Project/Program Finance and Administrative Assistant - G5

Introduction

Ce poste est à pourvoir au sein du Bureau régional pour l'Afrique (BR-Afrique), situé à Abidjan, en Côte d'Ivoire, notamment dans le cadre du Programme globale sur le développement des compétences et le Bureau régional pour l’Afrique (BR-Afrique). Le BR-Afrique a la responsabilité politique et de gestion globale des opérations du réseau de bureaux de pays de l'OIT et des équipes d'appui technique au travail décent (EAT) dans la région africaine, en fournissant des orientations stratégiques et un soutien à la promotion des principes et des politiques de l'OIT.

Par le biais du Programme globale sur le développement des compétences de l'OIT, le Service des compétences et de l'employabilité soutient la mise en place et l'amélioration des systèmes de développement des compétences qui offrent une formation adaptée aux besoins du marché pour tous, conformément à la stratégie de l'OIT sur les compétences et l'apprentissage tout au long de la vie 2030. Le Programme global sur le développement des compétences fournit un soutien coordonné et renforcé aux mandants de l'OIT en vue (a) de développer et de mettre en œuvre des compétences adaptées au marché et des écosystèmes d'apprentissage tout au long de la vie et (b) de mettre en œuvre des solutions innovantes et évolutives pour former, recycler et perfectionner les personnes de tous âges. En outre, les conflits et les catastrophes entraînent des répercussions directes et durables sur le monde du travail. Les conflits et les catastrophes ont des répercussions directes et durables sur le monde du travail. À la suite d'un conflit ou d'une catastrophe, le travail décent est souvent considéré comme une priorité secondaire, alors qu'il peut être la clé de la résolution de nombreux facteurs de conflit et contribuer au rétablissement de la paix et de la résilience. L'emploi et le travail indépendant permettent aux femmes et aux hommes touchés par un conflit ou une catastrophe de se doter de moyens de subsistance durables ; le soutien au secteur privé est donc essentiel pour faciliter un redressement inclusif.

Les activités qui appuient les pays en situation de fragilité répondent aux objectifs du programme d’action prioritaire de l'OIT sur les pays en situation de crises. Le programme vise à promouvoir la justice sociale à travers les emplois, le développement de compétences, le développement de l’entreprise, le dialogue social et la protection sociale au service de la paix et de la résilience.

En tant que membre de l’équipe, le(la) titulaire fournit un ensemble de services spécialisés d’appui financier et administratif, dans un souci d’efficience, d’efficacité et de service à la clientèle. Le travail nécessite l’utilisation du progiciel de gestion intégré (PGI) de l’Organisation pour traiter les transactions en vue de leur approbation financière et du traitement des paiements. Le(la) titulaire travaille d'une manière pleinement opérationnelle et règle diverses questions opérationnelles, récurrentes ou non, exigeant l’application correcte des règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives financières.
 

Structure hiérarchique

Structure hiérarchique

Le titulaire travaillera sous la supervision de la Spécialiste régionale principale en développement de compétences à Abidjan. Cette supervision est centrée sur la qualité du travail à accomplir et sur le respect des délais. Le(la) titulaire reçoit des instructions et des orientations et dispose d’un degré d’autonomie modéré dans son travail.

Les contacts internes ont lieu avec le personnel de l’unité de travail et visent à échanger des informations liées à la prestation des services et à obtenir des éclaircissements ou des orientations concernant l’exécution des tâches. Les contacts externes ont lieu principalement avec des visiteurs ou des personnes qui appellent le bureau ainsi qu'avec des participants à des réunions. Ils visent à leur fournir des renseignements d’ordre général ou à les aiguiller vers la personne compétente.
 

Fonctions et responsabilités essentielles

1.    Tenir à jour les documents financiers relatifs au projet et les systèmes de suivi en vue d’enregistrer et de faire concorder les dépenses, soldes, paiements, états et autres données aux fins des transactions et des rapports quotidiens. 

