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Asociado/a de Gestión de la Cadena de Suministro (Administración de contratos), Multiple positions

Guatemala City

  • Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
  • Location: Guatemala City
  • Grade: Administrative support - LICA-6, Local Individual Contractors Agreement
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Legal - Broad
    • Legal - International Law
  • Closing Date: 2025-01-06

Job categories Administration
Vacancy code VA/2024/B5405/29381
Department/office LCR, GTCO, Guatemala
Duty station Guatemala City, Guatemala
Contract type Local ICA Support
Contract level LICA-6
Duration Indefinido - Sujeto a requerimientos organizacionales, duración de los proyectos, disponiblidad presupuestaria y/o buen desempeño
Application period 17-Dec-2024 to 06-Jan-2025
Applications to vacancies must be received before midnight Copenhagen time (CET) on the closing date of the announcement.

Functional Responsibilities

Bajo la supervisión del/de la Analista de Gestión de Contratos y en coordinación con el área Técnica de  Medicamentos e Insumos Médicos, así como áreas de servicio de soporte, será responsable de realizar las siguientes actividades:

1. Planificación, elaboración y actualización de las herramientas de control, monitoreo y seguimiento de gestión de contratos del proyecto.
  • Elaborar y presentar para aprobación del/de la supervisor/a el plan mensual de las actividades de gestión de contratos, distribución de tareas, plazos y resultados esperados.
  • Elaborar y actualizar Indicadores de desempeño (KPIs) de gestión de contratos.
  • Elaborar bases de datos de insumos médicos y/o equipos médicos adquiridos por el proyecto.
  • Actualizar los registros de contratos/enmienda/POs/Ordenes de entrega, fechas de vencimiento, que utilice el proyecto.
  • Elaborar reportes de gestión de contratos (reportes de recepciones de contratos y POs, gestiones solicitadas por los proveedores, matrices de seguimiento de entregas, entre otros).
2. Diligenciar actividades del ciclo de gestión de contratos.
  • Contribuir a asegurar el registro de contratos y enmiendas de adquisiciones de insumos médicos, medicamentos y/o equipos médicos en las bases de datos del proyecto.
  • Contribuir a asegurar el seguimiento de los contratos con proveedores de insumos médicos.
  • Realizar control y seguimiento al registro de garantías de cumplimiento entregadas por los proveedores.
  • Sistematizar y brindar un control adecuado de los procesos de gestión de contratos y pagos. 
3. Comunicación y gestión del conocimiento.
  • Facilitar y contribuir con la información que se requiera sobre los procesos y data del proyecto a fin de aportar al diseño y construcción de sistemas y herramientas informáticas para la gestión del proyecto.
  • Documentar lecciones aprendidas, logros y resultados, y temas de interés del proyecto, en el ámbito de las tareas asignadas, para contribuir a crear la memoria de la gestión del proyecto.
  • Mantener ordenada, actualizada y centralizada la documentación e información física y digital que se genere, en el ámbito de las funciones asignadas y responsabilidades.
***Para ampliar información sobre las funciones del puesto, revisar el TDR adjunto en esta publicación.***

Education/Experience/Language requirements

A. Educación:
  • Se requiere educación secundaria completa. 
  • Un título universitario a nivel de Licenciatura (equivalente a Bachelor degree) preferiblemente en Administración de Empresas, Ciencias Jurídicas y Sociales, Finanzas, Ingeniería Industrial, Economía o carreras afines, puede sustituir algunos de los años de experiencia requeridos. 
B. Experiencia laboral:
  • Se requiere contar con seis (6) años de experiencia relevante (o menos dependiendo de las credenciales académicas presentadas) en administración de contratos, y/o gestión de proveedores, y/o administración de la cadena de suministro en el sector público, privado u organismos internacionales o no gubernamentales.
  • Se requiere manejo intermedio a avanzado (por favor subir experiencia demostrable y/o certificados de capacitación) de paquetes de oficina (preferiblemente MS Office y/o G Suite: google docs, google sheets, data studio, formularios, presentaciones, Drive, ect.).
Será altamente valorada experiencia en:
  • Gestión administrativa y financiera de contratos en el sector salud (medicamentos, insumos médicos y/o equipos médicos).
  • Manejo de registros y uso de herramientas de gestión de relacionamiento con proveedores (SRM).
  • Organismos de cooperación internacional, multinacionales y/o agencias del Sistema de Naciones Unidas.
  • Gestión documental y expedientes financieros.

C. Idiomas:
  • Es requerido el dominio del idioma español.
  • Deseable nivel intermedio de inglés.
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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.