Analyste à l’Administration et aux Finances

Job Purpose and Organizational Context

En vue de la mise en œuvre du Plan d’Investissement Réduction des Emissions dues à la Déforestation et à la Dégradation des Forêt, le PNUD est en train de mettre en œuvre le Programme Intégré REDD+ (PIREDD+)dans l’Ex grande Province Orientale notamment les 3 provinces de Bas-Uélé, Ituri et Tshopo couvertes par le PIREDD Oriental (PIREDD-O) et la province de Haut Uélé couverte par le PIREDD Haut Uélé (PIREDD-HU).

Le PIREDD-HU en couvrant la periode de 2022-2026, a été formulé sur la base d’une approche participative, aprés plusieurs interactions impliquant plusieurs parties prenantes. Le PIREDD-HU est financé par l’Agence coréenne de coopération internationale (KOICA) à hauteur de 8 millions USD.

Il vise à réduire la déforestation et la dégradation des forêts et à améliorer durablement les revenus des communautés locales y compris les peuples autochtones, les femmes et les jeunes dans les zones cibles de la province du Haut-Uélé.

Le programme proposé interviendra à trois niveaux :
(i)    Niveau local : pour favoriser une gestion durable des ressources naturelles et organiser l’espace de vie des communautés locales ;
(ii)    Niveau provincial : pour développer le cadre institutionnel qu’il faut pour mettre en œuvre des politiques d’aménagement du territoire et de la décentralisation ; et
(iii)    Niveau des Entités Territoriales Décentralisées et des Territoires : pour une articulation et une cohérence entre les orientations provinciales et les besoins de développement socioéconomiques des communautés à la base.

Pour ce faire, le programme retient 3 Territoires : Rungu, Wamba et Watsa. Au sein des territoires, les interventions couvriront 12 chefferies / secteurs et 72 terroirs villageois.

Les interventions du programme comprennent :
    La structuration et le renforcement des capacités des structures de concertation multi-acteurs et multisectorielles ;
    L’appui au développement de plans concertés d’usage des terres et des ressources ;
    La mise en œuvre transparente des interventions REDD+ ;
    L’amélioration de la prévalence des méthodes de contraception modernes dans ces zones ;
    Une meilleure compréhension des dynamiques démographiques.

Pour assurer les tâches administratives et financières liées à la mise en œuvre effective du programme, le bureau du PNUD en RDC recrute un(e) Analyste à l’Administration et aux Finances. Les présents termes de référence décrivent les fonctions et responsabilités ainsi que les compétences et les qualifications requises.

Duties and Responsibilities

L’Analyste à l’Administration et aux Finances assumera les responsabilités et fonctions suivantes :

1)    Gérer le processus d’approvisionnement   du projet:
•    Gérer les contrats de consultants et partenariats, et préparer et actualiser une liste de tous les contrats pour leur déroulement optimal ;
•    Préparer et suivre le plan d’approvisionnement hors Quantum ;
•    Faire le suivi des commandes de fournitures et matériels
•    Préparer les missions de terrain pour le personnel du projet.

2)    Gérer les correspondances administratives du projet :
•    Préparer et rédiger les correspondances relatives aux affaires courantes du projet ; 
•    Assurer le traitement quotidien du courrier, la saisie des rapports et documents de travail, ainsi que la reproduction des documents.
•    Participer a la formation et au partage des connaissances

3)    Créer et gérer un système d’archivage   du projet
•    Archiver et classer les documents de travail ainsi que les documents de base du projet ;
•     Contribuer à la préparation des audits et évaluations du projet ;
•    Prendre des notes et dresser des rapports et minutes de réunion.

4)    Appuyer à la préparation et la gestion du budget du projet :
•    Appuyer dans la préparation du budget estimatif du projet
•    Effectuer les révisions budgétaires dans Quantum et les soumettre à l’approbation et s’assurer que les révisions sont finalisées par le chef du projet après l’approbation 
•    Installer et gérer le budget du projet dans Quantum
•    Faire le suivi budgétaire du projet dans Atlas
•    Archiver et classer les dossiers des révisions budgétaires ainsi que les pièces y afférentes
•    Préparer les fiches hebdomadaires sur la situation budgétaire du projet
•    Préparer les points et rapports financiers sollicités par les divers partenaires du projet.

5)    Assurer la gestion financière du projet :
•    Initier les requêtes de paiement du projet ;
•    Encoder les paiements dans Quantum ainsi que les requêtes de paiement
•    Assurer le contrôle qualité des pièces justificatives avant d’effectuer les paiements et s’assurer qu’elles sont complètes et sont aux normes requises ;  
•    Procéder à la création de reçus pour les biens et services dans Quantum à la réception des factures ou Certificats de Paiement des consultants ;
•    Créer un système de suivi des dépenses dans Quantum pour s’assurer que les paiements sont complets par les finances dans Quantum et les virements ou chèques établis et payés ;
•    Diligenter la correction des erreurs sur les vouchers non postés, avec budget error, match exception ou non-approuvés ;
•    Assurer la préparation de la partie financière des rapports périodiques pour chaque bailleur et faire des présentations ou mise à jour sur le statut financier du projet ;
•    Sur présentation d’une autorisation de paiement, calculer et initier les paiements des perdiems, les DSA et autres ;
•    Assurer le classement des documents financiers et des demandes de paiement.