2.    Apporter un appui à la gestion administrative globale, effectuer des tâches administratives, fournir des avis et orientations au personnel sur les procédures, pratiques et processus administratifs. Apporter un appui aux missions et activités liées aux projets, y compris la préparation des budgets, la coordination des voyages des fonctionnaires et des participants aux diverses activités du projet, le recrutement et la rétribution des intervenants et la prise de notes lors des réunions/séminaires.

3.    Compiler et préparer la documentation générale et des tableaux en vue des séances d’information et de révision en sélectionnant et en consolidant les données et les informations pertinentes sur les activités liées au projet. Vérifier que les communications sortantes sont exactes et conformes aux procédures établies, avant leur signature par le/la supérieur(e) hiérarchique.

4.    Vérifier, réviser, traiter et préparer tous les documents, y compris les contrats, et s’assurer de l’exactitude et de la précision aux fins des approbations financières et des paiements.

5.    Préparer, de sa propre initiative, les courriers pour vérifier les données, répondre aux questions et assurer le suivi nécessaire avec le personnel du projet et du BIT, les consultants et les homologues. Appeler l’attention des fonctionnaires concernés sur les questions nécessitant une attention immédiate.

6.    Examiner les rapports financiers des partenaires d’exécution du projet et demander des informations supplémentaires à leur sujet, en veillant à ce que ces rapports respectent les règles de l’OIT avant de les soumettre à l’unité chargée des finances. 

7.    Classer et assigner les codes budgétaires, vérifier et traiter les demandes de paiements, vérifier les bordereaux, les prix et les factures au titre du versement d’indemnités.

8.    Fournir au personnel de projet et aux consultants un appui administratif et financier et des conseils sur les paiements, les droits, les demandes de remboursement de frais de voyage et les autres exigences comptables et financières.

9.    Consulter l’unité chargée des finances et l’équipe chargée du projet sur les règles, règlements et procédures et informer le personnel du projet, les partenaires et les consultants des procédures et pratiques nouvelles ou révisées.

10.    Préparer les rapports récurrents comme prévu et aider à la préparation de rapports spéciaux pour la communication d’informations aux donateurs, la préparation des budgets, les audits ou d’autres raisons.

11.    Calculer et compiler des estimations de coûts et participer à l’élaboration d’analyses et de projections budgétaires, selon les besoins.

12.    Fournir un appui, si nécessaire, dans la préparation et l’organisation des ateliers et des réunions du projet.

13.    Organiser les réunions et les rendez-vous internes et externes. Prendre des notes et/ou rédiger des procès-verbaux lors des réunions.

14.    S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.
 

Qualifications requises

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires. Un diplôme en comptabilité et/ou finances et dans le domaine administratif serait un atout.

Expérience

Au moins cinq ans de travail financier et administratif, avec des responsabilités croissantes.

Langues

Excellente maîtrise du français. La connaissance pratique de l’anglais serait un atout.
 

Compétences

• Connaissance et compréhension d’un ensemble complexe de règles, directives et procédures financières et administratives. 
• Connaissance des procédures propres à l’organisation en matière de préparation de documents et de formulaires administratifs ainsi que pour la création et la tenue à jour des systèmes de classement. 
• Bonnes facultés d’analyse. 
• Aptitude à raisonner et à faire preuve de discernement.
• Aptitude à tenir des registres financiers et à préparer des rapports et des états comptables.
• Sens des responsabilités et aptitude à prêter attention aux détails. 
• Aptitude à traiter avec discrétion les questions confidentielles. 
• Attitude éthique irréprochable. 
• Maîtrise des logiciels informatiques (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) et capacité à utiliser d’autres logiciels requis par le Bureau (IRIS, par exemple). 
• Aptitude à évaluer le courrier et les demandes de renseignements afin de décider de la marche à suivre.
• Aptitude à répondre correctement aux demandes de renseignements liées au travail. 
• Aptitude à obtenir les services d’autres unités de travail internes ou externes pour l’exécution de certaines tâches. 
• Aisance dans la communication orale et écrite. 
• Aptitude à travailler seul et en équipe. 
• Faculté d’organisation. 
• Aptitude à faire preuve de tact et de diplomatie dans les contacts avec des tiers. 
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement sensible aux considérations de genre.