Asistente Administrativo/a y Financiero/a

Somos la Red mundial de las Naciones Unidas para el desarrollo y trabajamos en Colombia movilizando conocimientos, experiencias y recursos que le permitan al país avanzar hacia la construcción de paz, la reconciliación y el desarrollo humano.

El PNUD impulsa alianzas estratégicas con los actores del desarrollo para fortalecer la gobernabilidad democrática, erradicar la pobreza, proteger la biodiversidad colombiana, así como prevenir y responder oportunamente a situaciones de crisis.

El PNUD fomenta la capacidad local y regional para promover el cambio en armonía con las necesidades del país, potenciando la acción conjunta con el Sistema de las Naciones Unidas y la coordinación con la comunidad internacional.

El Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, fomentando el desarrollo. En Colombia, trabaja en 28 departamentos y 319 municipios.

El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia aportando al logro del Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible. El Documento Programa País del PNUD 2021-2024 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición de país de renta media-alta; con tres prioridades de trabajo: 1) Estabilización: “Paz con Legalidad”; 2) Migración como factor de desarrollo; y 3) Asistencia técnica como acelerador de la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible catalizadores. 

A nivel programático PNUD Colombia está organizado en 2 Clústeres y 5 Portafolios: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo que agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y  Reducción de la Pobreza e Inequidad y el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de Gobernabilidad Democrática, Construcción de Paz y, Respuesta a Crisis y Estado de Derecho. 

De manera particular el/la Asistente Administrativo/a y Financiero/a deberá apoyar los proyectos del Clúster de Construcción de Paz referentes a la búsqueda de personas desaparecidas de la Unidad de Búsqueda de Personas Desaparecidas (UBPD) y el apoyo en la representación judicial y participación de víctimas ante la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP).

Garantizar el seguimiento a la ejecución del presupuesto del proyecto mediante:

• Generar insumos para la planeación, preparación, revisión y ejecución de las actividades de los componentes del proyecto
• Conocer a normativa de agencias de Naciones Unidas y coordinar la logística de reuniones, talleres y misiones en territorio según le sean asignadas (pasajes aéreos, reservas de hotel, contratación de transporte terrestre, organización de eventos, pago de viáticos, etc.).
• Garantizar el control de calidad de los procesos y procedimientos administrativos, adquisiciones, licitaciones, consultorías y contratos de servicios, entre otros
• Verificar desde el punto de vista técnico y administrativo los documentos de soporte para la aprobación y el desembolso de pagos los componentes del convenio
• Realizar ajuste al presupuesto con referencia a estado de cajas y COAs (confirmation of accounting) para los contratos, seguimiento a presupuestos, ingreso de recursos; seguimiento a apropiaciones presupuestales, estados de caja, seguimiento a calendarios de pagos. Elaborar revisiones presupuestales cuando sea requerido.
• Realizar seguimiento operativo al proyecto y los contratos derivados del mismo (incluyendo seguimiento a productos y tiempos de entrega establecidos en las contrataciones del proyecto).
• Realizar seguimiento a las órdenes de compra (Purchase Order - PO) generadas por el proyecto, tramitando el cierre oportuno.
• Garantizar la correcta programación y manejo de los recursos de gastos operativos y adelantos asignados del proyecto.
• Apoyar al equipo del proyecto para que la documentación técnica y financiera de los convenios con organizaciones socias/contrapartes y donantes se encuentre completa y en el archivo general.

Gestionar las actividades financieras del componente de Formación para el trabajo del proyecto, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

• Llevar registro y control contable y financiero de cada una de las actividades del proyecto
• Preparar la documentación financiera relacionada del proyecto, que sea pertinente para las auditorías.
• Brindar acompañamiento y seguimiento a las Auditorías realizadas al Proyecto.
• Apoyar al equipo para garantizar la correcta programación y manejo de los recursos de gastos operativos y adelantos asignados a los componentes del proyecto.
• Elaborar los planes de adquisiciones y desarrollar procesos de compras de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD.
• Garantizar el control de calidad de los procesos y procedimientos administrativos, adquisiciones, licitaciones, consultorías y contratos de servicios, entre otros.
• Realizar los procesos de contratación de personal de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD.
• Mantener al día y en orden el archivo del proyecto conforme a las normas y procedimientos del PNUD.

Apoya el desarrollo de acciones del proyecto centrándose en:

• Apoyar a la coordinación del proyecto con la recepción y organización de la información.
• Responder dudas, requerimientos, y dar seguimiento a temas relacionados con asuntos administrativos y financieros de los proyectos asignados.
• Asegurar el cumplimiento de los procesos administrativos y financieros bajo las normatividades y políticas del PNUD.


Además de lo anterior, a los Voluntarios se les insta a integrarse al mandato del programa de Voluntarios de Naciones Unidas (VNU) en el marco de su asignación y promover la acción voluntaria a través de la integración en las comunidades en el desarrollo de su trabajo. Como tales, los Voluntarios de la ONU deben dedicar parte de su tiempo de trabajo a alguna de las siguientes actividades recomendadas:

• Fortalecer su conocimiento y entendimiento sobre el concepto de voluntariado por medio de la lectura de publicaciones pertinentes tanto del programa VNU como externas, así como desempeñar un papel activo en las actividades del programa VNU (por ejemplo, en los eventos de conmemoración del Día Internacional del Voluntariado).
• Conocer y desarrollar las formas tradicionales y/o locales de voluntariado en el país anfitrión.
• Proveer reportes de autoevaluación anuales y al finalizar la asignación sobre las acciones de VNU, resultados y oportunidades.
• Contribuir con artículos/críticas de sus experiencias en el terreno y enviarlas a la sede para su inclusión en el sitio web, publicaciones, panfletos/boletines, notas de prensa, etc. del programa VNU.
• Ayudar con el Programa de Mentores para los nuevos Jóvenes Voluntarios de la ONU.
• Impulsar o asesorar a grupos locales en el uso del servicio Voluntariado en Línea del programa VNU o promover el uso del servicio a individuos y organizaciones locales relevantes cuando sea técnicamente posible.