Office Support Assistant, HALO Syria-Dar'a

Description

Office Support Assistant, HALO Syria

Location - Daraa, Syria

Full Time

Competitive salary



Applications will be accepted in English or Arabic

تُقبل الطلبات باللغة الإنجليزية أو العربية



About HALO Trust: The HALO Trust is the world's largest international humanitarian Mine Action Non-Governmental Organization (NGO). HALO's mission is to save lives and restore communities affected by Explosive Remnants of War (ERW), including landmines, aircraft and cluster bombs, artillery projectiles, rockets and missiles, and improvised explosive devices (IEDs). Established in Afghanistan in 1988, HALO now employs nearly 10,000 staff across 28 countries and territories. 

HALO's Syria Program: HALO's program in Syria was established in 2016 and is coordinated from offices in Amman, Jordan, and Syria. HALO conducts its projects in Syria through national NGO partners and a HALO Field Office in Kelli, Idleb. Current projects in Syria include Explosive Ordnance Disposal (EOD), Non-Technical Survey (NTS), and Explosive Ordnance Risk Education (EORE). 

Requirements

Job Summary: 

The Office Support Assistant is responsible for providing administrative and logistic support to the Location Manager to ensure efficient field operations in Daraa. This role is office based and involves managing documents, coordinating schedules, handling correspondence, assisting with local procurement, and assisting with general office tasks to maintain an organized and productive work environment. 

The Office Support Assistant will report to the Location Manager. The role does not currently have any direct subordinates, but you will be responsible for co-ordinating office guards and cleaners. 

Administration: 

Manage the daily operations and follow up on the maintenance of the office and accommodation facilities of HALO's office in Daraa.

Ensure all HALO premises are kept in a safe and clean condition. 

Manage location documentation, including scanning, storage in the appropriate files, and ensuring that shared files are well-organized and easily accessible. 

Assist the Location Manager with co-ordinating office support staff, including guards and cleaners, ensuring adequate guard rotation, arranging staff movement, and logging visitor to the office. 

HR: 

Maintain accurate and up-to-date HR files, records, and documentation, ensuring confidentiality. 

Check leave requests, ensuring that they have been submitted correctly before inputting them into the human resources database sheet. 

Perform periodic audits of HR files and records, ensuring correct collection and filing. 

Conduct monthly checks of the attendance list, leave requests, sickness records, and discipline files. 

Support HR in onboarding new employees and maintaining personnel files. 

Procurement & Logistics: 

Assist in local procurement processes, including sourcing, obtaining quotations, and ensuring compliance with procurement procedures. 

Coordinate small-scale shipments and deliveries, ensuring accurate documentation and timely distribution of goods and supplies. 

Support the Senior Logistics Officer by conducting regular market assessments to identify local suppliers, price trends, and availability of essential goods and services. 

Maintain an up-to-date database of preferred local vendors and suppliers, ensuring competitive pricing and quality service. 

Liaise with the Senior Logistics Officer and senior program staff to support procurement planning—both local and international—and to prioritize urgent supply needs. 

Perform any other duties as assigned by your line manager, in line with the role and organizational needs. 

حول منظمة هالو (HALO Trust):
تُعد منظمة هالو أكبر منظمة غير حكومية دولية إنسانية متخصصة في الأعمال المتعلقة بالألغام في العالم. وتتمثل مهمتها في إنقاذ الأرواح وإعادة تأهيل المجتمعات المتضررة من مخلفات الحرب المتفجرة، بما في ذلك الألغام الأرضية والقنابل الجوية والعنقودية والقذائف المدفعية والصواريخ والعبوات الناسفة اليدوية الصنع. تأسست المنظمة في أفغانستان عام 1988، ومنذ ذلك الحين نمت لتوظف ما يقارب 10,000 موظف يعملون في 28 دولة وإقليم حول العالم.

برنامج منظمة هالو في سوريا:
أُطلق برنامج هالو في سوريا عام 2016، ويتم تنسيقه من خلال مكاتبها في عمّان بالأردن، وداخل سوريا. تنفذ المنظمة مشاريعها في سوريا بالشراكة مع منظمات غير حكومية وطنية، بالإضافة إلى مكتب ميداني تابع لها في كفر كرمين بمحافظة إدلب. وتشمل الأنشطة الحالية في سوريا عمليات التخلص من الذخائر المتفجرة (EOD)، والمسح غير التقني (NTS)، إلى جانب برامج التوعية بمخاطر الذخائر المتفجرة (EORE).

ملخص الوظيفة:

يتحمل مساعد دعم المكتب مسؤولية تقديم الدعم الإداري واللوجستي لمدير الموقع لضمان سير العمليات الميدانية بكفاءة في درعا. هذا الدور مكتبي ويشمل إدارة الوثائق، تنسيق الجداول الزمنية، التعامل مع المراسلات، المساعدة في المشتريات المحلية، والمساعدة في المهام المكتبية العامة للحفاظ على بيئة عمل منظمة ومنتجة. يرفع مساعد دعم المكتب تقاريره إلى مدير الموقع. لا يوجد مرؤوسون مباشرين لهذا الدور حالياً، ولكن ستكون مسؤولاً عن تنسيق عمل الحراس وعمال النظافة في المكتب.

الإدارة:

• إدارة التشغيل اليومي و متابعة لصيانة مرافق المكتب والسكن الخاص بمكتب منظمة هالو في درعا.
• التأكد من أن جميع مباني المنظمة آمنة ونظيفة.
• إدارة وثائق الموقع، بما في ذلك المسح الضوئي، التخزين في الملفات المناسبة، وضمان تنظيم الملفات المشتركة وسهولة الوصول إليها.
• مساعدة مدير الموقع في تنسيق طاقم الدعم المكتبي، بما في ذلك الحراس وعمال النظافة، وضمان التناوب الكافي للحراس، وترتيب تحركات الموظفين، وتسجيل الزوار القادمين إلى المكتب.

