Oficial Sénior de Apoyo a la Gestión de Proyectos

El/la candidato/a seleccionado/a supervisará de cerca el rendimiento operativo y financiero, identificará los posibles problemas que requieran atención, apoyará el análisis de problemas y la identificación de soluciones según sea necesario, coordinará la resolución según las acciones asignadas, redactará la correspondencia necesaria con las partes interesadas y preparará informes de gestión. Debe ser capaz de desempeñar su función con un alto grado de autonomía, estableciendo sólidas relaciones de colaboración con Servicios de Soporte y la Oficina de Gestión de Programas y Proyectos (PMO) y podría ser requerido para guiar el trabajo de otros miembros del equipo en asuntos relacionados con políticas y procesos. El puesto puede requerir a menudo trabajar en entornos complejos y desafiantes con recursos limitados.

El/la Oficial Sénior de Apoyo a la Gestión de Proyectos será responsable de las responsabilidades que se enumeran a continuación.

• Mantener todos los documentos financieros de respaldo del proyecto para los procesos de auditoría y revisión;

• Garantizar la entrada precisa de datos en el sistema ERP (planificación de recursos empresariales) de UNOPS;

• Supervisar el presupuesto del proyecto, el cash flow y los gastos financieros y todos los procedimientos administrativos de acuerdo con el plan de trabajo;

• Proporcionar insumos sustanciales para ayudar al/a la Gerente Senior del Proyecto en la preparación de informes y documentos del proyecto;

• Mantener registros de los archivos del proyecto y otros documentos de respaldo siguiendo el SOP de gestión documental;

• Mantener los siguientes registros: Registro de Calidad, Registro de Elementos de Configuración y todos los demás registros/registros delegados por el Gerente del Proyecto;

• Gestión de todos los contratos (adquisiciones, RR.HH., contratos de servicios, etc.) del Proyecto;

• Coordinar y establecer enlaces proactivos con las unidades de apoyo en todos los asuntos administrativos relacionados con la gestión de contratos;

• Establecer vínculos con los miembros del equipo de la Oficina de Gestión de Programas y Proyectos (PMO) para completar las tareas relacionadas con el cumplimiento y la garantía del proyecto. 

• Participar en comunidades de práctica relevantes;

• Mantenerse informado proactivamente de los nuevos desarrollos, innovaciones y herramientas relacionadas con las prácticas de Gestión de Portafolios, Programas y Proyectos (P3M) promoviendo un enfoque y marco de referencia comunes;

• Apoya al gerente de proyecto en la implementación de políticas y orientación sobre gestión de conocimientos y documentos;

• En consulta con las partes interesadas pertinentes, preparar enmiendas a los Acuerdos y Revisiones Presupuestarias cuando corresponda;

• Apoyar al Gerente de Proyecto en el avance de compromisos y enmiendas a través de Proyectos oneUNOPS;

• Revisar la entrada de información financiera, gastos, etc. en oneUNOPS ERP;

• Se requiere una maestría en un campo relevante (por ejemplo, administración de empresas, finanzas, gestión de proyectos o campos relacionados).

• Se podrá aceptar una combinación de una licenciatura con 2 años adicionales de experiencia laboral relevante en lugar de los requisitos de educación descritos anteriormente.

• Se requieren mínimo dos (2) años de experiencia profesional relevante y progresiva, específicamente en el campo de Gestión de Proyectos y Gestión de Operaciones con foco en seguimiento, informes, desarrollo y coordinación o campo relacionado;

• Debe evidenciar al menos un (1) año de experiencia trabajando con sistemas de gestión de recursos empresariales (ERP), otros sistemas de información de gestión (MIS), análisis de datos y/o informes;

Es deseable:

• Experiencia en la implementación de procedimientos en Adquisiciones, Finanzas, Gestión de RRHH o normas y reglamentos administrativos (1 año al menos);

• Experiencia en contextos operativos de emergencia humanitaria, incluidos mecanismos de coordinación humanitaria, donantes, seguridad y gestión de operaciones.

• Experiencia previa en Naciones Unidas;

• Experiencia demostrada trabajando con un conocimiento avanzado de la gestión del riesgo operativo;

• Estar familiarizado con aplicaciones basadas en web y productos de Google Suite, especialmente documentos, hojas de cálculo, diapositivas y formularios de Google.

• Se requiere fluidez en español escrito, hablado y leído.

Se valorará:

• Un nivel intermedio en inglés escrito, hablado y leído.

• El conocimiento de otro idioma oficial de las Naciones Unidas.