Auxiliar de Facturación

DEADLINE FOR APPLICATIONS

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok.

WHY JOIN WFP? 

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

TÍTULO DEL CARGO: Auxiliar de Facturación

UNIDAD: Supply chain

TIPO DE CONTRATO: Service Contract (SC)

LUGAR DE TRABAJO: Bogotá, Colombia

DURACIÓN DEL CONTRATO: Seis (6) meses, renovación sujeta a desempeño y fondos disponibles

NIVEL DE REMUNERACIÓN: SC3

CONTEXTO ORGANIZATIVO:

El Programa Mundial de Alimentos (WFP) de las Naciones Unidas es el mayor organismo humanitario de lucha contra el hambre del mundo. En Colombia, el apoyo que WFP brinda al gobierno nacional responde a los Objetivos de Desarrollo Sostenibles (ODS) 2 y 17 haciendo uso de herramientas innovadoras tales como transferencias en dinero y compra local de alimentos a través de asociaciones de agricultores. Las actividades del WFP en Colombia se concentran en las poblaciones más vulnerables, que incluye víctimas de la violencia, comunidades marginadas y grupos étnicos. El objetivo es reconstruir y fortalecer sus fuentes de subsistencia, asegurando que tengan adecuado acceso en todo momento a dietas nutritivas y diversas e incrementando su capacidad para recuperarse y adaptarse a los cambios climáticos. Esto se hace de manera progresiva a través del desarrollo de las capacidades de autoridades locales para implementar programas responsables que contribuyan a reducir la inseguridad alimentaria y la malnutrición.

FINALIDAD DEL PUESTO:

Bajo la supervisión del/la Asociado Sr. de Logística y Provisión de servicios, asegurar el trámite eficiente y oportuno de la facturación recibida en la Oficina Central por concepto de redención de bonos alimenticios, alimentos, elementos no alimentarios, servicios logísticos (almacenamiento, transporte, operación portuaria, intermediación aduanera, etc.), velando por el cumplimiento de los lineamientos, las políticas y procedimientos del PMA.

RESPONSABILIDADES:

1.    Recibir de parte de las Oficinas de Terreno, las facturas de los puntos de venta (PV), verificando la información de la documentación requerida y los soportes correspondientes (formato de verificación – Facturas / Cuentas de Cobro – Actas de entrega – Planillas de entrega a beneficiarios – entre otros).
2.    Emitir las alertas a los Asistentes de Cadena de Suministro de las Oficinas de Terreno, cuando se presenten diferencias o errores en la documentación soporte de la facturación e inconsistencia de valores con las órdenes de compra relacionadas para dicha facturación.
3.    Dar trámite a la facturación de los proveedores de acuerdo con las diferentes modalidades de transferencia (comedores, redención de bonos, tarjetas físicas, entre otros) o el tipo de bien o servicio recibido (elementos no alimentarios y/o servicios logísticos), con el fin de que ésta pueda ser entregada a la Unidad de Finanzas para su pago.
4.    Apoyar a el(a) Asistente de Logística en el registro correspondiente al recibo del servicio o del bien en el sistema corporativo WINGS, indicando el número de transacción asociada.
5.    Realizar el seguimiento, control y actualización de la información de la facturación en el sistema corporativo ITS con el fin de permitir el pago oportuno a los proveedores.
6.    Hacer entrega de las facturas y documentación soporte a la Unidad de Finanzas en los tiempos establecidos, una vez se han efectuado las aprobaciones respectivas.
7.    Realizar el control y seguimiento de las facturas manteniendo constante comunicación con las Oficinas de Terreno en los casos que aplique, para garantizar el oportuno trámite hasta el pago final.
8.    Realizar las causaciones en el sistema corporativo WINGS al cierre de cada mes, de acuerdo con la información que suministren las oficinas de terreno sobre los servicios o bienes recibidos durante el mes.
9.    Apoyar el(a) Asistente de Logística en la elaboración de órdenes de compra relacionadas con los puntos de venta (PV) bajo la modalidad CBT, así como las de proveedores de servicios (cuando se requiera), teniendo en cuenta los requerimientos de las Unidades Solicitantes según revisión de los soportes correspondientes.
10.    Llevar control directo de consumo de las órdenes de compra de los puntos de venta (PV) mediante el cruce de saldos con la facturación respectiva.
11.    Ayudar en el mantenimiento del archivo, documentos y registros de oficina, de conformidad con los sistemas y procedimientos establecidos, para que la información esté al día y el personal pueda acceder fácilmente a ella.
12.    Realizar otras actividades requeridas con el fin de lograr los objetivos del cargo.

Requisitos mínimos solicitados:

Educación:

Finalización del ciclo de educación secundaria. Deseable, título Técnico / Tecnólogo en áreas contables, administrativas, logísticas o afines a las funciones del cargo. 

Experiencia: Tres (3) años como mínimo de experiencia desempeñando tareas administrativas relacionadas con el procesamiento de facturas.

Conocimientos y competencias:

• Conocimiento de tareas y métodos estandarizados de apoyo operativo.

• Conocimiento de los paquetes de programas informáticos estándar para oficina, como Microsoft Word.

• Tacto y cortesía para intercambiar información con una gran variedad de personas.

• Gran atención a los detalles para encontrar discrepancias en los datos.

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

Click here to access WFP Leadership Framework

REASONABLE ACCOMMODATION

WFP is committed to supporting individuals with disabilities by providing reasonable accommodations throughout the recruitment process. If you require a reasonable accommodation, please contact:  global.inclusion@wfp.org

NO FEE DISCLAIMER

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

• We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).

• Once your profile is completed, please apply, and submit your application.

• Please make sure you upload your professional CV in the English language

• Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter

• Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time

• Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application

• Only shortlisted candidates will be notified

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.