Assistant(e) Administratif(ve)

Le Fonds international de développement agricole (FIDA) est une agence spécialisée des Nations Unies dont le but est d’aider les hommes et les femmes des communautés rurales pauvres à améliorer leur sécurité alimentaire et nutritionnelle, à accroître leurs revenus et à renforcer leur résilience. Son mandat recoupe par conséquent les priorités de la Suisse en matière de politique de développement.

La stratégie du FIDA à Madagascar, qui s’appuie sur son Programme d'options stratégiques (COSOP) pour 2022-2026, vise à transformer les zones rurales, les systèmes alimentaires et la sécurité nutritionnelle des populations rurales vulnérables, tout en renforçant leur résilience aux chocs climatiques : (1) en améliorant la productivité des exploitations familiales et des micro-entreprises rurales et leur résilience face aux changements climatiques ; (2) en renforçant les chaînes de valeur agricoles et en facilitant, tout en rendant plus inclusif, l'accès à des financements pour les producteurs et organisations rurales ciblés.

Sous l'autorité et la supervision directe du Représentant/Directeur Pays du FIDA. L’Assistant (e) Administratif(ve) fournit un appui de services administratifs au Bureau local du FIDA.

L’Assistant (e) Administratif (ve) travaillera en étroite collaboration avec le Bureau Régional Afrique de l’Est et Australe de Nairobi, le Département de gestion de Programme au Siège du FIDA et le personnel du Bureau pays pour assurer une prestation de services cohérente.

Sommaire des principales fonctions :
• Fournir un appui administratif et logistique
• Fournir un appui au contrôle des actifs/biens du bureau
a. Fournir un appui administratif et logistique, en se focalisant sur l'atteinte des résultats suivants :
- Traiter les appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant/sortant
- Gérer les voyages et préparation des documents y afférents (autorisation de voyage, réservation d’hôtels, établissement des contrats des consultants et suivi jusqu’au paiement, etc.) ;
- Fournir un appui à la gestion de l’Agenda du Représentant et à la coordination de la participation de l’Equipe Pays aux réunions internes et externes ;
- Donner un appui aux membres du personnel et leurs dépendants dans le traitement des demandes d’accréditation, de visa, et autres documents conformément aux exigences des Nations Unies et le gouvernement hôte ;
- Donner un appui administratif pour l’organisation des réunions, conférences, ateliers, retraites, etc.
- Donner appui sur la Coordination avec les prestataires locaux : hôtels, transports, traiteurs, sécurité, etc.
- Procéder à l’élaboration des correspondances de routine, Bons de commandes jusqu’au paiement ;
- Rassembler et faire le suivi des dépenses du bureau ;
- Collecter les informations relatives aux différentes enquêtes pour les Indemnités journalières de subsistance, agences de voyage, et autres enquêtes administratives ;
- Préparer de simples correspondances : donner appui sur la rédaction et la mise en forme des courriers, notes verbales ou des correspondances diplomatiques officielles, mémorandum, procès-verbaux, rapports, conformément aux procédures de l’Organisation ;
- Donner appui à l’organisation des réunions, la préparation de l’ordre du jour si nécessaire, la prise de notes et la rédaction de comptes rendus ;
- Maintenir les divers fichiers du bureau ;
- Vérifier les carnets de bord et préparation de divers rapports sur les plans de maintenance des véhicules ;
- Mettre à jour des documents dans le système du FIDA.
b. Fournir un appui au contrôle des biens et à l’entretien des bureaux en se focalisant sur la réalisation des résultats suivants :
- Collecter les informations sur la gestion des actifs et, tenir à jour les dossiers et les fichiers y afférents.
- Maintenir à jour les fichiers et dossiers relatifs à l'entretien des bureaux.