Responsable des Opérations Terrain

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

SOMMAIRE

Le/La Responsable des Opérations Terrain assure la coordination globale et la supervision des opérations au niveau de la base terrain. Il/Elle garantit le bon fonctionnement opérationnel, sécuritaire, administratif et programmatique, en veillant à la mise en œuvre efficace, efficiente et conforme des activités.

Le/La Responsable des Opérations Terrain occupe un rôle clé dans la coordination inter-départements, la gestion de la sécurité et de l’accès humanitaire, le suivi financier et logistique, la gestion des risques opérationnels et programmatiques, ainsi que dans l’appui aux équipes programmes et support. Il/Elle veille au strict respect des politiques et procédures internes de l’IRC, des exigences des bailleurs de fonds et des cadres réglementaires nationaux, tout en maintenant des relations solides, constructives et professionnelles avec les autorités et partenaires locaux.

Le/La Responsable des Opérations Terrain assurera la supervision des responsables support (RH-Admin, Supply Chain, Finance et Sécurité).

OBJECTIF GENERAL DU POSTE :

A. Gestion Opérationnelle sur le Terrain

• Assurer la coordination et la supervision de l’ensemble des fonctions opérationnelles/Supports de la base de Balleyara, y compris les équipes support locales.
• Vérifier que les Termes de Référence (TDR) sont correctement remplis et approuvés par le responsable hiérarchique direct.
• Approuver les demandes d’avances opérationnelles conformément aux niveaux d’autorité établis :
• La vérification et l’approbation de l’ensemble des dépenses opérationnelles relèvent du Responsable des Opérations Terrain dans la limite de son seuil d’autorité, qui veille également à ce que les dépenses programmatiques suivent impérativement la chaîne d’approbation standard via le Project Manager concerné.
• Superviser les demandes d’avances de voyage et clarifier les niveaux d’autorisation et de signature en coordination étroite avec les équipes Administration/ logistiques et Finance.
• Approuver les ordres de mission en coordination avec les équipes Sécurité, Logistique et Administration, en veillant à :

• une planification rigoureuse, réaliste et sécurisée des mouvements ;
• une utilisation rationnelle et optimisée des véhicules et ressources disponibles ;
• le respect strict des exigences des autorités locales, notamment à Balleyara et Oullam

• Identifier de manière proactive les contraintes et dysfonctionnements opérationnels et coordonner leur résolution avec les départements Programmes, Finance, Supply Chain et RH/Administration.
• Assurer le suivi rigoureux des budgets opérationnels : gestion du cash-flow, prévisions budgétaires, contrôle des dépenses, rapports financiers et participation active aux revues budgétaires (BVA) pour les subvention active à Balleyera.
• Garantir une communication fluide, continue et proactive avec la Finance de terrain afin de faciliter les paiements, prises en charge et besoins opérationnels urgents.
• Assurer la cohérence entre les opérations et les objectifs programmatiques, en veillant à ce que les ressources opérationnelles soutiennent la mise en œuvre des activités conformément aux standards techniques et aux indicateurs de performance.

B. Gestion de la Sécurité et de l’Accès

• Assurer la sécurité du personnel, des biens et des infrastructures en étroite collaboration avec :
• la Responsable Accès Humanitaire, Sécurité et sûreté ;
• les équipes programmes et logistiques ;
• Contribuer et Veiller à la mise à jour régulière des plans de sécurité et à la diffusion effective des procédures opérationnelles standard (SOPs), en s’assurant de leur compréhension et application par l’ensemble du personnel ;
• Participer activement à l’analyse du contexte sécuritaire, au suivi des incidents et aux prises de décision relatives à l’accès humanitaire ;
• Organiser et animer régulièrement des réunions techniques Sécurité–Accès afin de clarifier les rôles et responsabilités de chaque acteur et d’assurer une circulation fluide, structurée et efficace de l’information.

C. Coordination Interne et Reporting

• Préparer et transmettre un point hebdomadaire structuré au DDO sur l’avancement des activités, les contraintes opérationnelles et les risques identifiés ;
• Organiser et animer la réunion de coordination hebdomadaire de la base ;
• Définir la fréquence, le format et les canaux de transmission des rapports opérationnels à destination du CD, DDP, DDO,des départements techniques et éventuellement à la CD ;
• Collaborer étroitement avec les Managers de Projet et les équipes techniques pour le suivi des indicateurs, la qualité des données et la mise en œuvre des recommandations issues des revues de performance.

D. Relations Externes et Représentation

• Maintenir des relations régulières, professionnelles et transparentes avec les autorités administratives, coutumières et sécuritaires locales ;
• Représenter l’IRC au niveau départemental et régional auprès des autorités, des clusters, des ONG nationales et internationales ainsi que des partenaires institutionnels ;
• Veiller à la représentation des programmes dans les forums techniques et clusters sectoriels, en assurant la visibilité des interventions et la coordination avec les partenaires pour une réponse intégrée ;
• Assurer un suivi continu du contexte humanitaire multi-sectoriel en lien avec les services techniques et les communautés, tout en maîtrisant les Plans d’Intervention Annuels (PIA) et les Plans de Développement Communal (PDC) de chaque localité.

