Assistant(e) chargé(e) des opérations/Assistant(e) du directeur/de la directrice - G5

Structure organisationnelle

Ce poste est à pourvoir au sein du bureau de pays (BP) de l'OIT pour les pays africains lusophones (PALOP) basé à Luanda, en Angola. Le BP-Luanda couvre également les quatre autres pays africains lusophones, le Cap-Vert, la Guinée Bissau, le Mozambique et Sao Tomé-et-Principe.

Mission principale

En tant que membre de l’équipe, le(la) titulaire fournit un ensemble de services d’appui opérationnel et administratif dans un souci d’efficience, d’efficacité et de service à la clientèle. Ces services sont fournis dans divers domaines (appui administratif et bureautique, ressources humaines, finances, organisation de voyages et logistique) et nécessitent l’utilisation du progiciel de gestion intégré (PGI) de l'Organisation. Le(la) titulaire travaille d'une manière pleinement opérationnelle et veille par conséquent à l’application correcte des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives établies pour recommander la marche à suivre dans le(s) domaine(s) qui relève(nt) de sa compétence.

Le(la) titulaire du poste travaillera sous la supervision du(de la) directeur /directrice du bureau. Cette supervision est centrée sur l’exécution des processus dans le respect des délais et sur la qualité des résultats. Le(la) titulaire dispose d’un degré d’autonomie modéré dans son travail. Le travail est passé en revue afin de vérifier que les normes applicables sont dûment respectées.

Relations de travail

Les contacts internes ont lieu avec le personnel et les responsables concernés dans les bureaux extérieurs, les bureaux de projet et au siège; ils visent à fournir un appui opérationnel et administratif et à échanger des informations sur des procédures et méthodes spécialisées relatives à la prestation de services. Le(la) titulaire travaille en liaison avec diverses unités administratives pour préparer des demandes, obtenir des autorisations, exécuter des actions administratives et en assurer le suivi.

Les contacts externes ont lieu principalement avec des homologues des institutions des Nations Unies et d’autres organisations internationales, des ambassades, des missions permanentes et les autorités concernées; ils visent à demander ou à fournir des informations pour la résolution de questions en instance. Le(la) titulaire travaille également en liaison avec des prestataires de services pour assurer le suivi de questions en instance.

Fonctions et responsabilités essentielles

En fonction des besoins et des priorités du bureau où le poste est à pourvoir, le(la) titulaire assurera des services relevant des attributions suivantes:

1. Fournir un ensemble de services d’appui administratif et/ou opérationnel. Contribuer au fonctionnement harmonieux et efficace de l’unité de travail en évaluant les besoins, en organisant et en exécutant les tâches à accomplir en conséquence et en proposant des améliorations aux processus de travail.
2. Préparer, rédiger et finaliser la correspondance générale et administrative. Contrôler la qualité des documents sortants (exactitude du contenu, grammaire, style et respect des normes applicables). Effectuer des traductions informelles.
3. Tenir à jour le plan des voyages officiels de l’unité de travail. Prendre les dispositions nécessaires en matière de voyage et d'hébergement, coordonner les formalités liées aux exigences en matière de visas et de sécurité et traiter les transactions administratives.
4. Assurer la préparation, le traitement et le suivi d’actions administratives dans les domaines des ressources humaines et des finances, en vérifiant que les informations sont conformes aux normes applicables. Entrer des données complètes dans le progiciel de gestion intégré (PGI). S’acquitter d’autres fonctions d’appui dans les domaines des ressources humaines et des finances, selon les besoins. Se charger des dispositions à prendre pour l’arrivée et/ou le départ de fonctionnaires (voyages, visas de sécurité, visas, transport d’effets personnels et autres prestations et indemnités) et en assurer le suivi auprès des autorités compétentes si nécessaire.
5. Exécuter des opérations aux fins de l'autorisation et de l'engagement de dépenses. Préparer des contributions, générer des rapports, extraire des données et les compiler, afin d'appuyer l'utilisation optimale des ressources budgétaires et l’établissement des documents concernant le programme et budget et le plan de travail.
6. Coordonner et fournir un ensemble de services d’appui administratif et financier pour des réunions, des ateliers et d’autres manifestations. Assurer, dans les délais impartis, l’établissement, la traduction, la publication et la diffusion de documents (supports d’exposé, dossiers d’information et documentation connexe). Rédiger les procès-verbaux de réunions et suivre la mise en œuvre des décisions prises.
7. S’assurer que les systèmes de classement de l’unité de travail sont à jour, accessibles et efficients. Actualiser des sites Web et des bases de données. Recueillir, synthétiser et présenter des informations et des données sur des sujets précis.
8. Se tenir informé(e) de l’évolution des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives administratives, et en informer le personnel en lui fournissant de plus amples précisions selon les besoins. Orienter le personnel moins expérimenté, notamment en ce qui concerne les normes applicables et les méthodes de travail si nécessaire.

