Assistant (e) Administratif (ive) et Financier (e) Principal(e)

Introduction : informations générales sur le contexte dans lequel le fonctionnaire travaillera

L’Organisation internationale du Travail (OIT) met en œuvre, en partenariat avec les pays de l’Afrique du Nord (Égypte, Maroc et Tunisie) et avec le financement de l’Union européenne (DG NEAR), le projet THAMM PLUS (« Partenariat de l’UE en faveur de la migration légale, de la mobilité et des compétences avec les pays d’Afrique du Nord ») qui s’étalera sur une période de 48 mois (1er novembre 2023 – 31 octobre 2027). Ce projet s’inscrit dans la continuation du Programme THAMM (« Vers une approche holistique de la gouvernance de la migration de main d’œuvre et la mobilité en Afrique du Nord) qui a pris fin le 31 octobre 2023, tout en s'appuyant sur l'expérience de ce dernier, mais aussi sur la richesse des résultats des projets de politique de l'emploi, de développement des compétences et de services publics de l'emploi que l’OIT soutient dans la région. Le projet THAMM PLUS opère dans le cadre du partenariat pour les talents, au niveau national à travers l’élaboration des plans de travail nationaux spécifiques sur mesure et, dans une moindre mesure, au niveau régional, en combinant les éléments suivants : des résultats directement réalisables à court et moyen terme, tout en soutenant des interventions à plus long terme au niveau systémique et structurel.

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Le Projet THAMM PLUS intervient sur les objectifs suivants :

1. Des outils politiques fondés sur des données probantes et des cadres institutionnels favorisant la migration légale, le développement du capital humain, la reconnaissance et la mobilité sont intégrés et opérationnels dans les pays partenaires ;
2. Les parties prenantes de la coopération [autorités nationales, secteur privé, établissements d'enseignement et de formation et organismes de financement et centres de reconnaissance et d'orientation] mettent en place et implémentent des partenariats en matière de compétences ;

Une approche efficiente, cohérente et efficace des politiques et des programmes en matière de migration légale, de développement du capital humain et de mobilité dans tous les secteurs soutient les structures et les priorités nationales des pays partenaires.

Ce poste apportera également un soutien à l'Unité Programme du Bureau de pays de l’OIT à Alger pour l’Algérie, la Libye, le Maroc, la Mauritanie et la Tunisie. Cette unité placée sous l’autorité du Directeur du Bureau, fournit conseils au Directeur en matière de planification stratégique et de gestion axée sur les résultats, coordonne l’élaboration et le suivi de la mise en œuvre des Programmes de pays, coordonne la participation de l’OIT dans les cadres de coopération pour le développement des Nations Unies et leurs mécanismes de mise en œuvre et de suivi-évaluation, prépare les réponses aux requêtes des mandants en lien avec les spécialistes, apporte un soutien à la planification, à la gestion budgétaire, et à la mise en œuvre des activités et projets de coopération dans l’ensemble des pays couverts par le Bureau.

Supervision

Le/ la titulaire du poste travaillera sous la supervision directe de la Cheffe du projet THAMM Plus basé à Rabat et sous la responsabilité générale du Directeur du Bureau Pays de l’OIT à Alger.

Le / la titulaire du poste travaillera également en coopération étroite avec l'Unité Programmation.

Fonctions et responsabilités essentielles

1. Assurer le bon déroulement de l’administration du projet, de l’appui administratif et des fonctions connexes d’appui opérationnel en étroite collaboration avec les autres membres du personnel d’appui administratif et opérationnel par la fourniture d’un appui au projet.
2. Conseiller et aider le personnel du projet pour l’interprétation des règles, règlements et procédures administratifs. Effectuer les réservations de voyage et d’hôtel, préparer les autorisations de voyage et rassembler les informations relatives à l’objet du voyage.
3. Se charger de tenir à jour les dossiers et documents administratifs et financiers du projet THAMM Plus, rechercher et sélectionner des informations et documents sous la forme demandée, ou sur la base de directives générale, à l’usage de tiers, pour la rédaction de rapports, correspondances, présentations techniques, plans de projets ou de programme et documents de référence généraux ;
4. Préparer les opérations financières (y compris révisions budgétaires) concernant les engagements, les dépenses et procéder en coordination avec la Cheffe de projet et l'Unité programme aux ajustements nécessaires pour optimiser l’utilisation des ressources y compris :

• Vérifier les pièces justificatives financières.  
  • Veiller à ce que toutes les transactions soient dûment autorisées et soutenues par les factures acquittées selon les règles de l'OIT et la plateforme IRIS Etablir les vouchers et préparer les paiements relatifs pour transmission aux personnels responsables de la saisie dans IRIS.
• Préparer et assurer l’élaboration, la gestion et le suivi budgétaire des contrats de collaboration extérieure, des ateliers & activités de formation, des programmes d’action, des missions officielles, ainsi que diverses actions exécutées par le projet THAMM Plus et le bureau d'Alger . Fournir tout service de secrétariat relatif à la coordination des notes verbales à émettre par le bureau du BIT à Alger pour le projet THAMM Plus.

