Asistente de Finanzas y Administración

Organizational Context

La Federación Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja (FICR) es la organización humanitaria más grande del mundo con 191 Sociedades Nacionales. Está guiado por su Estrategia 2030, que expresa nuestra visión colectiva y nuestra determinación de avanzar en la lucha contra los principales desafíos a los que se enfrenta la humanidad en la presente década.

La Secretaría de la Federación Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja (FICR) está organizada en grupos empresariales: cinco oficinas regionales, una de las cuales es América. La Oficina Regional de América apoya a las Sociedades Nacionales de América para que aumenten las normas humanitarias y de desarrollo, ayudándolas a seguir siendo relevantes dentro de su país y sostenibles y responsables de sus acciones, guiadas por la implementación de la Estrategia 2030.

La unidad de finanzas de la Oficina de Clúster del Cono Sur ubicada en Buenos Aires, Argentina es responsable de la provisión de servicios financieros de calidad, garantizar la debida implementación de los controles internos, procedimientos y procesos financieros o administrativos. También dicha unidad es responsable de brindar asesoría técnica en la implementación de programas, operaciones y en la prestación de servicios a las Sociedades Nacionales.

La Federación Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja (IFRC) tiene una política de tolerancia cero respecto a conductas incompatibles con los objetivos del Movimiento Internacional de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja, incluyendo la explotación y abuso sexual, el acoso sexual y otras formas de acoso, el abuso de autoridad, la discriminación y la falta de integridad (incluyendo, pero no limitado a, la mala conducta financiera). La IFRC también se adhiere a estrictos principios de protección infantil.

Job Purpose

Esta posición es responsable de proporcionar servicios eficientes y efectivos bajo el contexto de la gerencia financiera específicamente en temas de tesorería, contabilidad y servicios administrativos en la oficina del clúster. Debe asegurar completa adherencia a los procedimientos y regulaciones financieras de la IFRC.

Job Duties and Responsibilities

1. Tesorería

- Asegurarse de que los controles internos adecuados se apliquen bien en la administración de los fondos en caja chica y bancos.

- Gestionar conteos y conciliaciones de la(s) caja(s) al menos cada 15 días asegurándose que los fondos están adecuadamente manejados y registrados en el sistema contable. De igual manera conciliar una vez al mes los bancos y que sus balances coincidan con los registros contables.

- Procesar todos los pagos a tiempo e incluye documentación de respaldo, aprobaciones o validaciones adecuadas.

- Asegurar, con el apoyo del Analista Senior de Finanzas, que hay suficientes fondos disponibles para cumplir con los requisitos de efectivo según indican las previsiones financieras.

- Gestión de pagos en efectivo y cheque.

- Gestión de la plataforma de banca electrónica y relación con el intermediario de divisas.

- Proporcionar información y apoyo oportuno y preciso relacionado con los pagos procesados (recibos, billetes de banco, etc.). 

- Asegurar que la lista de firmas autorizadas esté actualizada siempre.

- Asegurarse de que todas las gestiones con el banco o corredor de divisas se hagan con la mejor efectividad y de forma oportuna.

- Asegurar que todos los pagos en efectivo recibidos como llamadas personales, reembolso de avances operacionales y otros se hayan enviado al banco para depósito a más tardar antes de finalizado el próximo día laborable.

- Proporcionar asistencia al Analista Senior de Finanzas relacionada con el estado de los saldos de efectivo en las diferentes cuentas bancarias de manera oportuna.

- Preparar un flujo de caja mensual y presentarlo al Analista Senior de Finanzas para asegurar la disponibilidad de efectivo de la oficina y proyectos.

- Llevar un control del saldo de caja y bancos. 

- Verificar el progreso de las transferencias enviadas a Sociedades Nacionales o proveedores para confirmar su recepción. Dar seguimiento para asegurar la respuesta de las Sociedades Nacionales.

- Mantener la base de datos actualizada de los proveedores en la plataforma electrónica del banco.

Job Duties and Responsibilities (continued)

2. Contabilidad

- Iniciar el registo contable de todo o tipo de transacciones financieras, incluyendo las que sean relacionadas a banco y cajas, asegurando que estén debidamente sustentadas y aprobadas.

- Apoyar al Analista Senior de Finanzas con las rutinas de cierre de fin de mes de acuerdo con la lista de verificación contable.

- Apoyar en la verificación de la documentación sustento en las rendiciones de las Sociedades Nacionales y personal local o internacional que reciba avances operativos en forma oportuna y a tiempo.

- Mantener conciliados los balances de avances operativos a las Sociedades Nacionales, al personal internacional o local.

- Presentar para el cierre de mes la conciliación firmada por las partes.

- Apoyar al Analista Senior de Finanzas en la solución de cualquier hallazgo o incidencia detectado durante su revisión periódica de la contabilidad.

- Conciliar las partidas del Balance de Comprobación como depósitos de garantía, saldos de cuentas personales, nómina local antes del cierre del mes.

- Dar seguimiento con el personal de los reembolsos de cuentas personales.

- Mantener un sistema de archivo local de todas las transacciones financieras de la oficina y depositarlo en el Archivo Regional de Finanzas mensualmente.

- Brindar asistencia en la recopilación de documentos para fines de auditorías internas y externas.

3. Administración:

- Brindar y respaldar la administración de los servicios de oficina mediante la implementación de sistemas, procedimientos y políticas administrativas, asegurando el cumplimiento de todos los estándares establecidos y la correcta aplicación de los
procedimientos de la Federación.

- Garantizar el funcionamiento adecuado y la gestión eficiente de los servicios generales, apoyando la ejecución de todas las actividades necesarias para asegurar el correcto desarrollo de las operaciones diarias de la oficina, incluyendo, pero no
limitándose a: alojamiento, compras, organización de eventos internos y externos, y otras tareas relacionadas.

- Apoyar al Jefe de la Delegación en el mantenimiento adecuado de la oficina y su operatividad.

- Mantener un stock mínimo para la administración de la oficina.

- Mantener una base de datos actualizada de proveedores de servicios de manera que pueda apoyar en el proceso de selección de servicios para la delegación sin que sea parte de la toma de decisiones.

- Apoyar en la organización de eventos, capacitaciones, reuniones.

- Apoyar al Jefe de la Delegación en el mejor uso posible de los recursos y asegurar reducir los costos sin sacrificar calidad.

Education

Estudios en el área de contabilidad / área relacionada a finanzas o administración (requerida)

Experience

2+ años de experiencia profesional en un departamento de Finanzas o contabilidad (preferida)
2+ años de experiencia en una organización humanitaria (preferida)

Knowledge, Skills and Languages

Conocimientos y Habilidades

- Auto suficiente en sistemas informáticos (por ejemplo, paquete de software de contabilidad, programas de MS Office)- (requerido).

- Excelentes habilidades de comunicación. (preferido).

- Habilidades en el manejo del tiempo. (requerido).

 

Languages

- Hablar y escribir con fluidez en español. (preferido).

- Hablar y escribir con fluidez en inglés. (preferido)

- Buen dominio de otro idioma oficial de la Federación (e.g. francés)- (preferido)