Administration Associate

Background

Job Purpose and Organizational Context

Sous l’autorité générale du Directeur Pays Adjoint/Opérations et la supervision directe du Procurement and General Administration Specialist, l’Administration Associate s’assure de l’efficacité et de la transparence de l’utilisation des ressources administratives et logistiques et de l’intégrité des services administratifs et logistiques fournis par le bureau. Il/Elle favorise une approche de collaboration axée sur le client compatible avec les règles du PNUD.

Il/Elle travaille en étroite collaboration avec les équipes des Opérations, du Programme pays et des Projets au niveau pays et les agences des Nations Unies, en vue des échanges d’informations et assurer une prestation cohérente des services.

Duties and Responsibilities
Sous la direction et la supervision directe du responsable du DRRO, du responsable des opérations ou du spécialiste des achats, l’Administration Associate veille à l'exécution de services et de processus d'achat efficaces, efficients et transparents. L’Administration Associate assure l'exécution de services et de processus d'acquisition efficaces, efficients et transparents au sein du CO. Il/Elle peut superviser et/ou diriger le personnel de soutien de l'unité d'approvisionnement du CO. Il/elle promeut une approche axée sur le client, la qualité et les résultats au sein de l'unité.
Il/elle travaille en étroite collaboration avec les équipes chargées des opérations, des programmes et des projets au sein du bureau de pays, de la région et du siège du PNUD du bureau de pays, de la région et du siège du PNUD, ainsi qu'avec les fournisseurs, afin d'échanger des informations et de résoudre des problèmes complexes liés à la passation de marchés complexes liées à la passation de marchés.

Le PNUD adopte une approche de portefeuille afin de répondre à l'évolution des besoins des entreprises et de tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques.
Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler au sein d'unités, de fonctions, équipes et projets au sein d'équipes pluridisciplinaires afin d'améliorer et de permettre la collaboration horizontale.