الموارد البشرية:

• الحفاظ على ملفات وسجلات ووثائق الموارد البشرية بدقة وحداثة، مع ضمان السرية.
• التحقق من طلبات الإجازة والتأكد من تقديمها بشكل صحيح قبل إدخالها في قاعدة بيانات الموارد البشرية.
• إجراء تدقيقات دورية لملفات وسجلات الموارد البشرية لضمان جمعها وتخزينها بالشكل الصحيح.
• تنفيذ مراجعة شهرية لقائمة الحضور، وطلبات الإجازة، وسجلات المرض، وملفات المخالفات.
• دعم قسم الموارد البشرية في عملية إدماج الموظفين الجدد والحفاظ على ملفاتهم الشخصية.

المشتريات واللوجستيات:

• المساعدة في عمليات الشراء المحلية، بما في ذلك البحث عن الموردين، والحصول على عروض الأسعار، وضمان الامتثال لإجراءات الشراء.
• تنسيق عمليات الشحن والتوصيل الصغيرة، وضمان دقة الوثائق وتوزيع السلع والإمدادات في الوقت المناسب.
• دعم مسؤول اللوجستيات الأول من خلال إجراء تقييمات منتظمة للسوق لتحديد الموردين المحليين، واتجاهات الأسعار، وتوافر السلع والخدمات الأساسية.
• الحفاظ على قاعدة بيانات محدثة للموردين والبائعين المحليين المعتمدين، مع ضمان الأسعار التنافسية وجودة الخدمة.
• التنسيق مع مسؤول اللوجستيات الأول وكبار موظفي البرامج لدعم تخطيط المشتريات — المحلية والدولية — وتحديد أولويات الاحتياجات العاجلة من الإمدادات.

مهام أخرى:

أداء أي مهام أخرى يكلفك بها المدير المباشر، بما يتماشى مع الدور واحتياجات المنظمة

Requirements for the Office Support Assistant are as follows: 

• Essential: 
• Diploma from an institute in Business Administration or any related equivalent experience. 
• Valid driver’s license 
• Proficiency in speaking and writing English (Preferred not Essential) 
• Previous experience in administrative roles.
• Strong organizational and multitasking abilities.
• Excellent communication skills.
• Attention to detail and ability to maintain confidentiality.
• Computer skills, including proficiency in Microsoft Office applications.
• Ability to work independently and as part of a team.
• المتطلبات الواجب توافرها في مساعد دعم المكتب التابع لمنظمة هالو ترست هي: 
• الأساسيات: 
• شهادة معهد دبلوم ادارة أعمال او ما يعادلها من خبرات.
• رخصة قيادة سارية المفعول. 
• إتقان التحدث والكتابة باللغة الإنجليزية (يفضل ولكن ليس ضروريًا). 
• خبرة سابقة في الأدوار الإدارية.
• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على التعامل مع مهام متعددة.
• مهارات تواصل ممتازة، سواء الكتابية أو الشفهية.
• الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على الحفاظ على السرية.
• مهارات الحاسب الآلي، بما في ذلك الإلمام بتطبيقات مايكروسوفت.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.

Benefits

Import from previous jobs Import common benefits for this location

The HALO Trust is an Equal Opportunity Employer and does not discriminate against any applicant for employment because of age, disability, gender reassignment, marriage and civil partnership, pregnancy and maternity, race, religion or belief, sex, or sexual orientation.

The HALO Trust is committed to a culture that is both diverse and inclusive and we seek to recruit, develop, and retain the most talented people from a diverse candidate pool.

The HALO Trust is committed to ensuring that it provides a safe and trusted environment which safeguards and promotes the welfare and well-being of anyone who comes into contact with, or is part of, the Charity, with a zero-tolerance approach to behaviours which challenge this.

How to apply:

If you wish to apply, please submit your CV (no more than 2 pages) and a covering letter (no more than one page). Closing date for applications will be 12th June 2025.

We will be reviewing and processing applications as we receive them and reserve the right to close the advert before the advertised closing date. Therefore, we encourage you to apply as soon as you can.

تعلن منظمة هالو أنها جهة توظيف تلتزم بمبدأ تكافؤ الفرص، ولا تمارس أي تمييز ضد أي متقدم للوظيفة بسبب العمر أو الإعاقة أو تغيير الجنس أو الزواج أو الشراكة المدنية أو الحمل أو الأمومة أو العِرق أو الدين أو المعتقد أو الجنس أو الميول الجنسية.
تلتزم منظمة هالو بثقافة تتسم بالتنوع والشمول، ونسعى لتوظيف وتطوير والاحتفاظ بأكثر الأشخاص موهبة من مجموعة متنوعة من المرشحين.
كما تلتزم منظمة هالو بضمان توفير بيئة آمنة وجديرة بالثقة تعزز وتحمي رفاه وسلامة أي شخص يتعامل مع المؤسسة أو يكون جزءاً منها، مع اتباع نهج عدم التسامح مطلقاً مع أي سلوك يهدد هذا الالتزام.

كيفية التقديم:
إذا كنت ترغب في التقديم، يرجى إرسال سيرتك الذاتية (بحد أقصى صفحتين) ورسالة تغطية (لا تتجاوز صفحة واحدة). آخر موعد لتقديم الطلبات هو 12 يونيو 2025.
سنقوم بمراجعة ومعالجة الطلبات فور استلامها، ونحتفظ بالحق في إغلاق الإعلان قبل الموعد النهائي المحدد. لذلك، نشجعك على التقديم في أقرب وقت ممكن.