Job vacancy available in French, German and Dutch on the CCNR website www.ccr-zkr.org.

Wie zijn wij?

De Centrale Commissie voor de Rijnvaart (CCR) is een internationale organisatie, gevestigd in Straatsburg en met vijf lidstaten (België, Frankrijk, Duitsland, Nederland en Zwitserland). Onze belangrijkste missie is het waarborgen van de veiligheid en de welvaart van de scheepvaart op de Rijn. Het is een organisatie die innovatie hoog in het vaandel heeft staan om de Rijnvloot in staat te stellen toonaangevend te zijn in het aangaan van de uitdagingen van vandaag, zoals digitalisering, informatietechnologie, vergroening, aanpassing aan klimaatverandering, kwalificaties van personeel, de economische positie van de sector, enz. Buiten de Rijn worden veel activiteiten van de CCR tegenwoordig uitgevoerd in een Europees kader. Het secretariaat van de CCR fungeert ook als secretariaat van het Europees Comité voor de opstelling van standaarden voor de binnenvaart (CESNI). De CCR heeft een internationaal secretariaat van ongeveer dertig personen en wij zijn op zoek naar een drietalige assistent die voornamelijk werkzaam is op het gebied van informatietechnologie en River Information Services.

Functieomschrijving

De digitalisering van de binnenvaart is een van de belangrijkste kwesties waaraan de CCR en CESNI werken. Hierbij wordt gebruik gemaakt van informatietechnologie (IT) zoals River Information Services (RIS). Deze zijn gebaseerd op de Europese standaard voor River Information Services (ES-RIS). De ES-RIS wordt regelmatig bijgewerkt door CESNI en is het onderwerp van de werkzaamheden van de CESNI/TI-werkgroep. Ook de CCR heeft een werkgroep RIS die zich specifiek bezighoudt met de implementatie van RIS op de Rijn.

Als assistent ben je verantwoordelijk voor het beheer van de documenten die nodig zijn om vergaderingen soepel te laten verlopen. Je behandelt documenten proactief, naar gelanghun aard (reglementair of informatief) en hun gevoeligheid. Je bewaakt de levenscyclus van documenten, met een systeem voor beoordeling, archivering, herziening, enz. Tot slot maak je de opzet van bepaalde documenten voor je collega's of redigeer je een eerste ontwerp voor eenvoudige of terugkerende documenten.

Vergaderingen (waaronder rondetafelgesprekken, workshops en hoorzittingen) zijn voornamelijk fysiek of hybride. Je biedt logistieke en ad-hocondersteuning tijdens deze bijeenkomsten, met name door afgevaardigden te verwelkomen. Je bereidt ook de relevante dossiers voor deze vergaderingen voor.

Het werk van de CCR en CESNI wordt uitgevoerd in respectievelijk drie en vier talen. Je bent verantwoordelijk voor het toezicht op en, indien nodig, het uitbesteden van vertalingen. In deze functie bereid je documenten voor op vertaling en wijs je het vertaalwerk toe aan de verschillende vertalers (intern/extern). Bepaalde kleinere documenten vertaal je zelf met behulp van een geautomatiseerde vertaaltool. Nadat de documenten zijn vertaald, controleer je in alle gevallen de vertalingen kritisch, waarbij je het originele document als referentie gebruikt (consistent gebruik van CCR- of CESNI-terminologie, consistente lay-out van de vertaalde documenten, enz.).

Tot slot verwerk je ook documenten die worden geproduceerd in het kader van Europese projecten, zoals het servicecontract met de Europese Commissie voor IT en databases.

Hoe kun jij bijdragen aan onze doelstellingen?

Je bent verantwoordelijk voor het documentenbeheer met betrekking tot de hierboven beschreven activiteiten. Hiertoe werk je nauw samen met en sta je ten dienste van de vertegenwoordigers van de lidstaten die deelnemen aan bovengenoemde organen, die je, naast de door het secretariaat geproduceerde documenten, documenten toezenden die moeten worden verwerkt.

