ROSTER - SSA ASSISTANT ADMINISTRATIF - GS 6

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1.Assistant Administratif– GS6

2.Purpose

Aider Dans le cadre de la lutte contre la poliomyélite, le ministère de la Santé, en collaboration avec l’OMS, a envisagé organiser deux campagnes de vaccination au cours des mois précédents (octobres et décembre 2022), ainsi qu’un deuxième Round qui a commencé au mois de février 2023 et qui va jusqu’à novembre 2023 .
La mise en œuvre pratique de ces campagnes nécessite le recrutement d’un personnel supplémentaire chargée d’appuyer l’équipe du bureau pays en apportant un appui financier avant, pendant et après la mise en œuvre des activités des deux campagnes.

3.Background

• Le travail nécessite l’utilisation de logiciels de traitement de texte ou d’autres logiciels, ainsi que d’équipement de bureau standard ;
• Formation formelle ou autoformation à l’utilisation de logiciels bureautiques standard ;
• Le travail exige l’utilisation d’installations de traitement de texte pour créer, éditer, formater et imprimer la correspondance et les documents ; tableur et logiciel de présentation visuelle ; utilisation intensive de logiciels de courrier électronique et de planification pour améliorer les communications internes et externes ;

4.Deliverables

Sous la supervision du Représentant de l’OMS en RDC et du Chef d’équipe de la vaccination au programme IVD, et la responsabilité directe de l’Administrateur du programme IVD, le titulaire de ce poste aura comme principale rôle d’apporter un soutien administratif, RH, finance au programme IVD. En tant qu'assistant administratif, le titulaire interagira avec les AA pour les services financiers en off line.

I.Rôle et Responsabilités

Sous la supervision du Représentant de l’OMS en RDC et du Chef d’équipe de la vaccination au programme IVD, et la responsabilité directe de l’Administrateur du programme IVD, le titulaire de ce poste aura comme principale rôle d’apporter un soutien financier au programme IVD. En tant qu'assistant financier, le titulaire interagira avec les AA pour les services financiers en off line et accomplira les tâches ci-après :

• Apporter un support administratif et financier à l’équipe Admin au niveau central,
• Procéder aux paiements cash des circulations locales (CL campagne) et CL de la mise en œuvre des activités et le cas échéant ;
• S’assurer du respect des toutes les procédures en termes de contrôle interne quant aux retraits, réceptions et transferts des fonds (mobile payment) ;
• Se rassurer que les cash count sont faits dans le respect de la procédure en place
• Aider à la préparation des budgets d’activités (campagnes de vaccination, fonctionnement de sous bureaux, ateliers…) ;
• Suivi des dépenses par rapport aux budgets des contributions, du financement des projets, de la répartition des contributions et des allocations du Budget Programme,
• Suivi de la comptabilisation et justification des charges en rapport avec les couts de voyage et l'acquisition de biens et services ;
• Aider à assurer un contrôle adéquat des pièces justificatives pour les paiements et les rapports financiers ;
• Compilation des rendements des fonds versés au bureau de la santé de l’État.
• Faciliter le suivi des déclarations de la Société de financement direct (DFC) dues par le Bureau d’État ;
• Faciliter le traitement des transactions financières et suivre la liquidation le cas échéant ;
• Suivi et classement des dossiers de soutien des décaissements effectués par le biais de bons de commande d’implémentation directe (DI) qui sont soumis au niveau du bureau central ;
• Rédiger la correspondance financière de sa propre initiative ou sur la base d’instructions ; ou les réoriente selon qu’il convient, en attirant l’attention du superviseur ou d’autres membres du personnel concernés ;
• Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris fournir un soutien à d'autres domaines de travail.

5.Qualifications, experience, skills and languages

Educational Qualifications:

Essential :

Diplôme universitaire complet ou formation technique équivalente, ou enseignement commercial avec spécialisation en comptabilité, budgétisation ou finance., gestion des entreprises, sciences économiques, gestion RH ;

Desirable:

Diplôme du cycle secondaire, technique ou commerciale/ou professionnel en comptabilité ou finance ; économie, une qualification en comptabilité ou finance serait un avantage;

Expérience :

Essential :

8 ans d'expérience à un poste de responsabilité dans des activités liées à la finance, à la budgétisation, ressources humaines, comptabilité.

Desirable:

Une expérience de 3 à 5 ans dans une institution du système des Nations Unies ou dans une organisation internationale ou multinationale serait un avantage.