Sous la supervision directe du Procurement and Admin Associate et la supervision générale du Procurement and Administration Specialist, l’Administration Associate exécutera les tâches suivantes :
1.)    Assurer la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, avec pour objectif d’atteindre les résultats clés suivants
    •    Conformité des activités de l’administration avec les règles et règlements des Nations Unies et les politiques, procédures et stratégies du PNUD ;
•    Contribution à l’établissement du processus de travail de l’administration du Bureau pays et élaboration des procédures standards de fonctionnement (SOPs) dans le cadre de la gestion de l’administration, en collaboration avec le superviseur direct ;
•    Préparation du plan de travail axé sur les résultats.
•    Bonne maitrise de l’outil de gestion du bureau quantum et Unall
2.)   Assurer un soutien administratif efficace, avec pour objectif d’atteindre les résultats clés suivants :
    •    Organisation et coordination des expéditions et dédouanements ;
•    Organisation des opérations de transit ;
•    Coordination des arrangements des voyages. l’Administration Associate assume les fonctions d’Acheteur dans Quantum pour la préparation des bons de commande des voyages et autres frais administratifs;
•    Préparation des bons de commande sur base des réquisitions et autorisations nécessaires, en vue du retrait des billets au moment opportun;
•    S’assurer que les billets de voyage sont achetés conformément aux règles et procédures du PNUD ainsi que dans le respect des LTAs conclus avec les agences de voyages ;
•    Organisation des procédures d’achat, comprenant la préparation des demandes de pro forma (RFQs), d’appels d’offres (ITBs), les demandes des propositions (RFPs), la réception des offres, des soumissions ou des propositions et leur évaluation préliminaire. Préparation des bons de commande sur quantum ;
•    Organisation efficiente des retraites, conférences et ateliers/séminaires, nationaux, régionaux et internationaux (coordination administrative, logistique et financière) ;
•    Coordination des enquêtes sur les mises à jour des DSA, l’identification des agences de voyage et autres enquêtes administratives, ainsi que l’évaluation de l’organisation des services communs ;
•    Publication mensuelle des DSA et taux de change tirés des sites appropriés du Siège et Intranet ;
•    Coordination des questions de protocole, d'enregistrement du personnel, la coordination avec les autorités locales sur l'espace et les autres questions administratives ;
•    Elaboration des notes verbales de demande de visa, d’exonération, d’immatriculation et en assurer le suivi auprès du Ministère concerné ;
•    Supervision de l’accueil des visiteurs et voyageurs du Bureau et des agences et assurer les réservations d’hôtels ;
•    Sollicitation de l’émission et suivi du renouvellement des laissez-passer du personnel ;
•    Supervision des services de nettoyage ;
•    Coordination du service des transports, entretien régulier des véhicules et mise à jour des assurances ;
•    Vérification et certification du carnet de bord du véhicule et de la consommation quotidienne de carburant, mise à jour du rapport de maintenance du véhicule ;
•    Signalement rapide et enquête sur les cas d'accidents des véhicules, détérioration, perte ou vol d’objets ;
•    Recherche et récupération des données statistiques provenant de sources internes et externes, la préparation des tableaux statistiques, des tableaux et des rapports ;
•    Partant des demandes d’immatriculation, assurer la mise à jour de la base des données logistiques sur les véhicules du PNUD et le recyclage des plaques ;
•    Préparation des rapports sur les coûts des voyages du Bureau, à soumettre au Siège ;
•    Suivi des différents paiements avec le service des Finances ;
•    A travers l’OMT, contribuer à l’harmonisation des règles et procédures des agences UN (dans le domaine de R&R, utilisation des services des agences de voyage, etc.).
3.) Fournir un support adéquat à l’approvisionnement et à la gestion des actifs, et Gérer efficacement les processus d’achats des services et recrutement des Consultants (IC), avec pour objectif d’atteindre les résultats clés suivants : 
    •    Coordination de la gestion des actifs au Bureau pays, préparation et présentation des rapports des inventaires, dans les délais requis ;
•    Coordination de la mise à disposition des fournitures de bureau de qualité ;
•    Mise en place de rosters de prestataires et d’une base de données active des fournisseurs agréés.
•    Publication, sur le site, des annonces des postes (Individual Contract);
•    Organisation des processus de sélection, en conformité avec les règles et procédures y afférents ;
•    Etablissement des contrats IC.
4.) Fournir des services de gestion Web et un support efficace au contrôle administratif et financier, Garantir la mise en œuvre de la stratégie et utilisation des outils d’E-Procurement, Quantum et Gestion des contrats 
    •    Tenue des registres de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses ;
•    Confirmation de la disponibilité des fonds avant la revue du superviseur ; création des Vendor dans le système Atlas ;
•    Maintien de l'exactitude des données dans la base des données, les programmes de contrôle ; l'analyse des résultats et l'initiation des actions correctives, si nécessaire ;
•    Coordination des modalités de recouvrement des coûts des locaux/services communs
•    Préparation à temps, dans le système Atlas, des factures de recouvrement des coûts pour les services rendus par le PNUD à d’autres Agences et projets ;
•    Contrôle approprié des documents de support des fonds et des activités ;
•    Mise à disposition des informations en vue des audits.
•    Mise en œuvre processus de sélection et des évaluations des fournisseurs. 
•    Elaboration des contrats dans le système électronique 
•    Mise à jour périodique et suivi de la situation des contrats de services, biens et travaux 
•    Développement et mise à jour période de l’outil de planification des Achats (UNall &Quantum)
5.)  Fournir des services communs adéquats:

    •    Maintenance des services communs/gestion de l'espace des bureaux, pour assurer les activités intégrées en matière de services et de mise en œuvre commune de la réforme des Nations Unies.
 