Dankzij je goede talenkennis, je beheersing van Word en het gebruik van terminologie op je werkterrein garandeer je de kwaliteit van de documenten die aan de lidstaten ter beschikking worden gesteld, met inachtneming van de interne procedures. Je ziet erop toe dat de lay-out goed is, in overeenstemming is met de huisstijl en identiek in alle taalversies.

Om je taken succesvol uit te voeren, zoek je ook een goede samenwerking met andere collega's binnen het secretariaat. Je ondersteunt je collega's graag op ad-hocbasis.

Wat moet je meebrengen naar de baan?

• Je hebt een hbo-opleiding managementassistent, of Bachelordiploma of gelijkwaardig in Business and Administration Management, Administratief en Commercieel Management of Talen met enige eerste ervaring;
• je hebt een uitstekende beheersing van Duits, Nederlands of Frans (moedertaalniveau), en een goede beheersing van een van de andere talen. Je hebt ook een goede kennis van het Engels;
• je bent bekend met kantoorsoftware (Office 365), inclusief samenwerkingstools in de cloud;
• je hebt een uitstekende schrijfvaardigheid (stijl, spelling, grammatica, enz.);
• je hebt de Duitse, Belgische, Franse, Nederlandse of Zwitserse nationaliteit.

Je herkent jezelf in de volgende kenmerken

Je werkt graag aan meerdere dossiers tegelijk. Dat gaat je gemakkelijk af omdat je gestructureerd werkt en je weg vindt in een grote informatiestroom. Je bent goed in plannen, organiseren (de voortgang van dossiers bijhouden, enz.) en timemanagement.

Als teamspeler werk je graag samen in een multifunctionele omgeving en in een internationale omgeving, wat je stimulerend en lonend vindt. Schakelen van de ene taal naar de andere is voor jou dus geen probleem.

Je houdt van het afleveren van goed werk en je kunt snel reageren en secuur zijn, omdat je begrijpt dat dit bijdraagt aan het goede verloop van internationale bijeenkomsten die door de CCR worden georganiseerd.

Tot slot ben je in staat om initiatief en autonomie te tonen bij het beheren van het werk dat je binnen je werkterrein wordt toegewezen.

Wat de CCR te bieden heeft

Naast een aantrekkelijke en multiculturele werkomgeving heb je de volgende voordelen als je bij ons komt werken:

• Een verlengbaar contract van 4 jaar, met een proefperiode van 6 maanden;
• Een maandsalaris (belastingvrij) overeenkomend met rang B3 van het Statuut;
• Goede sociale zekerheid;
• Een 38-urige werkweek, de mogelijkheid tot 2 dagen telewerken per week en 30 vakantiedagen per jaar.

Spreekt deze vacature je aan?

U wordt verzocht uw sollicitatie (CV en sollicitatiebrief) vóór 11 mei 2025 elektronisch te richten aan het secretariaat van de CCR, ter attentie van het hoofd Personeelszaken, Marie-Christine Romeu, tel+ 33 (0)3.88.52.20.05, career@ccr-zkr.org , die ook eventuele vragen over de sollicitatieprocedure kan beantwoorden.

Als je meer wilt weten over je taken en verantwoordelijkheden, bezoek dan onze website www.ccr-zkr.org of neem contact op met Raphaël Wisselmann, Hoofdingenieur, op +33 (0)3 88 52 20 09, r.wisselmann@ccr-zkr.org.

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Wer sind wir?