Skills/Knowledge:

Essential:

i.Capacité à planifier, organiser, coordonner, mettre en œuvre des apports de plusieurs sources ;

ii.Aptitude à exprimer ses idées de manière claire et concise, à l'oral comme à l'écrit, à concevoir et s’acquitter de tâches sous une supervision minimale ;

iii.Capacité à produire des rapports financiers analytiques en utilisant les logiciels appropriés ;

iv.Aptitude à interpréter des règles et règlements financiers, et à créer et maintenir de bonnes relations de travail avec des personnes de cultures et de milieux différents ;

v.Être honnête et être capable de travailler sous pression en respectant des délais ;

vi.Être de nationalité Congolaise (RDC) et ne pas être personnel en fonction au PEV ;

vii.naissance pratique de l’outil informatique, avec une capacité avérée à utiliser des logiciels de bureautique standard, y compris les outils de cyber santé.

viii.Bonne maitrise de l’outil informatique et des logiciels d’analyses de données, notamment Excel, Power Point.

ix.Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel.

Compétences de l’OMS

·Produire des résultats ;

·Communiquer de manière crédible et efficace ;

·Favoriser l'intégration et le travail d'équipe ;

·Établir et promouvoir des partenariats à l'échelle de l'organisation et au-delà ;

·Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles

Languages and level required (Basic/Intermediate/Expert):

Essential:

Expert knowledge of French

Intermediate knowledge of English

6.Location : Kinshasa

7.Remuneration and budget

a.Remuneration:

-Grade : GS6 du barème du système des Nations Unies

-Type de contrat : Accord de Services Spéciaux

b.Expected duration of contract: 6 mois

8.Please add the name of the following:

a.Hiring Manager: Dr NIMPA Marcelin

b.Collaborators:M. MBA NIAMAZOK Edgard, Mme Moutisnga Yolande, Mme Molonga Jeanine

c.Admin focal point:Mme Moutsinga Yolande

ADDITIONAL INFORMATION

• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level
• Only candidates under serious consideration will be contacted.
• A written test and/or an asynchronous video assessment may be used as a form of screening.
• In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.
• According to article 101, paragraph 3, of the Charter of the United Nations, the paramount consideration in the employment of the staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. Due regard will be paid to the importance of recruiting the staff on as wide a geographical basis as possible.
• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.
• The WHO is committed to creating a diverse and inclusive environment of mutual respect. The WHO recruits and employs staff regardless of disability status, sex, gender identity, sexual orientation, language, race, marital status, religious, cultural, ethnic and socio-economic backgrounds, or any other personal characteristics.
• The WHO is committed to achieving gender parity and geographical diversity in its staff. Women, persons with disabilities, and nationals of unrepresented and underrepresented Member States (https://www.who.int/careers/diversity-equity-and-inclusion) are strongly encouraged to apply.
• Persons with disabilities can request reasonable accommodations to enable participation in the recruitment process. Requests for reasonable accommodation should be sent through an email to reasonableaccommodation@who.int
• An impeccable record for integrity and professional ethical standards is essential. WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter into practice.
• WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of final candidates.
• WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.
• For information on WHO's operations please visit: http://www.who.int.
• WHO also offers wide range of benefits to staff, including parental leave and attractive flexible work arrangements to help promote a healthy work-life balance and to allow all staff members to express and develop their talents fully.
• The statutory retirement age for staff appointments is 65 years. For external applicants, only those who are expected to complete the term of appointment will normally be considered.
• Please note that WHO's contracts are conditional on members of the workforce confirming that they are vaccinated as required by WHO before undertaking a WHO assignment, except where a medical condition does not allow such vaccination, as certified by the WHO Staff Health and Wellbeing Services (SHW). The successful candidate will be asked to provide relevant evidence related to this condition. A copy of the updated vaccination card must be shared with WHO medical service in the medical clearance process. Please note that certain countries require proof of specific vaccinations for entry or exit. For example, official proof /certification of yellow fever vaccination is required to enter many countries. Country-specific vaccine recommendations can be found on the WHO international travel and Staff Health and Wellbeing website. For vaccination-related queries please directly contact SHW directly at shws@who.int.
• This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.
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For roster vacancy announcement : The purpose of this vacancy is to develop a list of qualified candidates for inclusion in the advertised roster. Successful candidates will be placed on the roster and subsequently may be selected for consultancy assignments; however, contracting of rostered candidates is not guaranteed.