Program Assistant /Asistente de Programa SC-5

TÉRMINOS DE REFERENCIA DEL CONTRATO DE SERVICIOS

Denominación del puesto: Asistente de Programa - implementación - SC-5

Lugar de destino: Quito, Ecuador

Duración del servicio: 6 meses con posibilidad de extensión

Contexto y papel en la institución:

En el marco del objetivo estratégico 1 (SO1) del Plan Estratégico de País de WFP Ecuador, las acciones buscan garantizar la seguridad alimentaria y la nutrición de las personas vulnerables que se hallan en situaciones de movilidad humana, o afectadas por crisis, a través de la entrega de asistencia alimentaria (cupones canjeables por alimentos, entrega en especie y efectivo); fortaleciendo la capacidad del gobierno nacional y locales en (i) preparación a emergencias y reducción de riesgos (ii) respuestas a desastres y emergencias, trabajando en políticas de protección social, y políticas de protección social reactivas a emergencias.

La focalización e implementación de la asistencia se realiza con el apoyo de organizaciones socias y actores locales en varias provincias de la Costa, Sierra y Amazonía ecuatoriana, incluyendo ONGs, otras agencias del Sistema de Naciones Unidas, Gobiernos Autónomos Descentralizados, secretarías técnicas y otras instituciones, entre otras. Por su parte, las actividades del SO1 se entregan y monitorean con beneficiarios directos e indirectos de asistencia, cumpliendo estándares de precisión y protección de su información.

El/La Asistente de Programa - Implementación será responsable de articular y apoyar la implementación de los proyectos de respuesta humanitaria del WFP en Ecuador, alineándolos a las estrategias y enfoques nacionales, así como al uso de plataformas y de metodología corporativa de gestión.

Prestará sus servicios bajo la supervisión directa del Oficial de Programa (Activity Manager que gerencia el Objetivo Estratégico 1 de WFP) y la supervisión general del Director Adjunto de País, que dirige el área de Programa. Asimismo, mantendrá la coordinación y comunicación permanente con el equipo del SO1 de la Oficina País, y de las sub-oficinas locales, apoyando además a la coordinación local con los asociados cooperantes del WFP.

En este nivel, la persona debe ser capaz de llevar a término una serie de procesos y actividades especializados y/o estandarizados que requieren un cierto nivel de interpretación de las directrices y prácticas estándar. Además, puede recomendar una determinada línea de acción a funcionarios de diversos niveles y asignar tareas a otros funcionarios de apoyo. Deberá desempeñar sus funciones con un mínimo de supervisión, y presentar información sustentada en análisis, organizada y precisa, que facilite la toma de decisiones y una ejecución sin tropiezos de los programas y proyectos.

Responsabilidad del puesto: Las funciones y responsabilidades se determinan con base en los Términos de Referencia publicados para el puesto y el Plan de Trabajo establecido con el/la Firmante.

Diseñar y mejorar procesos operativos y sistemas para la implementación eficiente de programas bajo el Objetivo Estratégico 1, incluyendo la automatización y el cumplimiento de políticas institucionales.

Apoyar la entrega de asistencia alimentaria, asegurando la calidad y cantidad conforme a los estándares del WFP, tanto en modalidades en efectivo como en transferencias monetarias, y gestionando los procesos administrativos asociados.

Gestionar relaciones operativas con socios implementadores y proveedores de servicios, incluyendo la elaboración y seguimiento de planes de trabajo y contratos.

Monitorear y dar seguimiento a la asistencia mediante el uso de sistemas corporativos (MoDa, SCOPE y Partner Connect entre otros), revisión de transferencias y control de registros, en coordinación con áreas técnicas relevantes.

Analizar y presentar información técnica y operativa para distintas audiencias, utilizando herramientas de visualización, análisis de datos y plataformas corporativas, facilitando la toma de decisiones.

Fortalecer capacidades técnicas y operativas mediante capacitaciones a personal del WFP y socios, relacionadas con la gestión y ejecución de los programas.

Seguir las prácticas estándar de preparación en emergencias para asegurar que el WFP esté en condiciones de responder rápidamente y enviar los recursos necesarios a las zonas y poblaciones afectadas ante una crisis.

