ROSTER SSA - ASSISTANT DE PROGRAMME - GS 5

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1.Area of expertise :Assistant(e) au Programme (Roster)– GS5

2.Purpose

Dans le cadre de la lutte contre la poliomyélite, la rougeole, la fièvre jaune, le ministère de la Santé, en collaboration avec l’OMS, a envisagé organiser des campagnes de vaccination au cours des mois à venir.

La mise en œuvre pratique de ces campagnes nécessite le recrutement d’un personnel supplémentaire chargée d’appuyer l’équipe du bureau pays en apportant un appui au programme avant, pendant et après la mise en œuvre des activités de ces campagnes.

3.Deliverables

Sous la supervision générale du Team Leader (TL) du programme IVD et la supervision directe de l’Administrateur du programme IVD, le/la titulaire du poste devra accomplir les tâches ci-après :

• Engager des projets de correspondance sur l'orientation des gestionnaires de programme ; mettre ces projets sous leur forme finale conformément au guide de rédaction de l'OMS et du département et vérifier la qualité de la langue utilisée, le respect des règles de grammaire et l'exactitude des informations présentées avant de soumettre toute correspondance à l'approbation et à la signature de la hiérarchie ;
• Organiser la préparation administrative des réunions internes et externes, y compris la préparation des plans d'affaires dans le GSM/Oracle, des lettres d'invitation, des estimations des couts et des demandes d'autorisation de voyage ;
• Aider à la préparation des documents ; envoyer le matériel et assurer la liaison avec les participants et les autres personnes impliquées ;
• Analyser la correspondance et les demandes reçues, mettre en évidence les documents entrants et joindre des informations générales et identifier les domaines nécessitant une action de la part des responsables de programme, en attirant l'attention sur des questions importantes ;
• Planifier les réunions des administrateurs de programme en fonction des calendriers et des besoins ;
• Tenir les procès-verbaux des réunions et assurer le suivi des questions nécessitant des mesures pour garantir une réponse rapide aux demandes de l’OMS ;
• Obtenir les documents d'information pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels participent les gestionnaires de programme, vérifier leur disponibilité et s'assurer qu'ils disposent des dossiers et documents d'information adéquats;
• Veiller à ce que les rapports et documents techniques soient conformes aux normes, aux règles, aux pratiques, aux procédures et aux normes rédactionnelles de l'OMS et les corriger si cela s'avère nécessaire avant de soumettre les documents à la signature du Représentant de l'OMS;
• Utiliser des outils de suivi approprié, surveiller et s'assurer que les délais et les échéances sont respectés, et que la correspondance et les demandes sont analysées et traitées dans les meilleurs délais ;
• Utiliser le GSM pour préparer les demandes d'autorisation de voyage pour les missions effectuées par les administrateurs de programme ;
• Faire les réservations de vols et d'hôtel, préparer les dossiers de voyage et traiter d'autres questions connexes, à la demande ;
• Accomplir d'autres tâches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris l'appui administratif et le soutien au bureau du Représentant de l'OMS.

4.Qualifications, experience, skills and languages

Educational Qualifications:

Essential :

Diplôme du cycle secondaire ou techniques en secrétariat, gestion administrative ou économie.

Desirable:

Formation en bureautique et suite office, certification en administration ;

Expérience :

Essential :

Au moins cinq (5) ans d’expérience dans un emploi similaire.

Desirable:

Une expérience dans des postes de soutien administratif au sein de l'OMS ou de toute autre agence des Nations Unies serait un atout.

Une expérience avec les systèmes basés sur Oracle ou un autre système de type ERP est un atout.