section facultative (si nécessaire)

9. Accomplir et/ou coordonner d’autres tâches administratives générales, comme celles relatives aux registres des présences et des absences, aux espaces de bureau, à l’enregistrement, aux stocks et aux achats.
10. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Lorsque le poste à pourvoir est celui d’assistant(e) du directeur/de la directrice, outre un ensemble de fonctions parmi celles précitées, le/la titulaire doit s’acquitter des tâches suivantes:

1. Fournir et/ou coordonner divers services d’appui administratif et bureautique pour aider le directeur/la directrice à assurer le bon fonctionnement du bureau. Se tenir informé(e) des manifestations importantes et des activités du bureau, et en aviser le personnel concerné.
2. Tenir à jour l’emploi du temps du directeur/de la directrice. Examiner les demandes de rendez-vous et y répondre en fonction du degré de priorité et d’urgence. Coordonner les demandes émanant de visiteurs de haut niveau et établir des programmes d’information. Recevoir les visiteurs et répondre en temps voulu aux demandes de renseignement faites en personne, par téléphone ou par courrier électronique.
3. Examiner la correspondance et les demandes reçues, y compris le courrier présentant un caractère confidentiel et sensible, et fournir les éléments d’appréciation nécessaires au directeur/à la directrice en prévision de ses besoins, en s’assurant que les questions importantes sont immédiatement portées à son attention. Préparer et/ou revoir la correspondance à faire signer par le directeur/la directrice, en veillant au respect des normes applicables.
4. Assurer un suivi efficace et en temps voulu des demandes de renseignement, des séances d’information et d’autres activités menées à l’initiative du bureau du directeur/de la directrice, en liaison avec les membres du personnel concernés, le cas échéant.
5. Rester en contact avec des ministres, des responsables gouvernementaux, des organisations d’employeurs et de travailleurs, des institutions nationales et/ou régionales ou sous-régionales, des institutions des Nations Unies et d’autres organisations internationales ainsi qu'avec des membres du corps diplomatique, et tenir à jour des listes de ces contacts.
6. En tant que point focal du bureau pour le système de gestion des talents, apporter son appui au directeur/à la directrice en ce qui concerne les mesures visant à améliorer la conformité avec les différents modules de ce système en vérifiant le degré de conformité du personnel du bureau et en suivant la question avec le personnel et les responsables concernés, selon les besoins. Fournir des orientations et une assistance de premier niveau, transmettre les questions plus complexes à l’échelon supérieur, générer des rapports et assurer un suivi, le cas échéant.

Exigences minimales

Formation

Le(la) titulaire doit avoir achevé ses études secondaires.

Expérience

Au moins cinq ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l'administration générale et de l'appui administratif. Expérience de l’utilisation d’un progiciel de gestion intégré (PGI).

Langues

Maitrise de l’anglais ou du Français et connaissance pratique du Portugais.

Connaissances et compétences

(techniques et comportementales)

Connaissance de l'appui administratif générale et des domaines opérationnels.
Connaissance des programmes et des activités de l’OIT.
Bonne connaissance des logiciels PC (notamment logiciels de traitement de texte, tableurs et logiciels de présentation) comme Microsoft Office.

Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes:

Efficacité dans l’appui administratif fourni pour l’organisation de réunions et d’autres manifestations.
Aptitude à rechercher, extraire et compiler des informations provenant de diverses sources.
Aptitude à s’adapter rapidement à de nouveaux logiciels et systèmes informatiques.
Aptitude à rédiger.
Capacités d’analyse et souci du détail.
Grande discrétion et sens des responsabilités en ce qui concerne le traitement de questions confidentielles.
Qualités relationnelles, tact et diplomatie dans les rapports avec les autres.
Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.

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