Associado(a) de gestão e organização de eventos (Office based)

Escopo do trabalho

O(a) Associado(a) de gestão e organização de eventos será responsável por apoiar a implementação do projeto, garantindo a qualidade e os resultados, em estreita articulação com as equipes do STJ e do PNUD. Para o alcance desse objetivo, estão previstas as seguintes atividades indicativas:

Articulação e coordenação com equipes e prestadores de serviços:

• Organizar reuniões de alinhamento com empresas prestadoras de serviços e equipes técnicas envolvidas;
• Promover a comunicação entre os diferentes atores envolvidos;
• Garantir o alinhamento de expectativas, cronogramas e responsabilidades;

Acompanhamento e gestão contratual:

• Acompanhar a execução dos contratos relacionados aos serviços prestados nos eventos;
• Verificar o cumprimento dos termos e condições contratuais;
• Identificar a necessidade de ajustes no escopo dos serviços contratados;
• Apoiar a elaboração e o acompanhamento de propostas de alteração contratual;
• Atuar como ponte entre a equipe do projeto e os fornecedores, para a solução de demandas operacionais;

Apoio presencial e operacional às atividades do projeto

• Registrar viajantes no sistema Quantum e suporte na prestação de contas das viagens realizadas.
• Sistematizar as solicitações de viagens, garantindo organização e conformidade com os procedimentos internos.
• Acompanhar presencialmente as agendas e eventos realizados no âmbito do projeto;
• Oferecer suporte logístico e administrativo durante a realização dos eventos;
• Apoiar a gestão negocial dos produtos e entregas vinculadas aos eventos;
• Auxiliar na identificação e resolução de problemas operacionais;

Planejamento, monitoramento e documentação de eventos

• Apoiar o planejamento das etapas e atividades relacionadas aos eventos;
• Acompanhar a execução dos eventos conforme o cronograma aprovado;
• Participar dos processos de monitoramento e avaliação dos resultados dos eventos;
• Organizar arquivos físicos e digitais relacionados às atividades executadas;
• Manter registros atualizados da documentação dos eventos realizados;
• Apoiar ações de gestão do conhecimentoe ações de comunicação institucional relacionadas aos eventos;

Elaboração e organização documental:

• Elaborar documentos de apoio às agendas e eventos (como ofícios, listas de presença, etc.).
• Preencher formulários institucionais exigidos para a realização das atividades.
• Realizar o cadastro de participantes e viajantes conforme as orientações do projeto.
• Elaborar e manter planilhas de controle atualizadas.
• Garantir que toda a documentação esteja completa e conforme os padrões institucionais.

O titular desempenha outras funções dentro do seu perfil funcional que considere necessárias ao bom funcionamento do Projeto.

Institutional Arrangement

O(a) contratado(a) será supervisionado(a) pelo Coordenador de Gestão de Projetos.

Competências

Alcança resultados

NÍVEL 1: Planeja e monitora o próprio trabalho, presta atenção aos detalhes, entrega um trabalho de qualidade dentro do prazo.

Pensamento inovador

NÍVEL 1: Aberto a ideias criativas/riscos conhecidos, é solucionador de problemas prático e faz melhorias.

Aprendizagem contínua

NÍVEL 1: Mente aberta e curiosa, compartilha conhecimento, aprende com os erros e pede feedback.

Adaptar com agilidade

NÍVEL 1: Adapta-se às mudanças, lida de forma construtiva com a ambiguidades e incertezas, e é flexível.

Atuar com determinação

NÍVEL 1: Demostra  determinação e motivação,  mantém calma diante da adversidade e tem confiança.

Engajar-se e ser parceiro(a)

NÍVEL 1: Demonstra compaixão e compreensão  em relação aos outros, formando relacionamentos positivos.

Promover Diversidade e Inclusão

NÍVEL 1:  Valoriza e respeita as diferenças,  está consciente de  vieses inconscientes e  enfrenta a discriminação.

Competências multifuncionais e técnicas

Direção e Estratégia de Negócios - Pensamento Estratégico    
•    Desenvolver estratégias eficazes e planos prioritários alinhados com a missão e os objetivos do PNUD, baseando-se em uma análise sistêmica de desafios, oportunidades e riscos potenciais; conectar a visão geral à realidade no campo para criar soluções tangíveis e direcionadas; aprender a partir de diversas fontes para antecipar e responder de forma eficaz às tendências atuais e futuras; demonstrar capacidade de previsão.