Skills/Knowledge:

Essential:

i.Le ou la titulaire du poste fera preuve de maitrise professionnelle et actualisera ses connaissances de l'utilisation des technologies modernes de bureautique par des formations internes, de formations en cours d'emploi ou l'autoformation.

ii.Il ou elle doit se tenir au courant des changements des procédures et pratiques, des règles et règlements, et de structure organisationnelle au sein du bureau de pays, du groupe organique et de l'OMS dans son ensemble, afin de pouvoir les présenter et les expliquer a d'autres membres du personnel ;

iii.Connaissance des rouages de réception des biens. Aptitude à se servir d’un système informatique (World, Excel et Access) et posséder un esprit d’initiative ;

iv.Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel.

v.Desirable:

Compétences de l’OMS

·Produire des résultats ;

·Communiquer de manière crédible et efficace ;

·Favoriser l'intégration et le travail d'équipe ;

·Établir et promouvoir des partenariats à l'échelle de l'organisation et au-delà ;

·Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles

Languages and level required (Basic/Intermediate/Expert):

Essential:

Expert knowledge of French

Intermediate knowledge of English

5.Location

Kinshasa

6.Remuneration and budget (travel costs are excluded):

a.Remuneration:

-Grade : GS5 du barème du système des Nations Unies

-Type de contrat : Accord de Services Spéciaux

b.Expected duration of contract: 6 mois

7.Please add the name of the following:

a.Hiring Manager: Dr NIMPA Marcelin

b.Collaborators:M. MBA NIAMAZOK Edgard, Mme Moutisnga Yolande, Mme Molonga Jeanine

c.Admin focal point:Mme Moutsinga Yolande

ADDITIONAL INFORMATION

• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level
• Only candidates under serious consideration will be contacted.
• A written test and/or an asynchronous video assessment may be used as a form of screening.
• In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.
• According to article 101, paragraph 3, of the Charter of the United Nations, the paramount consideration in the employment of the staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. Due regard will be paid to the importance of recruiting the staff on as wide a geographical basis as possible.
• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.
• The WHO is committed to creating a diverse and inclusive environment of mutual respect. The WHO recruits and employs staff regardless of disability status, sex, gender identity, sexual orientation, language, race, marital status, religious, cultural, ethnic and socio-economic backgrounds, or any other personal characteristics.
• The WHO is committed to achieving gender parity and geographical diversity in its staff. Women, persons with disabilities, and nationals of unrepresented and underrepresented Member States (https://www.who.int/careers/diversity-equity-and-inclusion) are strongly encouraged to apply.
• Persons with disabilities can request reasonable accommodations to enable participation in the recruitment process. Requests for reasonable accommodation should be sent through an email to reasonableaccommodation@who.int
• An impeccable record for integrity and professional ethical standards is essential. WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter into practice.
• WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of final candidates.
• WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.
• For information on WHO's operations please visit: http://www.who.int.
• WHO also offers wide range of benefits to staff, including parental leave and attractive flexible work arrangements to help promote a healthy work-life balance and to allow all staff members to express and develop their talents fully.
• The statutory retirement age for staff appointments is 65 years. For external applicants, only those who are expected to complete the term of appointment will normally be considered.
• Please note that WHO's contracts are conditional on members of the workforce confirming that they are vaccinated as required by WHO before undertaking a WHO assignment, except where a medical condition does not allow such vaccination, as certified by the WHO Staff Health and Wellbeing Services (SHW). The successful candidate will be asked to provide relevant evidence related to this condition. A copy of the updated vaccination card must be shared with WHO medical service in the medical clearance process. Please note that certain countries require proof of specific vaccinations for entry or exit. For example, official proof /certification of yellow fever vaccination is required to enter many countries. Country-specific vaccine recommendations can be found on the WHO international travel and Staff Health and Wellbeing website. For vaccination-related queries please directly contact SHW directly at shws@who.int.
• This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.
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For roster vacancy announcement : The purpose of this vacancy is to develop a list of qualified candidates for inclusion in the advertised roster. Successful candidates will be placed on the roster and subsequently may be selected for consultancy assignments; however, contracting of rostered candidates is not guaranteed.