Specialiste Administration et Finance

Since Governments have the primary responsibility to protect human rights, the High Commissioner for Human Rights and her Office (Office of the High Commissioner for Human Rights – OHCHR) provide assistance to Governments so they can implement the international human rights standards they've committed to. This assistance includes expertise and technical trainings in the areas of administration of justice, legislative reform, and electoral processes.
We also assist other entities with responsibility to protect human rights to fulfil their obligations and individuals to realize their rights. We support the establishment and strengthening of National Human Rights Institutions (NHRIs), and collaborate with them to implement their mandates to promote and protect human rights. We also work closely with civil society actors to build their knowledge of human rights and promote their participation in UN decision-making processes.
As the principal United Nations office mandated to promote and protect human rights for all, UN Human Rights:
Works with and assists Governments in fulfilling their human rights obligations
Speaks out objectively in the face of human rights violations worldwide
Provides a forum for identifying, highlighting and developing responses to today's human rights challenges
Acts as the principal focal point of human rights research, education, public information, and advocacy activities
Works with a wide range of partners in order to widen the constituency for human rights worldwide.

Le Bureau régional pour l’Afrique de l’Ouest du Haut-Commissariat des Nations Unies aux droits de l’homme (HCDH/BRAO) est la principale institution des Nations Unies en charge de la protection et la promotion des droits de l’homme en Afrique de l’Ouest. Opérationnel depuis septembre 2008, le Bureau est basé à Dakar, au Sénégal. Le siège du HCDH se trouve à Genève en Suisse. Il fait partie du Secrétariat des Nations Unies. La mission du HCDH est d’œuvrer à la protection de tous les droits de l’homme pour toutes les personnes ; de contribuer à donner aux personnes la possibilité d’exercer leurs droits ; et d’aider les personnes chargées de faire respecter ces droits à veiller à leur application. A cet effet il dispose de divers projets dont un projet en partenariat avec l’Agence Catalane de coopération pour le développement à Dakar, intitulé “ Renforcement de la capacité d'alerte précoce, de prévention et de réponse du HCDH ” sur la thématique de la violence basée sur le genre notamment contre les femmes et les filles (projet VBG). Comme son titre l’indique, le projet contribuera au travail du Bureau régional de l'Afrique de l'Ouest du HCDH sur les violences basées sur le genre au Sénégal et servira à promouvoir une approche fondée sur les droits en matière de genre et de protection ainsi que soutenir les femmes défenseurs des droits humains et les défis auxquels elles sont confrontées dans le domaine thématique. Il visera à mettre en place une approche basée sur les droits de l'homme, et contrant les discours de haine et l’incitation à la violence, pour le travail des journalistes couvrant les questions
liées spécifiquement à la VBG, et renforcera la capacité d'alerte précoce du bureau en aidant l'équipe d'intervention d'urgence existante à se concentrer sur sa capacité et son expertise en matière de VBG. Afin d’appuyer le projet VBG, le HCDH/BRAO voudrait recruter un-e
Assistant(e) administratif (ve) et financier(e). Ce poste est situé à Dakar, Sénégal. Le titulaire du poste travaillera sous la supervision directe du Coordinateur du projet et sous la supervision générale du Représentant du Bureau Régional pour l’Afrique de l’Ouest du Haut-Commissaire des Nations unies aux Droits de l’Homme, basé à Dakar.

Sous la supervision de la Conseillère régionale en genre et du Représentant Régional, L’Assistant(e) administratif(ve) et financier(e) aura à assurer les fonctions suivantes :

Gestion Administrative
- Aspects relatifs à la gestion des missions et activités
• S’occuper de l’ensemble des préparatifs de voyage des membres de l’équipe du projet, du comité de pilotage et des consultants recrutés, y inclus la préparation des demandes d'autorisation de voyage, les réservations d’hôtels etc. ;

• Assister l’équipe de projet dans le recrutement des consultant(e)s du projetet faire le suivi avec le OHCHR;
• Assister l’équipe de projet dans l’organisation et la préparation d’ateliers, séminaires/réunions

• Assurer la transmission des demandes de remboursement des frais de voyages aux Service des Opérations de OHCHR et veiller à leur traitement rapide ;

• Gérer les fichiers de voyages de l’équipe de projet et des participants y compris les copies des cartes d'embarquement, des demandes et des autorisations de voyage, des formulaires de réclamation F10 ;

• Actualiser le planning d’activités et assurer la mise à jour régulière du fichier des interventions de l’équipe de projet (missions de terrain, etc.) ;

• Assurer la liaison avec OHCHR particulièrement les services en charge des
finances, achats, ressources humaines et administration dans les huit pays couverts par le projet.

- Aspects relatifs aux contrats
• Assister l’équipe de projet dans les procédures de sélection de prestataires,
de préparation de cahiers des charges et des contrats, et de suivi de leur exécution.

• Correspondance, documentation et gestion des bases de données ;

• Maintenir un système de suivi et de classement du courrier pour assurer une
action/réaction en temps opportun des équipes ;

• Vérifier les correspondances, leur relecture, leur exactitude et leur
conformité aux normes des rapports et documents à soumettre à la signature des superviseurs.

Gestion financière
• Assurer l’interface entre d’une part l’équipe du projet et d’autre part avec les services de Finances du siège à Genève ;

• Elaborer le projet de budget annuel, mensuel et/ou la révision sous la supervision de Coordinateur de projet (en conformité avec les normes IPSAS) ;

• Gérer le registre des dépenses en conformité avec les principes et les normes d’opérations de Nations Unies, mettre à jour le formulaire de «monitoring of local expenses » des équipes de projet et assurer le suivi de ces dépenses ;

• Actualiser mensuellement les prévisions budgétaires trimestrielles, annuelles en vue du suivi du taux de Delivery du projet ;

• S’assurer de la réception des rapports mensuels d’exécution financière auprès des huit pays couverts par le projet ;

• Assurer le contact régulier pour le suivi des rapports narratifs et financiers
avec les points focaux des 8 bureaux de OHCHR des pays couverts par projet. Gestion du projet, des équipements et de la logistique.

• Assurer la mise à disposition des équipements bureautiques et la mise à jour des matériels du projet ;

• Tenir à jour l’inventaire, le suivi des équipements et stocks de fournitures de bureau.
- Organisation des ateliers et réunions

• Assurer la préparation des réunions, ateliers et conférences auxquels l’équipe de projet participe et/ou qu’il organise ;

• Gestion des calendriers et organisations des rendez-vous, et assurer la préparation logistique, prise de notes et rédaction de procès-verbaux ;

• Appuyer les recherches documentaires effectuées y inclus par la préparation
des missions ou d’autres supports requis par l’équipe de projet.

Reporting:

• Vérification et confirmation mensuels des OIV ;
Participation à l’organisation et au suivi de la collecte d’informations nécessaires aux évaluations annuelles de performance du projet.