Asistente Ejecutivo(a) de Director(a) - G6

Marco orgánico

El puesto está adscrito a la Oficina Regional de la OIT para América Latina y el Caribe, ubicada en Lima (Perú). La Oficina Regional asume las responsabilidades políticas y de gestión generales para la promoción de los principios, políticas y prioridades en materia de trabajo decente de la OIT en la región y proporciona apoyo y orientaciones estratégicas a todos los equipos de apoyo técnico a las oficinas en la región.

Objetivo principal

Como miembro del equipo, la persona que ocupe este puesto proporcionará apoyo de nivel superior a la Dirección Regional y tendrá la responsabilidad de ejecutar, completar y controlar la prestación de diversos servicios de apoyo en los ámbitos operacional y administrativo de manera ejecutiva, eficiente, eficaz y orientada al cliente. Desempeñará, con buen juicio profesional, un papel clave al garantizar la transparencia, interpretación y observancia de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices establecidos por la Oficina. También evaluará y propondrá soluciones a situaciones difíciles y aportará ideas innovadoras para mejorar el diseño de los servicios de apoyo operacional y de los procesos correspondientes de la Dirección Regional. Deberá manejar información confidencial y casos sensibles con discreción y confianza.

La persona que ocupe este puesto trabajará bajo la supervisión de la persona a cargo de la Dirección Regional.  Esta supervisión se centrará en facilitar la prestación de los servicios a la Dirección, asegurándose de que se obtienen los resultados acordados y de que la labor se realiza de manera coordinada e integrada con los servicios internos. Las tareas asignadas se llevarán a cabo por lo general con una supervisión mínima, y desempeñará su función con un alto nivel de autonomía y con particular atención al detalle en las tareas de orden operativo. El trabajo se examinará para comprobar la viabilidad de las recomendaciones y la exactitud de los resultados finales. También se examinará la gestión de las cuestiones operacionales complejas y delicadas que exijan la nueva aplicación o la interpretación de políticas o que afecten a otras actividades conexas de la unidad de trabajo.

Relaciones de trabajo

A nivel interno, estará en contacto con el personal, directores, directoras y responsables de las oficinas de la región, de los lugares donde se realizan proyectos y de la sede, a fin de realizar coordinaciones y proporcionar apoyo y orientaciones operacionales para la prestación de servicios y la resolución de cuestiones complejas de conformidad con la normativa aplicable. La persona que ocupa este puesto mantendrá contactos con el equipo de Especialistas Regionales, así como con diversas unidades orgánicas de la región y la sede, para coordinar las actividades vinculadas a la Dirección Regional, establecer un orden de prioridad y darles seguimiento.

A nivel externo, estará en contacto principalmente con sus homólogos en organismos de las Naciones Unidas, otras organizaciones internacionales, organizaciones nacionales empresariales y sindicales, así como organizaciones no gubernamentales, embajadas, misiones permanentes y autoridades competentes para asegurar la coordinación y el seguimiento de las cuestiones pendientes o para obtener aclaraciones, proporcionar orientaciones sobre las prácticas y procedimientos de la Oficina y resolver cuestiones de tipo administrativo. También mantendrá contactos con los proveedores de servicios para ultimar las cuestiones pendientes.

Funciones y responsabilidades fundamentales

1.    Proporcionar y/o coordinar una serie de servicios de apoyo de oficina y administrativos, para ayudar al/a la Director/a a asegurar el funcionamiento fluido de la Oficina. Mantenerse informado/a de los eventos y actividades importantes de la Oficina e informar al personal interesado. 
2.    Actualizar y llevar la agenda del/de la Director/a. Filtrar y programar sus citas en función del grado de urgencia y de prioridad. Coordinar las peticiones de visitas de alto nivel y establecer programas de información. Recibir a los visitantes y responder a las consultas en persona, por teléfono y por correo electrónico en los plazos debidos. 
3.    Analizar, gestionar y controlar distintos tipos de correspondencia y documentación, incluidas las de índole confidencial y delicada, y señalar de inmediato a la atención del/de la Director/a las cuestiones importantes. Redactar notas y respuestas a consultas que requieran investigación y comprensión de las áreas administrativas, operacionales y programáticas. Preparar y/o examinar la correspondencia y darle el visto bueno para la firma del/de la Director/a, asegurándose de la exactitud de la información y de que cumplen la normativa aplicable.
4.    Coordinar la preparación de una serie de documentos e información que abarquen cuestiones políticas y de gestión y diversos ámbitos técnicos de la OIT para facilitar la labor del/de la Director/a con respecto a la adopción de decisiones estratégicas y la presentación de informes sobre las actividades de la OIT. Determinar prioridades y hacer un seguimiento de los plazos con el personal y los responsables concernidos, cuando proceda.
5.    Mantener el contacto con ministros, funcionarios gubernamentales, organizaciones de empleadores y de trabajadores, instituciones nacionales y/o regionales y subregionales, organismos de las Naciones Unidas y otras organizaciones internacionales y miembros de cuerpos diplomáticos, y mantener las listas de contactos correspondientes. 