Direção e Estratégia de Negócios - Pensamento Sistêmico

•    Capacidade de utilizar análise objetiva de problemas e julgamento para compreender como elementos inter-relacionados coexistem dentro de um processo ou sistema geral, considerando como a alteração de um elemento pode impactar outras partes do sistema

Desenvolvimento de Negócios -  Geração de Conhecimento     
•    Capacidade de pesquisar informações e transformá-las em conhecimento útil, relevante para o contexto ou que responda a uma necessidade específica. Capacidade de aplicar conceitos existentes a novas situações e desenvolver novos conceitos para gerar soluções viáveis e novas abordagens. Conhecimento de conceitos relevantes, modelos conceituais e teorias que podem ser úteis para lidar com novas situações.

Gestão de Negócios - Gestão de Projetos    
•    Capacidade de planejar, organizar, priorizar e controlar recursos, procedimentos e protocolos para alcançar objetivos específicos.

Agenda 2030: Paz - Estado de Direito, Segurança e Direitos Humanos    
•    Acesso à Justiça.

Agenda 2030: Paz - Estado de Direito, Segurança e Direitos Humanos    
•    Instituições Eficazes do Setor de Justiça 

Administração e Operações - Gestão de Eventos (Incluindo Retiros, Treinamentos e Reuniões) 
•    Capacidade de gerenciar eventos, incluindo identificação de locais, acomodações, logística, catering, transporte e desembolsos em dinheiro, entre outros.

Habilidades e experiência necessárias

Requisitos mínimos de educação:
•    Diploma do Ensino Médio completo (Educação secundária) é requerido.
•    Diploma Universitário (Ensino Superior) nas áreas de Administração, Relações Internacionais, Comunicação, Ciências Sociais ou áreas afins será dada a devida consideração, mas não é um requisito.
 

Anos mínimos de experiência profissional relevante:
•    Mínimo de 7 anos (para Ensino Médio) ou 4 anos (para Bacharelado) de experiência com atividades de cerimonial, incluindo preparativos operacionais de estrutura, estratégias e ações de divulgação, receptivo e gestão de participantes e confecção de materiais diversos para execução dos eventos é requerido.

Habilidades necessárias:
•  Habilidade no uso de tecnologia da informação
•  Conhecimento do pacote office .
 

Habilidades desejadas, além das competências abordadas na seção Competências:

• Experiência de trabalho pelo menos de 3 anos com o Poder Público e autoridades, especialmente na área de Justiça;
• Experiência de trabalho pelo menos de 4 anos com organização de eventos ou missões oficiais;
• Experiência com gestão de contratos e prestação de serviços;
• Experiência em desenvolvimento de parcerias institucionais e articulação com múltiplos stakeholders; e
• Experiência com organização, registro de informações, produção de relatórios e outros documentos para gestão.
   

Idiomas exigidos:    
• Fluência em português é requerido. 
• Conhecimento básico de inglês será considerado um diferencial.

Igualdade de Oportunidades

Como empregador que promove a igualdade de oportunidades, o PNUD valoriza a diversidade como uma expressão da multiplicidade de nações e culturas nas quais operamos e, como tal, convidamos todos/as os/as candidatos/as qualificados/as de diferentes origens a se candidatarem aos diversos cargos em nossa organização. Nossas decisões de contratação são baseadas no mérito e na adequação ao cargo, sem qualquer tipo de discriminação.

O PNUD também está comprometido com a criação de um ambiente de trabalho inclusivo, onde todos os colaboradores estejam empoderados para contribuir com nossa missão, sejam valorizados, possam prosperar e se beneficiar de oportunidades abertas a todos/as.

Assédio sexual, exploração e abuso de autoridade

O PNUD não tolera assédio, assédio sexual, exploração, discriminação e abuso de autoridade. Portanto, todos/as os/as candidatos/as selecionados/as passam por verificações rigorosas e espera-se que cumpram os respectivos padrões e princípios.

Direito de selecionar múltiplos/as candidatos/as

O PNUD reserva-se o direito de selecionar um/a ou mais candidatos/as a partir deste anúncio de vaga. Também poderemos manter os currículos recebidos e considerar os/as candidatos/as para outras vagas semelhantes no PNUD, com o mesmo nível e com descrições de cargo, requisitos de experiência e formação acadêmica similares.

Alerta de fraude

O PNUD não cobra nenhuma taxa em nenhuma etapa dos seus processos de recrutamento. Para mais informações, visite: www.undp.org/scam-alert