Die Zentralkommission für die Rheinschifffahrt (ZKR) ist eine internationale Organisation mit Sitz in Straßburg und fünf Mitgliedstaaten (Belgien, Deutschland, Frankreich, Niederlande und Schweiz). Unsere Hauptaufgabe besteht in der Gewährleistung der Sicherheit und Prosperität der Rheinschifffahrt. Die Organisation trägt das „Innovationsgen“ in sich und sorgt dafür, dass die Rheinflotte eine Vorreiterrolle einnehmen und die heutigen Herausforderungen wie etwa Digitalisierung, Informationstechnologien, Vergrünung, Anpassung an den Klimawandel, Qualifikation des Personals und wirtschaftliche Stellung des Sektors meistern kann. Viele Aktivitäten der ZKR finden heute über den Rhein hinaus im europäischen Rahmen statt. In diesem Sinne nimmt das Sekretariat der ZKR auch die Sekretariatsgeschäfte des Europäischen Ausschusses zur Ausarbeitung von Standards im Bereich der Binnenschifffahrt (CESNI) wahr. Die ZKR verfügt über ein internationales Sekretariat mit ca. 30 Mitarbeitern, für das wir eine/n dreisprachige/n Assistenten/in mit Tätigkeitsschwerpunkt im Bereich der Informationstechnologien und der Binnenschifffahrtsinformationsdienste suchen.

Stellenbeschreibung

Die Digitalisierung der Binnenschifffahrt ist eines der großen Themen, an denen die ZKR und der CESNI arbeiten. Sie stützt sich auf Informationstechnologien (TI) wie Binnenschifffahrtsinformationsdienste (RIS), die auf dem Europäischen Standard für Binnenschifffahrtsinformationsdienste (ES-RIS) basieren. Dieser Standard wird regelmäßig vom CESNI und insbesondere von der Arbeitsgruppe für Informationstechnologien (CESNI/TI) überarbeitet. Die ZKR verfügt ihrerseits über eine Arbeitsgruppe RIS, die insbesondere mit der Implementierung der RIS auf dem Rhein befasst ist.

In Ihrer Funktion als Assistent/in verwalten Sie die für den reibungslosen Ablauf der Sitzungen erforderlichen Dokumente. Sie bearbeiten die Dokumente proaktiv entsprechend ihrer Art (Dokumente mit Vorschriften- oder Informationscharakter) und ihrer Sensibilität. Sie verfolgen den Lebenszyklus der Dokumente mit einem System zur Bezeichnung, Archivierung, Überarbeitung usw. Zudem bereiten Sie für Ihre Arbeitskollegen das Muster bestimmter Dokumente auf oder erstellen den ersten Entwurf einfacher oder wiederkehrender Dokumente.

Die Sitzungen (einschließlich Runder Tische, Workshops, Anhörungen) finden hauptsächlich als Präsenz- oder Hybridveranstaltungen statt. Sie leisten logistische Unterstützung und punktuelle Mithilfe während dieser Sitzungen, insbesondere durch den Empfang der Delegierten und das Filtern von Gesprächspartnern. Sie bereiten auch die entsprechenden Unterlagen für die Sitzungen vor.

Die Arbeiten der ZKR und des CESNI finden in drei bzw. vier Sprachen statt. Sie übernehmen die Betreuung und gegebenenfalls externe Vergabe von Übersetzungen. In dieser Funktion bereiten Sie die entsprechenden Dokumente für die Übersetzung vor und besorgen die Verteilung der Übersetzungsarbeiten auf interne/externe Übersetzer. Einige weniger wichtige Dokumente übersetzen Sie selbst mit Hilfe eines automatisierten Übersetzungstools. Nach der Übersetzung der Dokumente nehmen Sie stets eine kritische Durchsicht der Übersetzungen anhand des Originaldokuments vor (Einhaltung der ZKR- oder CESNI-Terminologie, ordnungsgemäße Formatierung der übersetzten Dokumente usw.).

Des Weiteren bearbeiten Sie auch die im Rahmen europäischer Projekte erstellten Dokumente wie den Dienstleistungsvertrag mit der Europäischen Kommission für den Bereich TI und Datenbanken.

Wie können Sie zu unseren Zielen beitragen?

Sie übernehmen die Dokumentenverwaltung für die oben beschriebenen Aktivitäten. Dazu arbeiten Sie unterstützend mit den Vertretern der Mitgliedstaaten zusammen, die in den entsprechenden Gremien mitwirken und Ihnen zusätzlich zu den vom Sekretariat erstellten Unterlagen Dokumente zur Bearbeitung übermitteln.