sección opcional (solo si necesario)

6.    En su calidad de punto focal del sistema de gestión de talentos en la Oficina, apoyar al/a la Director/a con las medidas destinadas a mejorar el cumplimiento de los distintos módulos del sistema, controlar la situación relativa al cumplimiento por parte del personal en la Oficina y hacer un seguimiento con los responsables y el personal concernidos cuando proceda. Proporcionar orientaciones y apoyo de primer nivel, remitiendo las cuestiones más complejas al siguiente nivel, generar informes al respecto y darles seguimiento cuando corresponda.
7.    Llevar el plan de viajes oficiales de la unidad de trabajo. Ocuparse de los trámites de viaje y alojamiento, coordinar los requisitos en materia de visados y seguridad y asegurar el procesamiento oportuno de las transacciones administrativas. Proporcionar orientaciones y asistencia al personal sobre las formalidades relacionadas con las llegadas, partidas y viajes oficiales. Establecer y mantener contactos con sus homólogos en departamentos gubernamentales y con proveedores de servicios externos para facilitar los trámites relativos a los viajes, visados, transporte y otras cuestiones afines. 
8.    Organizar y coordinar reuniones, talleres y otros eventos. Dirigir los servicios de apoyo de secretaría y controlar los trámites administrativos y financieros. Preparar documentos, presentaciones, archivos de información y materiales conexos y llevar un control de su preparación. Redactar actas y hacer un seguimiento de la aplicación de las decisiones. Participar en reuniones y talleres internos y externos en los ámbitos de trabajo asignados.
9.    Mantenerse al día sobre la evolución de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos, directrices y otras novedades de carácter administrativo, y proporcionar orientaciones e impartir formación al personal con miras a desarrollar sus conocimientos.
10.    Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

Requisitos mínimos

Formación

Estudios secundarios completos. Formación en un área relacionada con la administración general y el apoyo de oficina.

Experiencia

Un mínimo de seis años de experiencia laboral en tareas de administración general y apoyo de oficina, proporcionando diversos servicios de apoyo de nivel superior. Experiencia de trabajo con un sistema de planificación de recursos institucionales. 

Idiomas

Excelente dominio del español. Conocimiento práctico de inglés.

Conocimientos y competencias (técnicas/personales)

Buen conocimiento de una serie de áreas operacionales.
Buen conocimiento de programas informáticos (en particular, de procesamiento de textos, hojas de cálculo y creación de presentaciones), por ejemplo, los de Microsoft Office.
Conocimiento de los métodos y las técnicas necesarios para evaluar la calidad y la eficiencia en la ejecución de los procesos.
Conocimiento del carácter sustantivo de los programas y las actividades de la OIT.

Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT [integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientación al cliente, comunicación, orientación al cambio, asumir la responsabilidad respecto del desempeño, orientación a la calidad, colaboración], para este puesto se exigen las competencias siguientes:

Capacidad para adaptarse con rapidez a los nuevos programas y sistemas informáticos. 
Capacidad para coordinar y controlar una amplia gama de actividades operacionales.
Capacidad para buscar, obtener y compilar información de fuentes múltiples. 
Aptitudes de redacción.
Capacidad para coordinar el trabajo del personal de apoyo.
Aptitudes analíticas y capacidad para prestar atención a los detalles. 
Alto grado de discreción y sentido de la responsabilidad para tratar asuntos confidenciales. 
Aptitudes interpersonales, tacto y diplomacia en el trato con otras personas.
Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.