Appui à la gestion de projet-adjoint.e

Sous la supervision du Chef de projet, le/la Appui à la gestion de projet-adjoint.e aura les attributions suivantes

1. La mise en œuvre du projet 

• Maintenir les dossiers du projet, notamment les rapports de projet internes et externes

• Informer le Chef de projet de tout écart par rapport au plan

• Relever et gérer les risques en collaboration avec le Chef de projet

1. La gestion des finances et des achats

• Tenir à jour et classer tous les documents financiers du projet à des fins de vérification et d’examen

• Assurer la saisie exacte des données dans le progiciel de gestion intégré de l’UNOPS

• Assurer le suivi des dépenses et du budget du projet ainsi que de l’ensemble des procédures administratives conformément au plan de travail

• Appuyer le chef de projet dans la traitement les paiements directs et les demandes de paiement anticipé, et dans la préparation des révisions budgétaires du projet

• Appuyer le chef de projet dans l'élaboration des rapports financiers en adoptant des contrôles financiers et des modèles de rapport conformes aux exigences de l’UNOPS

• Soutenir le Chef de projet en assurant le suivi des budgets et de la trésorerie, et rendre compte des obligations relatives aux dépenses afin d’assurer le respect du calendrier

• Appuyer le chef de projet dans l’analyse des rapports financiers des 3 partenaires de mise en œuvre, leurs états des dépenses et initier les décaissements

• Avertir le chef de projet de tout déficit financier ou de dépenses excessives

• Proposer des révisions budgétaires et prendre les mesures correctives, si nécessaires

1. Le suivi et l’élaboration de rapports

• Participer activement à la préparation de rapports et de documents de projet en assistant le chef de projet

• Tenir à jour et classer les documents du projet et les autres documents de soutien

• Gérer les dossiers suivants: registre d’assurance de la qualité, registre de configuration et tous les autres registres et dossiers indiqués par le chef de projet

• Soutenir le chef de projet en assurant la gestion des éléments suivants : i. Dossier électronique; ii. Documents se rapportant aux achats, aux ressources humaines et aux finances, conformément aux exigences de la directive organisationnelle no 12.

• Gérer la compilation, la consolidation et l’analyse des données utiles à la mission

• Assister le chef de projet dans la préparation des rapports d’achèvement du projet et assurer le respect des obligations contractuelles.

1. La coordination et la gestion des parties prenantes et des communications

• Assister le chef de projet dans la coordination et la gestion des communications.

• Entretenir des relations solides avec les organisations non gouvernementales (ONG) internationales partenaires de mise en œuvre, et avec le secrétariat du FONARED afin de faciliter la mise en œuvre des activités et d’améliorer la qualité et la pertinence des données et analyses.

• Selon les besoins, participer à des rencontres avec les ONG et autres parties prenantes.

• Participer à des mission de suivi sur le terrain.

• Un Baccalauréat avec 6 d’experience professionnel est exigé.  

•  2 Années d'expérience pour les candidats titulaires d’un diplôme de Licence ou un Bachelor en Gestion publique, administration publique, finances, économie, gestion de projet, relations internationales ou autre discipline pertinente est exigé.

• Avoir une maîtrise en Gestion publique, administration publique, finances, économie, gestion de projet, relations internationales ou autre discipline pertinente est un atout

• Avoir au moins Six  (6) années d’expérience professionnelle dans la gestion de projet, la gestion des opérations, axée sur le suivi, la gestion financière et  budgétaire, le reporting et la coordination est exigé.

• L'expérience et la connaissance démontrée des règles et des procédures de l'ONU en matière d'approvisionnement, de finance, de gestion des ressources humaines et de règles et règlements administratifs seront un atout

• Une expérience en gestion de Fonds ou de contribution financière serait un atout

• Parfaite maîtrise du Français. Connaissance de l’Anglais est souhaitable