Le titulaire exécute d'autres tâches jugées nécessaires au fonctionnement efficace du Bureau et de l'Organisation. 
    
 Institutional Arrangement

L’Analyste à  l’Administration et aux finances travaillera sous la coordination générale du Team Leader de l’Unité de croissance Inclusive et Développement Durable (CIDD) et la supervision directe du Coordonnateur de Projet.

Competencies
    

Core
Obtenez des Résultats :    LEVEL 2:  Développer les solutions et simplifier les processus, équilibrer vitesse et précision dans l'exécution du travail
Pensez de Manière Innovante :    LEVEL 2:  Proposer de nouvelles idées/ouvert à de nouvelles approches, démontrer une pensée systémique/intégrée
Apprendre en Continu :    LEVEL 2:  Sortir de la zone de confort, apprendre des autres et soutenir leur apprentissage
S’Adapter avec Agilité :    LEVEL 2: Adapter les processus/approches aux nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus de changement  
Agir avec Détermination :    LEVEL 2: Capable de persévérer et de gérer simultanément plusieurs sources de pression  
S'Engager et s'Associer :    LEVEL 2:  Est un facilitateur/intégrateur, rassemble les gens, construit/entretient des coalitions/partenariats
Favoriser la Diversité et l’Inclusion :    LEVEL 2:  Faciliter les conversations pour combler les différences, prendre en compte la prise de décision

People Management

UNDP People Management Competencies can be found in the dedicated site.

Cross-Functional & Technical competencies  
Thematic Area    Name    Definition
Business Management    Gestion du Risque    Identifier et organiser les actions visant à atténuer et à gérer les risques de manière proactive
Administration & Operations    Gestion des documents et des dossiers    Gestion globale des documents (matériels ou électroniques) ; politique de registre et de conservation, y compris le stockage et l’archivage
Administration & Operations     Gestion des stocks    Chaque bureau doit s'assurer qu'un nombre suffisant d'articles en stock sont disponibles et doit signaler les articles qui dépassent le seuil de l'entreprise de 5 000 $ et plus.
Administration & Operations    Gestion d'événements (y compris retraites, formations et réunions)    Capacité à gérer des événements, y compris l'identification du lieu, l'hébergement, la logistique, la restauration, le transport et les décaissements en espèces, etc.
Finance    Gestion budgétaire    Capacité à prendre en charge les aspects budgétaires du processus de planification du travail, d'élaboration et de gestion des budgets d'équipe

a)    Personal CV or P11, indicating all past positions held and their main underlying functions, their durations (month/year), the qualifications, as well as the contact details (email and telephone number) of the Candidate, and at least three (3) the most recent professional references of previous supervisors. References may also include peers.
b)    A cover letter (maximum length: 1 page) indicating why the candidate considers him-/herself to be suitable for the position.
c)    Managers may ask (ad hoc) for any other materials relevant to pre-assessing the relevance of their experience, such as  reports, presentations, publications, campaigns or other materials.
 

Disclaimer

Le PNUD n'est pas en mesure de fournir des conseils ou de l'aide pour demander la nationalité américaine. Il est donc conseillé aux candidats de demander l'avis d'avocats compétents en matière d'immigration pour toute demande. 

Informations sur le ROSTER des candidats du PNUD 

Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats dans le cadre de cet avis de vacance de poste.  Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats qui postulent ce poste pour d'autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences en matière d'éducation similaires. 

Non-discrimination 

Le PNUD applique une politique de tolérance zéro à l'égard de l'exploitation et de l'inconduite sexuelles, du harcèlement sexuel et de l'abus de pouvoir. Tous les candidats sélectionnés feront donc l'objet d'une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents, et devront adhérer à ces normes et principes.   

Le PNUD est un employeur qui prône l'égalité des chances et l'intégration et qui ne pratique aucune discrimination fondée sur la race, le sexe, l'identité sexuelle, la religion, la nationalité, l'origine ethnique, l'orientation sexuelle, le handicap, la grossesse, l'âge, la langue, l'origine sociale ou tout autre statut.  

Avertissement en cas d'escroquerie 

Les Nations unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre en rapport avec le processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d'un droit, n'en tenez pas compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, les logos, les noms et les adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé de faire preuve d'une grande prudence lorsque vous communiquez des informations personnelles sur le web.