• Avoir au moins cinq années d'expérience dans le travail administratif, qui devrait inclure une bonne connaissance/expérience des services liée aux voyages et conférences. Pour ce poste, une Licence/bachelor's degree délivrée par un établissement universitaire reconnu dans un domaine pertinent à ce poste peut remplacer trois années d'expérience professionnelle. Un diplôme de Master peut remplacer deux années supplémentaires.
• La maitrise du francais, une bonne connaissance de l'Anglais et des outils informatiques sont requises.

Pour chaque enfant, vous devrez démontrer les :

Valeurs de l’UNICEF

• Bienveillance
• Respect
• Intégrité
• Confiance
• Responsabilité
• Durabilité

Compétences de base

• Accompagner, diriger et encadrer le personnel 
• Etablir et entretenir des partenariats 
• Cultiver la conscience de soi et démonter le sens de l’éthique
• Innover et épouser le changement 
• S’atteler à obtenir des résultats tangibles 
• Gérer l’ambiguïté et la complexité 
• Penser et agir de manière stratégique 
• Travailler de façon collaborative 

Compétences fonctionnelles

• Capacité d’analyse 
• Planification & Organisation 
• Apprentissage & Recherche 
• Suivi des instructions et des procédures 

Compétences additionnelles

• Expérience de l'utilisation de MS Word, Excel, PowerPoint et d'autres outils de bureau de l'UNICEF.
• Capacité à appliquer de manière cohérente les politiques, procédures et bonnes pratiques pertinentes dans le travail quotidien. Être pro-actif, disponible, orienté service client pour résoudre les requêtes des Staffs.
• Capacité à développer et à maintenir des relations de travail efficaces avec les fournisseurs et les collègues et à obtenir l'aide et la coopération des autres dans un effort d'équipe.
• Aptitude à travailler avec efficience, établir des priorités et à planifier son propre travail.
• Capacité d’apprentissage rapide afin de pouvoir utiliser les modules appropries dans le système SAP de l'UNICEF.

NB: UNICEF s’engage à promouvoir la diversité et l'inclusion au sein de son personnel, et encourage tous les candidats sans distinction de sexe, de religion et d'origine ethnique, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l'organisation.

Nous offrons une large gamme d'avantages à notre personnel, notamment un congé parental payé, des pauses d'allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées. L'UNICEF encourage fortement l'utilisation d'arrangements de travail flexibles.

L’UNICEF applique la politique de tolérance zéro à l’égard toute conduite jugée incompatible avec son mandat et avec les normes de conduite des fonctionnaires des Nations Unies, notamment l’abus ou l’exploitation sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. L'UNICEF s'engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants. Tout candidat considéré pour un recrutement fera l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents et devra adhérer à ces normes et principes. La vérification des antécédents comprendra la vérification des diplômes universitaires et de l’historique de carrière. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer cette vérification.

Les recrutements à l'UNICEF sont soumis à une autorisation médicale. Ils peuvent également être soumises à des exigences d'inoculation (vaccination), y compris contre le SRAS-CoV-2 (Covid). Les employés du gouvernement qui sont considérés pour un emploi avec l'UNICEF sont normalement tenus de démissionner de leur gouvernement avant de prendre une affectation avec l'UNICEF. L'UNICEF se réserve le droit de retirer une offre de nomination, sans compensation, si une autorisation médicale n'est pas obtenue, ou si les conditions de vaccination nécessaires ne sont pas remplies, dans un délai raisonnable pour quelque raison que ce soit.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l'étape suivante du processus de sélection.

L'UNICEF et d'autres agences des Nations Unies déménageront dans la nouvelle Maison des Nations Unies à Diamniadio, à 30 kilomètres du centre de Dakar.