Apoyar la gestión administrativa y financiera del equipo, asegurando el uso eficiente y transparente de los recursos conforme a lineamientos internos y del donante.

Impulsar la gestión del conocimiento, mediante la documentación, sistematización y difusión de buenas prácticas, reportes clave y lecciones aprendidas.

Desempeñar cualquier otra función que se le solicite dentro de su ámbito de responsabilidad.

Aptitudes y competencias: Los comportamientos establecidos en el Marco de Liderazgo de WFP aplicables al nivel ocupacional equivalente y perfil genérico del puesto de Asistente de Programa GS-5, que se detallan a continuación, así como las establecidas en los Términos de Referencia de la posición.

Marco de Liderazgo de WFP

• Lidera con el ejemplo y con integridad: Incorpora los valores del WFP en la vida diaria y muestra humanidad e integridad siendo ejemplo del cuidado de los demás.
  • Respeta y demuestra los valores, principios y normas del WFP
  • Respeta a los demás, valora la diversidad utilizando un lenguaje respetuoso e inclusivo
  • Mantiene el foco y la calma bajo presión
  • Muestra humildad y voluntad de aprender y compartir conocimientos, solicita retroalimentación a menudo y actúa en consecuencia, y aprovecha oportunidades de desarrollo.
• Genera resultados y cumple con los compromisos: Cumple los compromisos y se adapta fácilmente a los cambios
  • Genera resultados de máximo impacto: toma responsabilidad para conseguir los resultados
  • Solicita orientación y ayuda cuando es necesario
  • Se adapta ágilmente a los cambios y ajusta el trabajo según las necesidades

• Fomenta el trabajo en equipo inclusivo y colaborativo: Practica la inclusión y la

colaboración, y contribuye a una cultura de aprendizaje y crecimiento personal.

o Promueve el trabajo en equipo, compartiendo ideas y planteando los asuntos abiertamente

• Aporta feedback oportuno y constructivo a los demás
• Escucha atentamente a los demás y comparte nuevas perspectivas
• Aplica pensamiento estratégico: Demuestra compromiso para recopilar opiniones, analizar opciones y riesgos, y proponer nuevos métodos de trabajo.
  • Adopta la visión del WFP y el impacto que esta tiene sobre su propio cargo
  • Muestra curiosidad y adopta nuevos métodos de trabajo cuando es pertinente
  • Recopila datos y comparte conocimientos para guiar las actividades del equipo
  • Hace preguntas para comprender el impacto de las decisiones en sus objetivos
• Establece y mantiene asociaciones sostenibles: Establece y nutre asociaciones externas, y colabora con socios para lograr objetivos comunes
  • Se comporta de forma profesional con socios externos
  • Colabora con otros y trabaja con socios para lograr objetivos comunes

Habilidades y conocimientos requeridos

• Manejo avanzado de herramientas del paquete Microsoft Office, en particular alto dominio de Microsoft Excel y así como de equipos de oficina y bases de datos.
• Deseable conocimiento y experiencia previa en uso de herramientas corporativas de transferencias monetarias CBT (Cash Based Transfers) y recolección de data del WFP (SCOPE, MoDA, Partner Connect).
• Competencia con una o más herramientas de visualización y análisis de datos, y gestión de Big Data (por ejemplo, Tableau, PowerBI).
• Habilidades de coordinación y comprensión operativa de operaciones humanitarias complejas, de diversas áreas programáticas.
• Competencia con SharePoint y prácticas de gestión del conocimiento y generación de contenido digital, técnico, dinámico, que facilite un mayor aprendizaje y contribuya a talleres efectivos.
• Atención al detalle, análisis de datos, capacidad de identificar discrepancias.
• Habilidad para interpretar una amplia variedad de información, y sintetizarla en reportes e indicadores.
• Administración del tiempo, organización y seguimiento para cumplir fechas límite.
• Facilidad de aprendizaje y capacidad de adaptación.
• Capacidad para comunicarse, trabajar en equipo y alcanzar objetivos comunes.