Asociado/a Ejecutivo/a

El PNUD trabaja en unos 170 países y territorios, ayudando a erradicar la pobreza, reducir las desigualdades y la exclusión, y fomentar la resiliencia para que los países puedan mantener el progreso. Como organismo de desarrollo de las Naciones Unidas, el PNUD desempeña un papel fundamental para ayudar a los países a alcanzar los Objetivos de Desarrollo Sostenible. El personal del PNUD está unido por un propósito común: ayudar a los países y comunidades de todo el mundo; y perseguir vidas pacíficas y prósperas, vividas en armonía con el planeta.

PNUD Guatemala, de acuerdo con las prioridades estratégicas acordadas en el Documento de Programa de País (DPC) para el período 2022-2025 es la organización de las Naciones Unidas que contribuye a los esfuerzos nacionales hacia un desarrollo sostenible, resiliente, equitativo e inclusivo, utilizando un enfoque participativo e innovador. Esto ha implicado un aumento de las alianzas con socios de cooperación, dentro del Sistema de Naciones Unidas y con instituciones nacionales y locales, y con redes de la sociedad civil y comunidades.

Las prioridades estratégicas del PNUD son:

• Instituciones fuertes: El PNUD brinda apoyo técnico a mecanismos de coordinación interinstitucional liderados por instituciones nacionales en gabinetes sociales y económicos, desarrollo rural integrado y alianzas de ciencia y tecnología. Trabaja en la promoción de la innovación en el uso de la tecnología, la generación de datos, el desarrollo de sistemas de información y el análisis de género para fortalecer la toma de decisiones basada en evidencias a nivel nacional y local.
• Paz, seguridad y justicia: El PNUD apoya el fortalecimiento de las instituciones estatales que trabajan para aumentar la seguridad ciudadana, el acceso a la justicia y la transformación de los conflictos.
• Fomento de la resiliencia para la adaptación al cambio climático: El PNUD trabaja para fortalecer las plataformas de coordinación interinstitucional e intersectorial para la planificación del desarrollo, la adaptación al cambio climático y su mitigación, la gestión de la biodiversidad y las áreas protegidas, la seguridad alimentaria y la gestión de la reducción del riesgo de desastres.
• Desarrollo socioeconómico sostenible e inclusivo. El PNUD está trabajando para fortalecer el sistema nacional de protección social, utilizando una perspectiva de género y priorizando las vulnerabilidades a las que se enfrentan las personas en situaciones de crisis y choques. Se promueven la coordinación, la colaboración y las alianzas con otras instituciones públicas, el sector privado y las organizaciones de la sociedad civil para una coordinación territorial eficaz y el intercambio regional de mejores prácticas. 

Deberes y Responsabilidades 

El/la Asociado/a Ejecutivo/a brindará apoyo en las siguientes tareas:

1. Proporcionar apoyo administrativo a la Representación: 

• Gestionar de forma eficiente y discreta el calendario diario de la Representación, programando reuniones y coordinando con las partes internas y externas. 
• Organizar y mantener el calendario de viajes y misiones de la Representación, en estrecha coordinación con el equipo de programas. 
• Mantener y actualizar las listas de contactos de la Representación, hacer seguimiento a solicitudes recibidas y asegurar una respuesta oportuna. 
• Organización de reuniones regulares y ad-hoc; preparación de actas y resúmenes de acciones a seguir; seguimiento del progreso de los temas planificados; coordinación con los puntos focales. 
• Filtrar y seleccionar las comunicaciones entrantes, selección de correspondencia saliente, gestión de firmas, autorizaciones. 
• Adherencia a los protocolos y directrices de correspondencia adecuados por parte del equipo de la Oficina cuando se comunique con Gobiernos y otros socios externos. 
• Gestión proactiva de recordatorios y plazos críticos para la Representación, asegurando que los compromisos y fechas importantes sean cumplidos.
• Servir de punto focal para la recepción de briefings previos a reuniones clave, asegurando que la Representación esté completamente preparada con documentos de soporte, antecedentes e información relevante.
• Supervisar la logística y los arreglos de reuniones de alto nivel, asegurando cumplimiento con normas de protocolo y etiqueta profesional.

2. Apoyar a la eficiencia de la oficina principal del PNUD en Guatemala y las comunicaciones internas: 

• Ayudar en la elaboración y mantenimiento de los procedimientos operativos estándar (SOP) para procesos claves del negocio, como la autorización de contratos, gestión de correspondencia, organización de eventos y planificación de misiones. 
• Colaborar en la gestión del sistema de archivo en línea para los documentos formales de la Representación, incluidos contratos firmados, memorandos y registros de compromisos y misiones importantes (agendas, notas para archivo, informes). Asegurar el mantenimiento de material confidencial. 
• Apoyar en la revisión, encaminamiento y seguimiento de la correspondencia entrante y saliente a través del Sistema de Registro de la Oficina. Difusión de la comunicación corporativa e Inter oficina.
• Ayudar en la organización de reuniones de personal y eventos especiales según se requiera.
• Utilizar software corporativo (MS Office) y el sistema de planificación de recursos empresariales del PNUD para llevar a cabo todas las funciones.
• Asegurar la actualización constante del directorio interno de contactos y puntos focales para mantener una comunicación eficiente entre los equipos y contrapartes.
• Desarrollar y actualizar guías prácticas y documentos de referencia rápida para el uso interno en relación con SOPs y otros procesos.
• Coordinar la logística de videoconferencias y reuniones híbridas, asegurando soporte técnico en plataformas corporativas como MS Teams y Zoom.