E. Gestion des Fonctions Support (via l’Administration de Base et les équipes concernées)

• Ressources Humaines / Administration ;
• Suivre les congés, absences, plans de mission et l’appui administratif au personnel opérationnel ;
• Veiller à l’application et au respect des politiques et procédures RH de l’IRC au niveau de la base ;
• Logistique / Supply Chain ;
• Superviser la gestion des bâtiments, du parc véhicules, du carburant, des générateurs, de l’électricité et des flux matériels ;
• Appuyer la gestion des opérations logistiques critiques et urgentes ;
• Maintenir une communication claire, régulière et structurée avec la coordination Supply Chain, tout en veillant au strict respect des seuils d’achat et des politiques d’approvisionnement de l’IRC Niger ;
• Coordonner les sorties terrain, les ordres de mission et les besoins en ressources logistiques en étroite collaboration avec les équipes programmes.

F. Appui Stratégique et Développement des Programmes

• Contribuer activement à la mise en œuvre du Strategic Action Plan (SAP) du bureau pays IRC Niger ;
• Participer aux évaluations des besoins, aux analyses de contexte et à la conception des réponses d’urgence ;
• Participer à la formulation des propositions de projets, l’élaboration des budgets et la planification opérationnelle des nouvelles interventions, la supervision des évaluations de qualité, la participation aux revues de projets, et l’appui à l’intégration des approches transversales (genre, inclusion, safeguarding).

G. Développement du Personnel

• Assurer le coaching, la formation, le mentorat et l’évaluation des performances des équipes support de la base ;
• Élaborer et suivre des plans de développement individuels en collaboration avec les responsables nationaux (Opérations, Supply Chain, RH/Admin, IT, Sécurité) ;
• Promouvoir une culture organisationnelle fondée sur la conformité, le safeguarding, le respect, la responsabilité et l’inclusion.

Profil requis

Diplôme :

• Diplôme universitaire de Bac + 3 dans le domaine de gestion des projets, des opérations ou un domaine similaire.

Expérience Professionnelle :

• Au moins 3 ans d'expériences en gestion dans les ONG internationales, idéalement dans la région de Tillabéry, dans la supervision des services de soutien au programme (Ressources Humaines & Administration, Finance, Logistique et Sécurité & Accès Humanitaire) ;
• Capacité à réfléchir de manière stratégique et résoudre les problèmes quotidiens dans le même temps ;
• Excellentes capacités organisationnelles, interpersonnelles de communication ;
• Compétence prouvée dans l'analyse de système de processus et expérience dans le développement de systèmes de contrôle et d'évaluation ;
• Excellentes compétences de communication écrite et orale en français et anglais ;
• Volonté à voyager intensément pour visiter les sites sur terrain et supporter des conditions de vie lors des déplacements dans ces zones ;
• Capacité d'établir des objectifs et de travailler de manière indépendante tout en restant un bon joueur d’équipe ;
• Capacité à bien travailler dans un environnement sécuritaire instable et sous des pressions administratives et programmatiques ;
• Capacité à s'adapter à des conditions réelles du terrain ;
• Comprendre les langues locales est un atout ;
• Sensibilité culturelle et capacité et intérêt à travailler avec une équipe multiethnique et multidisciplinaire ;
• Compétences Techniques Démontrées :
• Expérience confirmée en tant que gestionnaire professionnel et fiable (y compris la gestion des personnes et des projets) ;
• Très compétent dans l'organisation du soutien à apporter aux activités programmes de terrain à grande échelle, rapides et réactifs ;
• Conscience de la situation et sensibilisation aux opportunités ;
• Solide capacité à fournir du travail d'équipe, du coaching et du développement au personnel ainsi qu'à encourager la collaboration et la coopération inter fonctionnelle ;
• Compétences organisationnelles et de coordination exceptionnelles ;
• Compétences Managériales et de Leadership Démontrées ;
• Excellentes compétences relationnelles, interpersonnelles et capacité à représenter efficacement l'IRC dans les forums et avec les parties prenantes externes ;
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite, avec la capacité d'exprimer des idées et des concepts de manière claire et convaincante avec les principaux intervenants internes et externes ;
• Expérience de travail réussie avec les parties prenantes locales telles que les ONG locales et internationales, le gouvernement, etc. avec sensibilité et diplomatie.

PROFESSIONAL STANDARDS

All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Safeguarding, Conflicts of Interest, Fiscal Integrity, and Reporting Wrongdoing and Protection from Retaliation. IRC is committed to take all necessary preventive measures and create an environment where people feel safe, and to take all necessary actions and corrective measures when harm occurs. IRC builds teams of professionals who promote critical reflection, power sharing, debate, and objectivity to deliver the best possible services to our clients.

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