Dank Ihrer guten Sprachkenntnisse, Ihrer Beherrschung von Word und der Beachtung der Terminologie Ihres Tätigkeitsbereichs tragen Sie zur Qualität der den Staaten zur Verfügung gestellten Dokumente unter Einhaltung der internen Verfahren bei. Dabei achten Sie auf ein korrektes Layout, das den grafischen Richtlinien entspricht und in allen Arbeitssprachen identisch ist.

Um Ihre Aufgaben erfolgreich wahrnehmen zu können, streben Sie eine gute Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen im Sekretariat an. Dazu gehört auch, dass Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen punktuell unterstützen.

Was sollten Sie für diese Stelle mitbringen?

• Sie haben eine Ausbildung mit Fach(hoch-)schuldiplom, einen Licence-, Bachelor- oder vergleichbaren Abschluss als Assistent/in der Geschäftsleitung, im Bereich Unternehmens- und Verwaltungsmanagement oder Sprachen mit einer ersten beruflichen Erfahrung;
• Sie verfügen über ausgezeichnete Kenntnisse in der deutschen, französischen oder niederländischen Sprache (muttersprachliches Niveau), gute Kenntnisse in einer der anderen Sprachen sowie gute Englischkenntnisse;
• Sie beherrschen die Bürosoftware Office 365, einschließlich der kollaborativen „Cloud“-Tools;
• Sie verfügen über nachgewiesene Schreibfähigkeiten (Stil, Orthografie, Grammatik);
• Sie besitzen die belgische, deutsche, französische, niederländische oder schweizerische Staatsangehörigkeit.

Sie zeichnen sich durch folgende Eigenschaften aus

Sie arbeiten gerne an mehreren Dossiers gleichzeitig, was Ihnen aufgrund Ihrer strukturierten Arbeitsweise leichtfällt, und können mit einer großen Informationsflut umgehen. Sie verstehen sich auf Planung, Organisation (Verfolgung des Fortschritts bei der Erstellung der Unterlagen usw.) und Zeitmanagement.

Sie sind in der Lage, im Team und abteilungsübergreifend in einem internationalen Umfeld zusammenzuarbeiten und empfinden dies als anregend und bereichernd. Der Wechsel zwischen verschiedenen Sprachen ist für Sie kein Problem.

Sie arbeiten qualitätsbewusst, reaktionsschnell und zuverlässig, um einen reibungslosen Ablauf der von der ZKR organisierten internationalen Sitzungen zu gewährleisten.

Sie zeigen Eigeninitiative und besitzen die Fähigkeit, die Aufgaben in Ihrem Tätigkeitsbereich selbständig zu erledigen.

Was die ZKR Ihnen bietet

Neben einem attraktiven und multikulturellen Arbeitsumfeld erhalten Sie, wenn Sie zu uns kommen:

• einen auf vier Jahre befristeten Vertrag, der verlängert werden kann; die Probezeit beträgt sechs Monate;
• eine monatliche Vergütung (nach Steuern) entsprechend der Besoldungsgruppe B3 der Personalordnung;
• eine gute soziale Absicherung;
• eine 38-Stunden-Woche, die Möglichkeit zu zwei Tagen Homeoffice pro Woche und 30 Tage Jahresurlaub.

Fühlen Sie sich von diesem Stellenangebot angesprochen?

Dann senden Sie bitte Ihre Bewerbung (Lebenslauf und Motivationsschreiben) per E-Mail bis zum 11. Mai 2025 an das Sekretariat der ZKR, zu Händen der Personalleitung, Frau Marie-Christine Romeu, Telefon +33 (0)3.88.52.20.05, career@ccr-zkr.org, die Ihnen auch gerne Fragen zum Einstellungsverfahren beantwortet.

Wenn Sie mehr über Ihre Aufgaben erfahren möchten, besuchen Sie unsere Website www.ccr-zkr.org oder wenden Sie sich an Herrn Raphaël Wisselmann, Chefingenieur, Telefon +33 (0)3 88 52 20 09 (r.wisselmann@ccr-zkr.org).