3. Asistir en el apoyo a la Representación con tareas de programas y coordinación:

• Ayudar en el seguimiento y coordinación del cumplimiento de los compromisos y entregables de la Representación con respecto a las partes interesadas internas y externas, en estrecha coordinación con los equipos de la Oficina. 
• Redacción de correspondencia rutinaria, circulares, notas informativas generales, documentos, informes y actas de reuniones cuando se solicite. Colaborar con traducciones informales de documentos, si se requiere.
• Realizar investigaciones básicas, compilar información y preparar resúmenes breves para la Representación según sea necesario.
• Mantener relaciones laborales sólidas e interfaces con otros equipos dentro de la Oficina de País y socios clave para apoyar las solicitudes de la Representación. 
• Preparar presentaciones y paquetes de reuniones según se necesite.
• Monitorear y reportar el progreso en la implementación de compromisos y plazos establecidos en los programas supervisados por la Representación.
• Proveer resúmenes ejecutivos de documentos extensos para facilitar la toma de decisiones estratégicas por parte de la Representación.
• Coordinar visitas de socios externos y misiones internacionales, incluyendo la preparación de itinerarios y documentos informativos personalizados.
• Participar en reuniones relevantes cuando se requiera, sirviendo como enlace para garantizar una comunicación efectiva entre los equipos.

4. Asegura la facilitación de la construcción y gestión del conocimiento enfocándose en la consecución de los siguientes resultados: 

• Contribuciones sólidas a redes de conocimiento y comunidades de práctica. 
• Organización de capacitaciones para el personal del PNUD sobre coordinación, administración y cuestiones de protocolo. 
• Promover la documentación de buenas prácticas y lecciones aprendidas derivadas de las operaciones de la Representación, compartiéndolas a través de plataformas corporativas.
• Coordinar talleres internos para fomentar el desarrollo de habilidades relacionadas con las responsabilidades del cargo (gestión de agenda, protocolo, etc.).

5. El titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.

Acuerdo Institucional

El/la Asociado/a Ejecutivo/a trabaja en estrecha colaboración con la Sede, los equipos de Programa, Operaciones, así como con las agencias de la ONU y las autoridades nacionales, para asegurar el flujo eficiente de información, la ejecución de instrucciones y la coordinación de agendas. 

Bajo la guía y supervisión del/la Representante Residente y Representante Residente Adjunto/a, el/la Asociado/a Ejecutivo/a brinda apoyo a las operaciones de la oficina realizando una variedad de procesos administrativos, asegurando alta calidad y precisión en el trabajo, manteniendo la plena confidencialidad de todos los aspectos del cargo, mantenimiento de procedimientos protocolarios, gestión de flujo de información y el seguimiento de plazos y compromisos establecidos. 

Competencias

Experiencia y Habilidades 

Educación: 

• Título de Educación Secundaria (Media/Nivel Diversificado) es requisito; 
• Estudios Universitarios (Título Universitario – Licenciatura) en Negocios o Administración de Empresas, Administración Pública, Relaciones Internacionales o carreras afines será considerado favorablemente, pero no es un requisito.

Experiencia Laboral: 

• Mínimo Seis (6) años (con Educación Secundaria) o 3 años (con Título Universitario-Licenciatura) de experiencia administrativa y asistencia técnica/ejecutiva o de dirección a nivel nacional o internacional. 

Idiomas requeridos: 

• Fluidez en idioma español
• Fluidez en idioma inglés

Habilidades y competencias: 

Requeridas

• Experiencia en el uso de computadoras, paquetes de software (MS Word, Excel, entre otros) y correo electrónico/internet; familiaridad con la gestión de bases de datos y equipos tecnológicos de oficina.
• Manejo de sistemas de videoconferencia y colaboración: Uso experto de plataformas como Zoom o Microsoft Teams, incluyendo gestión de eventos virtuales.

Deseables

• Experiencia trabajando en Naciones Unidas u otro organismo internacional de desarrollo. 
• Conocimiento y capacidades de redacción, formulación e información. 
• Habilidades orales y escritas. 
• Conocimiento básico de protocolo y relaciones diplomáticas: Familiaridad con normas de etiqueta para tratar con altos funcionarios y socios externos.