Fleet Manager Assistant

The Office of the UNHCR was established on 14 December 1950 by the UN General Assembly. The agency is mandated to lead and co-ordinate international action to protect refugees and resolve refugee problems worldwide. Its primary purpose is to safeguard the rights and well-being of refugees. It strives to ensure that everyone can exercise the right to seek asylum and find safe refuge in another State, with the option to return home voluntarily, integrate locally or to resettle in a third country (www.unhcr.org).

L'Agence des Nations Unies pour les réfugiés (HCR) au Cameroun est présente dans tout le pays et travaille en collaboration avec le gouvernement et d'autres partenaires humanitaires et de développement afin d'offrir protection et assistance aux personnes en situation de déplacement forcé.

Compte tenu de la situation prolongée de nombreux réfugiés au Cameroun en raison de la persistance de certaines crises, la réponse apportée jusqu'à présent a présenté de nombreuses limites. Les réfugiés restent dépendants de l'aide humanitaire. Les solutions humanitaires mises en œuvre jusqu'à présent ne sont plus adaptées aux besoins des personnes déplacées de force et apatrides, ce qui nécessite un changement dans la réponse apportée.

Sous la supervision directe du Supply Officer, le volontaire Assistant Fleet Manager a pour rôle de :

1. Planification et gestion de la flotte
• Appliquer la stratégie de gestion du parc automobile du HCR dans la planification des acquisitions, de l’entretien et du remplacement des véhicules et accessoires.
• Réaliser des analyses de dépenses à partir des données historiques pour identifier les tendances et orienter les achats et les accords-cadres.
• Conseiller les bureaux sur la taille optimale du parc et sur les mécanismes d’optimisation de l’utilisation des véhicules (mise en commun, attribution).
2. Coordination des opérations et des partenaires
• Agir comme point focal pour les commandes de véhicules, en tenant compte des stratégies locales et des besoins à court et moyen terme.
• Coordonner les activités des partenaires de mise en œuvre et des prestataires liés à la flotte, en veillant au respect des procédures du HCR.
• Répondre aux demandes d’information et de conseils, en coordonnant les réponses entre les différentes entités concernées.
3. Suivi et reporting
• Fournir des rapports réguliers et personnalisés sur la gestion du parc automobile, incluant les données sur les actifs et les indicateurs de performance.
• Contrôler la qualité et l’exactitude des données dans les systèmes commerciaux (FleetWave, VTS, Cloud ERP).
• Compiler et analyser les statistiques pour identifier les tendances et appuyer la prise de décision.
4. Gestion administrative et réglementaire
• Assurer le suivi des documents administratifs des véhicules : immatriculations, cartes grises, prorogations IM5, assurances, autorisations de vente aux enchères.
• Planifier les visites techniques et assurer le suivi des apurements des ATN après les ventes aux enchères.
5. Suivi des actifs et des mouvements
• Suivre les mouvements des actifs conformément aux SOPs : dotations, réaffectations, déclassements, donations.
• Gérer les fiches de remise et reprise, informer le focal point des actifs pour mise à jour dans Cloud ERP, VTS, et ajuster les rattachements des tomcards carburant et régimes ATN si nécessaire.
6. Gestion des stocks et inventaires
• Participer aux réceptions et inventaires des pièces de rechange, pneus, carburant en vrac (véhicules, générateurs, motos).
• Suivre les stocks morts, organiser les transferts pour donations ou ventes aux en-chères.
7. Suivi des incidents et réparations
• Assurer le suivi des incidents, déclarations, remboursements, réparations et archivage des dossiers.
8. Saisie et mise à jour des données
• Saisir les données dans FleetWave :
• Carburant (fichier mensuel en lien avec GFM Fuel Management)
• Maintenance et réparations (véhicules, générateurs) en coordination avec AIRD et CFAO
9. Sensibilisation et conformité
• Promouvoir l’adhésion aux politiques, normes et directives du HCR en matière de gestion de flotte.
• Contrôler leur application dans la zone de responsabilité.
10. Autres tâches
• Accomplir toute autre tâche liée à la gestion de la flotte selon les besoins opération-nels.

En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés :
• Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la do-cumentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre

13. Résultats attendus :
L’Assistant Fleet Manager est chargé de garantir une gestion efficace, conforme et optimi-sée du parc automobile du HCR. Il veille à la planification rigoureuse des acquisitions, de l’entretien et du remplacement des véhicules, tout en assurant la saisie et le suivi précis des données dans les systèmes dédiés. Il contribue à la réduction des coûts par l’analyse des tendances et l’optimisation de l’utilisation des ressources. Il assure également la coordination avec les partenaires et prestataires, le suivi administratif et réglementaire des véhicules, ainsi que la gestion des stocks et des mouvements d’actifs. Enfin, il fournit un appui opérationnel réactif, notamment en situation d’urgence, et veille à la conformité avec les politiques et pro-cédures du HCR.