Asistente Senior Administrativo/a

DEADLINE FOR APPLICATIONS

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok.

WHY JOIN WFP? 

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

El presente anuncio corresponde a una vacante actualmente disponible en la ciudad de Riohacha. Sin embargo, se busca establecer una lista de candidatos calificados (roster) que puedan ser considerados para futuras oportunidades en otras ciudades donde se presenten necesidades operativas.

Aquellos candidatos que cumplan con los requisitos, previa evaluación de su perfil y experiencia, podrán ser incluidos en el roster de elegibles, el cual se mantendrá vigente por un periodo de hasta 24 meses. La inclusión en el roster no garantiza una contratación inmediata, pero permitirá contactar a los candidatos en caso de surgir nuevas vacantes relevantes.

TÍTULO DEL CARGO:Asistente Senior Administrativo/a

TIPO DE CONTRATO: Service Contract

LUGAR DE TRABAJO: Riohacha, La Guajira

DURACIÓN DEL CONTRATO: 6 meses, con posibilidad de extensión sujeto a desempeño y fondos.

NIVEL DE REMUNERACIÓN: SC 5

ANTECEDENTES Y PROPÓSITO DE LA ASIGNACIÓN

El Programa Mundial de Alimentos (PMA) de las Naciones Unidas es el mayor organismo humanitario de lucha contra el hambre del mundo. En Colombia, el apoyo que PMA brinda al gobierno nacional responden a las Objetivos de Desarrollo Sostenibles (ODS) 2 y 17 hacienda uso de herramientas innovadoras tales como transferencias en dinero y compra local de alimentos a través de asociaciones de agricultores. Las actividades del PMA en Colombia se concentran en las poblaciones más vulnerables, que incluye víctimas de la violencia, comunidades marginadas y grupos étnicos. El objetivo es reconstruir y fortalecer sus fuentes de subsistencia, asegurando que tengan adecuado acceso en todo momento a dietas nutritivas y diversas e incrementando su capacidad para recuperarse y adaptarse a los cambios climáticos. Esto se hace de manera progresiva a través del desarrollo de las capacidades de autoridades locales para implementar programas responsables que contribuyan a reducir la inseguridad alimentaria y la malnutrición.

Bajo la supervisión de jefe de la Oficina de Terreno, el/la Asistente Senior Administrativo/a  proporciona apoyo y una coordinación eficaz con el equipo de la Oficina de Área y sus pares en el país, además de mantener una permanente colaboración técnica con la unidad a nivel nacional.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):

• Realizar tareas dentro de la cartera de Servicios de Gestión para asegurar una prestación eficiente y de alta calidad.

• Recopilar datos y elaborar análisis básicos que contribuyan a la generación de informes para una gestión eficaz de los recursos.

• Ejecutar acciones administrativas relacionadas con adquisiciones, finanzas, recursos humanos, logística de eventos y reuniones, adecuaciones, suministros, gestión de activos, archivo, viajes, seguridad, caja menor y procesamiento de pagos (DSA, facturas), conforme a los procedimientos del PMA.

• Llevar un control adecuado de los contratos administrativos, brindando insumos para mejorar los procesos de contratación, previa aprobación de la Oficina de País.

• Administrar la caja menor y los recursos asignados bajo principios de honestidad y responsabilidad, realizando reembolsos oportunos, arqueos mensuales y arqueos aleatorios semestrales auditados por la Jefatura de la Oficina de Terreno.

• Coordinar la gestión de la flota vehicular, supervisión de conductores, gestión de mantenimiento de vehículos, control de consumo, alquiler de vehículos privados cuando se requiera, y el registro en los sistemas corporativos.

• Mantener registros físicos y digitales conforme a los procedimientos establecidos, garantizando un acceso ágil y seguro a la información.

• Atender consultas internas como primer punto de contacto, proporcionando respuestas oportunas y precisas para facilitar la resolución eficiente de problemas cotidianos.

• Utilizar herramientas digitales y aplicaciones tecnológicas para optimizar las prácticas de trabajo y mejorar el servicio al cliente.

• Apoyar administrativamente la preparación de iniciativas interagenciales en el marco de la reforma de Naciones Unidas, orientadas a generar ahorros y mejorar la calidad de los servicios.

• Servir de enlace con otras funciones y contratistas externos para facilitar una prestación de servicios eficiente.

• Asesorar y orientar al personal supervisado en el desempeño de sus funciones, promoviendo buenas prácticas y el cumplimiento de objetivos.

• Participar en actividades de preparación y respuesta ante emergencias, siguiendo las directrices del supervisor.

• Apoyar la gestión logística y financiera de misiones a terreno, asegurando el cumplimiento de normas y procedimientos del WFP.

• Realizar cualquier otra actividad requerida para el cumplimiento de los objetivos del área.

REQUISITOS MÍNIMOS SOLICITADOS:

Educación:

Finalización del ciclo de educación secundaria. Deseable título profesional en ciencias económicas, administrativas, financiera, ingeniería industrial o afines.

Experiencia específica:

• Al menos cinco (5) años de experiencia progresiva relevante desarrollando labores de apoyo administrativo, manejo de contratos, gestión de operaciones de envíos, producción y análisis de informes de gestión.

• Experiencia en el uso de paquete software de oficina (Word, Excel, Power Point, etc.) y manejo intermedio en bases de datos.

• Conocimientos intermedios en hojas de cálculo y paquetes de bases de datos.

• Importante tener habilidad analítica, experiencia y conocimientos sólidos en temas administrativos.

• Buenas relaciones humanas, habilidades de comunicación con los supervisores y clientes, facilidad para trabajar en ambientes multiculturales y bajo presión con enfoque de servicio al cliente.

• Deseable, experiencia en el uso de sistemas basados en WEB, uso de sistemas de información del PMA, conocimiento de las normas y regulaciones de PMA / Naciones Unidas.

Deseable

•  Experiencia en el uso de sistemas basados en WEB.

•  Conocimiento de las normas y regulaciones de PMA / Naciones Unidas.

• Experiencia en el manejo de sistema (SAP)

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

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REASONABLE ACCOMMODATION

WFP is committed to supporting individuals with disabilities by providing reasonable accommodations throughout the recruitment process. If you require a reasonable accommodation, please contact:  global.inclusion@wfp.org

NO FEE DISCLAIMER

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

• We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).

• Once your profile is completed, please apply, and submit your application.

• Please make sure you upload your professional CV in the English language

• Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter

• Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time

• Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application

• Only shortlisted candidates will be notified

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.