Le titulaire exécute d'autres tâches relevant de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.
Responsabilités en matière de supervision et de gestion : N/A

Required Skills and Experience

Education
•    Diplôme de fin d’études secondaires est requis ;
•    Un diplôme universitaire en administration des affaires, administration publique, finance, économie ou équivalent sera pris en considération, mais il n'est pas obligatoire.
•    Le niveau 2 du CIPS est requis pour ce poste. Si la certification n'est pas disponible au moment du recrutement, elle doit être obtenue dans un délai d'un an.
Experience, Knowledge, and Skills

•    Un minimum de 6 ans (avec un diplôme de fin d'études secondaires) ou de 3 ans (avec un diplôme de Licence) d'expérience professionnelle pertinente et progressivement responsable en Administration est requis au niveau national et international.
•    Une expérience de la passation de marchés de biens et de services dans les Nations Unies/ONG International serait un avantage.
•    Une bonne maitrise des ERP tels que quantum et UNall serait un atout
•    Expérience dans les acquisitions est un atout ;
•    Expérience de travail dans le système des Nations Unies ou ONG international est un atout ;
•    Expérience dans l'utilisation d'ordinateurs et de progiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) et connaissance avancée des systèmes de gestion basés sur l'internet, tels que les systèmes quantum et Unall est requise.
•    Expérience dans l’organisation des opérations de transit serait souhaitable.
Language Requirements

•    Maîtrise du Français est requise;
•    La maîtrise de la langue nationale (wolof) est requise.

Competencies

Core 
Atteinte des résultats
    NIVEAU 1 : Planifie et contrôle son propre travail, fait attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais.
Penser de façon innovante
    NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout les problèmes de manière pragmatique, apporte des améliorations
Apprendre en permanence
    NIVEAU 1 : Ouvert d'esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande un retour d'information
Adapter avec agilité    NIVEAU 1 : S'adapte au changement, gère de manière constructive l'ambiguïté/l'incertitude, est flexible
Agir avec détermination    NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de s'exprimer calmement face à l'adversité, confiant
Engagement et Partenariat
    NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion/compréhension à l'égard des autres, établit des relations positives
Permettre la diversité et l’inclusion
    NIVEAU 1 : Appréciation/respect des différences, conscience des préjugés inconscients, lutte contre la discrimination

Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies) 
Thematic Area    Name    Definition
Procurement    Sourcing    Capacité à trouver, évaluer et engager des fournisseurs de biens et de services
Procurement    Analyse Financière    Connaissance de l'évaluation des entreprises, des projets, des budgets et d'autres transactions financières afin de déterminer leur performance et leur adéquation.
Procurement    Gestion des achats    La capacité d'acquérir des biens, des services ou des travaux auprès d'une source extérieure.
Procurement    Gestion des parties prenantes    Capacité à travailler avec des informations incomplètes et à équilibrer des intérêts divergents afin de créer de la valeur pour toutes les parties prenantes.
Gestion d'entreprise    Satisfaction et gestion des clients    •    Capacité à réagir de manière opportune et appropriée avec un sens de l'urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions de qualité dans les délais impartis afin de répondre aux besoins réels des clients et de les comprendre. 
•    Contribuer à l'élaboration de la stratégie de service à la clientèle 
•    Rechercher des moyens d'apporter une valeur ajoutée au-delà des demandes immédiates des clients
•    Être capable d'anticiper les besoins et les préoccupations à venir des clients.
Gestion d'entreprise    Gestion du risque    Capacité à identifier et à organiser des actions visant à atténuer et à gérer les risques de manière proactive.
Gestion d'entreprise    Communication    •    Aptitude à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant à l'écrit qu'à l'oral ; à adapter les messages et à choisir les méthodes de communication en fonction de l'auditoire.
•    Capacité à gérer la communication interne et externe, par le biais des médias, des médias sociaux et d'autres canaux appropriés.

 

VI. Keywords
•    Passation de marchés et approvisionnement dans le secteur public
•    Gestion des parties prenantes 
•    Suivi des bons de commande et des contrats 
•    Évaluation des fournisseurs 
•    Meilleur rapport qualité-prix

Le CIPS 2 est hautement souhaitable pour ce poste et les candidats qui occupent ce niveau au moment de la demande auront un avantage distinct. Si la certification souhaitée n’est pas disponible au moment du recrutement, elle doit être obtenue dans l’année suivant le recrutement. Les candidats titulaires d’une certification CIPS à un niveau inférieur au moment de la demande auront un avantage proportionnel

Disclaimer