Asistente de Proyecto en Compras y Administración
Quito
- Organization: UNDP - United Nations Development Programme
- Location: Quito
- Grade: Administrative support - NPSA-4, National Personnel Services Agreement
-
Occupational Groups:
- Operations and Administrations
- Legal - Broad
- Administrative support
- Project and Programme Management
- Closing Date: 2024-12-23
Descripción de la Oficina/Unidad/Proyecto
El Proyecto Pago Por Resultados REDD+ Ecuador, liderado por el Ministerio de Ambiente, Agua y Transición Ecológica, en colaboración con el Ministerio de Agricultura y Ganadería y con el soporte del PNUD como agencia acreditada, tiene como objetivo contribuir a la implementación del Plan de Acción REDD+ “Bosques para el Buen Vivir” 2016-2025, complementando las acciones impulsadas por PROAmazonía en el periodo 2017-2023.
Este proyecto vincula los esfuerzos nacionales de reducción de emisiones de gases de efecto invernadero con las agendas prioritarias del país y las políticas de los sectores productivos, busca disminuir las causas y agentes de la deforestación. Asimismo, promueve la conservación, restauración y el manejo sostenible e integrado de los recursos naturales con un enfoque de paisaje.
Al Proyecto Pago Por Resultados, se suman otros financiamientos como los de UK Partnering for Accelerated Climate Transitions (UK PACT) y del UK Department for Environment, Food & Rural Affairs (UK DEFRA), que cuentan con actividades que ejecuta el equipo del Proyecto.
Con estos antecedentes, el MAATE y el MAG con el apoyo del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) como agencia implementadora del GEF y agencia acreditada ante el GCF, requieren la contratación de un/a Asistente de Compras y Administración, para asistir en la verificación del cumplimiento de las normas y procedimientos de adquisiciones, así como las regulaciones administrativas, financieras y contables, apoyo en las licitaciones, contrataciones, y pagos a proveedores.
Alcance del Trabajo
- Apoyar en el seguimiento del plan de adquisiciones del Proyecto, en conjunto con la Asistente de Adquisiciones del PNUD;
- Apoyar el procesamiento de la adqusición de bienes y servicios para el Proyecto, incluyendo la tramitación de solicitudes de cotizaciones, solicitudes de proceso de evaluación de ofertas, elaboración de informes, solicitudes de orden de contrato/órdenes de compra/acuerdos de largo plazo (LTA), enmiendas, solicitudes de pagos (iniciales, intermedios y dinales) de servicios y obras, entre otros;
- Preparar la documentación necesaria para las actas de entrega-recepción provisional y/o funcionamiento de materiales, equipos y bienes del programa;
- Consolidar información sobre el avance de las adquisiciones y preparar reportes mensuales, trimestrales y anuales;
- Asistir a las/os Coordinadores de Unidad sobre procesos de adquisiciones y gestionar sus pedidos ante la Asistente de Adqusiciones de la Oficina País, así como informarlos sobre las fechas límites de pago y de cierre de contratos;
- Prestar apoyo administrativo, operativo y logístico en labores requeridas por el Proyecto:
- Elaborar solicitudes de pago de proveedores de bienes y servicios de los proyectos del Programa;
- Ingresar pedidos de pago de invoices en el sistema QUANTUM y dar seguimiento a la acreditación en la cuenta de los proveedores beneficiarios:
- Dar seguimiento a contratos a cargo de la Unidad Administrativa, en caso de requerir
- El/la titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.
El/la Asistente de Compras y Administración estará bajo la supervisión directa del/de la Analista de Proyecto-Administrador/a.
Competencias
Competencias Organizacionales:
| Lograr resultados: | Nivel 1: Planifica y monitorea su trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad dentro del plazo establecido |
| Pensar de forma innovadora: | Nivel 1: Apertura a ideas creativas. Soluciona los problemas de forma pragmática y con mejora continua |
| Aprender continuamente | Nivel 1: Mentalidad abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, solicita retroalimentación |
| Adaptarse con Agilidad | Nivel 1: Se adapta al cambio, maneja constructivamente la ambigüedad e incertidumbre, muestra flexibilidad |
| Actuar con determinación | Nivel 1: Muestra interés y motivación, es capaz de desempeñarse con calma en situaciones bajo presión, muestra confianza en sí mismo |
| Comprometerse y Asociarse | Nivel 1: Demuestra compasión y comprensión hacia los demás, forma relaciones positivas |
| Facilitar la diversidad e Inclusión | Nivel 1: Valora y respeta las diferencias, tiene presente los prejuicios inconscientes y confronta la discriminación |
Competencias Interfuncionales y Técnicas:
| Área Temática | Nombre | Definición |
| Gestión Empresarial | Gestión basada en resultados | Capacidad para gestionar la implementación de estrategias, programas y proyectos con el objetivo de mejorar el desempeño y obtener resultados demostrables. Conocimiento y comprensión de teorías, conceptos, metodologías, instrumentos y herramientas relevantes. |
| Gestión empresarial | Monitoreo y Evaluación |
Capacidad para supervisar sistemáticamente los resultados de las estrategias, los programas y las actividades con el fin de asegurarse de que se están aplicando de forma eficaz; Capacidad para proporcionar a los directivos y a las principales partes interesadas información periódica y presentación de informes sobre la coherencia o discrepancia entre las actividades planificadas y la gestión y los resultados de los programas. Capacidad para emitir un juicio independiente sobre la gestión y los resultados de las estrategias, los programas y las actividades basándose en criterios y puntos de referencia establecidos, teniendo en cuenta las necesidades y preocupaciones actuales y futuras del cliente. Conocimiento y comprensión de los marcos, conceptos, metodologías, sistemas, procesos y herramientas de seguimiento y evaluación. Capacidad para emitir un juicio independiente basado en criterios y puntos de referencia establecidos. Capacidad para anticipar las necesidades e inquietudes futuras del cliente. |
| Adquisiciones | Gestión de contratos | Conocimiento de los conceptos, principios y métodos de la gestión de contratos, y capacidad para aplicarlos a situaciones estratégicas y/o prácticas |
| Adquisiciones | Gestión de compras | La capacidad de adquirir bienes, servicios u obras de una fuente externa |
| Adquisiciones | Abastecimiento Estratégico | Conocimiento de los conceptos, principios y métodos de gestión de proveedores, y capacidad para aplicarlos a situaciones estratégicas y/o prácticas |
Requisitos mínimos para el NPSA:
Título de Bachiller (educación secundaria completa) es requerido.
Título Universitario de Tercer Nivel (Licenciatura/Ingeniería) en Administración, Contabilidad y Finanzas, Administración Pública o Economía será considerado favorablemente, pero no es un requisito.
Deseable experiencia en proyectos de conservación de biodiversidad, cambio climático, protección de bosques, producción sostenible
Idioma(s) requerido(s) (Nivel):
Fluidez en español es requisito.
Deseable inglés intermedio escrito y leído
Certificados profesionales (si aplica):
No aplica
Disponibilidad para viajar:
El/la funcionario/a deberá efectuar eventualmente viajes a los sitios de implementación del Proyecto (incluyendo áreas remotas en la Amazonía ecuatoriana).
Nota: El salario neto mensual de esta posición es USD 1.447,29+ 8,33% (contribución Seguridad Social)
Disclaimer
Important applicant information
All posts in the NPSA categories are subject to local recruitment.
Applicant information about UNDP rosters
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Workforce diversity
UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.
Non-discrimination
UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.
Scam warning
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.