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1.  Participer à l'organisation, la préparation et la mise en œuvre administratives des réunions à caractère régional et transversal et prendre toutes les dispositions administratives importantes pour l'organisation des ateliers et des séminaires.
2.  En coordination avec l'assistante régionale du projet, assurer l’archivage électronique et la centralisation des documents au Bureau de Pays à Alger en coordination avec l’ensemble de l’équipe du projet THAMM Plus sur les trois pays couverts par le projet.
3. Appuyer le reporting trimestriel et annuel du projet, y compris la collecte des informations et des documents auprès des équipes concernées, la révision, la mise en forme et la relecture des rapports.
4. Appuyer le suivi de la mise en œuvre et des résultats du projet, en coordination avec l’équipe, notamment à travers le suivi du plan de suivi-évaluation, la collecte et la consolidation des données, ainsi que la documentation des preuves de réalisation des résultats.
5. Appuyer les activités de communication et de visibilité du projet, en assurant le suivi et la coordination avec les équipes du projet, les unités de communication des bureaux d’Alger et du Caire, ainsi qu’avec les prestataires de services. Appuyer la préparation des produits de visibilité et à la création de contenus de communication (publications sur les réseaux sociaux, articles, notes d’information, newsletters, etc.).
6. Veiller à la mise à jour de la plateforme DC Projects Partnerships (intranet du BIT) de façon régulière et s'assurer de la soumission des rapports du projet selon le calendrier de reporting. Apporter la contribution du projet THAMM Plus à la préparation de la newsletter migration en coordination avec la spécialiste migrations de la sous-région.
7. Nouer et entretenir des liens avec les unités techniques concernées au siège, les mandants de l’OIT, les organisations de partenaires sociaux et les organismes des Nations Unies pour discuter des activités prévues et résoudre les questions sensibles.
8.  Contribuer à la saisie des modifications des résultats par pays « Country Programme Outcomes (CPOs) » pertinents tout au long de leur cycle de gestion, sous la supervision du spécialiste migration et de la cheffe de projet.

Qualifications requises

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires suivies d’un diplôme en comptabilité et/ou finances décerné par une école de commerce reconnue ou une formation jugée équivalente.

Expérience

Six années d’expérience dans le domaine financier et comptable avec une bonne connaissance de la gestion administrative et financière et de la gestion des projets de coopération pour le développement du BIT, bailleurs bilatéraux européens et UE.     Une expérience dans l’appui au reporting, au suivi-évaluation et/ou aux activités de communication et de visibilité constituerait un atout important.

Langues

Excellente maîtrise du français. Bonne maîtrise de l’arabe. Une bonne connaissance de l’anglais serait un atout.

Aptitudes professionnelles –

–Connaître les dispositions réglementaires propres au domaine de spécialisation (finances, personnel, relations, publications). Bonne maîtrise des procédures administratives et des principes comptables. Bonne connaissance de la gestion axée sur les résultats (GAR). Aptitude à rechercher et à extraire des informations à partir de bases de données et à répertorier des rapports. Bonne maîtrise des programmes informatiques et des progiciels pour la réalisation de diverses tâches administratives. Bonnes aptitudes rédactionnelles y compris pour la préparation, la révision, la mise en forme et la relecture de documents (rapports, notes, articles, newsletters, etc.). Aptitude à établir et entretenir des relations professionnelles efficaces avec les fonctionnaires de toutes les classes. Aptitude à travailler précisément avec des données administratives. Bonnes connaissances des dispositions réglementaires propres au domaine de spécialisation (finances, personnel, relations, publications). Bonnes connaissances des programmes de travail de l’organisation. Bonnes capacités rédactionnelles dans deux langues au moins. Grande faculté d’analyse. Aptitude confirmée à préparer des rapports et des statistiques administratives. Aptitude à appuyer le suivi des activités et des résultats, y compris la collecte, la consolidation et l’analyse de données. Aptitude à gérer son temps. Aptitude à répondre aux demandes et à traiter les visiteurs avec tact et diplomatie. Aptitude à traiter avec discrétion les questions confidentielles. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement sensible aux considérations de genre.

Le recrutement du candidat est conditionné par la réception et la disponibilité des fonds.