Stagiaire aux achats

• Faire un suivi régulier de l’archivage de toutes les correspondances selon les règlements de l’UNOPS,

• Assister la specialiste aux achats pour le respect intégral des règles et procédures de l’UNOPS en matière de passation de marchés,

• Assister la specialiste aux achats à élaborer le plan de passation de marchés (PPM), en commun accord avec l’équipe technique,

• Assister la specialiste aux achats pour le suivi du processus de passation des marchés, AO avec les règles et les règlements de l’UNOPS, 

• Assister la specialiste aux achats pour l’élaboration des dossiers techniques de sollicitation des marchés des travaux, y compris la rédaction des dossiers d’Appels d’Offres, des mémoires des travaux et des prescriptions techniques,

• Participer à l’organisation des visites de sites pendant la période de sollicitation afin d’orienter les soumissionnaires sur les conditions de site,

• Assister l’associée aux achats dans le processus de  recouvrement des coûts dans OneUNOPS pour tous les services d’achats rendus par l’UNOPS aux projets et aux autres agences,

• Participer à la mise en œuvre des activités des achats conformément aux règles, règlements et stratégie de l’UNOPS,

• Assister la specialiste aux achats pour la logistique dans la gestion des contrats d’approvisionnement,

• Assister la specialiste aux achats dans le processus d’approvisionnement notamment la préparation des documents de consultations (RFQ, ITB, ou RFP), propositions pour leur évaluation préliminaire et demandes d’adjudication,

• Assister à la rédaction des documents contractuels,

• Assister au développement d’une base de données des fournisseurs et mettre à jour la liste des processus de sélection et des évaluations des fournisseurs.

• Assister à l’élaboration des plans d’achats du bureau et/ ou projets et suivre leur exécution,

• Assurer un bon classement des dossiers relatifs aux achats et mettre en place un système de maintien des fichiers de travail des activités d’approvisionnement,

• Assister à la préparation des lettres, notes de services etc… 

• Assister les projets et l’unité logistique lors de la réception des marchandises, des équipements et obtenir l’accusé de réception correcte, RIR, ou un certificat approprié attestant que l’inventaire a été fait,

• Veiller au rangement physique et numérique des pièces justificatives,

• Assister dans le partage des connaissances au sein du Bureau /projet pour atteindre les résultats suivants :

• Synthèses de leçons apprises et meilleurs pratiques en matière d’achats,

• Contribution aux réseaux de connaissances et communautés pratiques

• Réaliser toute activité demandée par le chargé de l’unité des achats et approvisionnements.

Formation

• Être inscrit à un programme d’études universitaires tel que la Licence, la Maîtrise ou le Ph.D en Administration, Gestion des Achats ou toute autre discipline similaire .

• Avoir obtenu un diplôme équivalent à la Licence, la Maîtrise ou encore au Ph.D dans trois années précédant la date de la candidature. 

• Aucune expérience de travail antérieure n'est pas requise.

• Une expérience préalable dans le domaine de la gestion des achats et/ou l'administration serait un atout.

• Avoir une connaissance des applications Google Suite est un atout.

• Maîtrise parfaite du français parlé, lu et écrit 

• La maîtrise intermédiaire de l’anglais parlé, lu et écrit

• La maîtrise intermédiaire de l’arabe parlé, lu et écrit