Job Description

Sous la supervision générale du chef de mission (COM) au Tchad et la supervision directe de la cheffe de programme, et en étroite coordination avec les responsables de programme et le responsable de la gestion des ressources, le titulaire du poste assistera le chef de programme dans tous les aspects de ses fonctions afin d'assurer un soutien efficace aux opérations.

Responsibilities

1. Organiser les réunions et les rendez-vous du HoP avec des interlocuteurs de haut niveau les tables rondes, d'autres événements et gérer l’agenda du HoP, 

2. Préparer des rapports, des points de discussions, des briefings et des informations de base sur une base régulière à la demande du HoP. 

3. Assurer la liaison et organiser des réunions/activités coordonnées avec les agences des Nations unies. 

4. Documenter et tenir des registres de la correspondance relative aux programmes, de l'état d'avancement et d'autres documents techniques pertinents et tous documents de routine similaires des projets.

5. Assister au suivi du budget et à la mise à jour des informations relatives au budget. 

6. Soutenir la coordination administrative pour la mise en œuvre des projets, ce qui implique une liaison avec diverses unités organisationnelles ou parties externes pour initier des demandes, obtenir les autorisations nécessaires, traiter et assurer le suivi des actions administratives.

7. Participer à des réunions et à des conférences ; contribuer à la coordination des activités avec les autorités locales, les partenaires, les agences des Nations unies, les organisations intergouvernementales et non gouvernementales, les donateurs et autres parties prenantes concernées par la cheffe des programmes. 

8. En coordination avec les unités chargées des programmes, compile le matériel d'information et d'autres documents, rédiger des documents de mission et des rapports à la demande du Siège et/ou d'autres unités de l'OIM, et rédige des documents et des rapports selon les besoins. 

9. Reçoit et examine toutes les communications entrantes destinées au HoP, en les traitant directement le cas échéant.

10. Rédiger des rapports et des procès-verbaux de réunions, ainsi que de la correspondance, des rapports et des documents de routine relatifs aux questions opérationnelles et administratives de l'OIM. 

11. Assurer le suivi approprié des demandes et actions externes et internes adressées par HoP à d'autres personnes ou par d'autres personnes au HoP, de manière à y répondre et à les mener à bien dans les délais impartis. 

12. Faire preuve de discrétion dans la fourniture d'une assistance administrative au chef de programme et gérer des informations confidentielles avec tact et discrétion Selon les instructions du HoP, préparer les réunions nationales et internationales, les conférences et les visites au Tchad de l'OIM, y compris l'organisation de l'ordre du jour avec les interlocuteurs externes, la coordination des arrangements de voyage, ainsi que l'itinéraire des visiteurs de l'OIM. 

13. Organiser le système de classement, assurer l'enregistrement et la mise à jour de toute la correspondance pertinente, ainsi que tenir à jour la liste de diffusion et la base de données des contacts, et les listes de partenaires.

14.  Organise les déplacements du HoP et s'occupe des procédures administratives correspondantes. 

15. Effectue toutes autres tâches qui lui est confiée.

Qualifications

• Licence en administration des affaires, en sciences sociales ou dans un domaine connexe, avec des responsabilités plus élevées au niveau de la direction, de préférence dans une organisation internationale, avec trois ans d'expérience ; ou

• Diplôme d'études secondaires dans les domaines susmentionnés avec un minimum de cinq ans d'expérience professionnelle pertinente.

Required Skills

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